Schwierige Geschäftssituationen für sich nutzen

Das Leben eines:r Unternehmers:in kann bereichernd und erfüllend sein. Es kann einem das Gefühl geben, etwas zu bewegen und zu bewirken. Doch es gibt auch Schattenseiten: Man hat die Verantwortung für das Unternehmen, für sich und für seine Mitarbeiter:innen. Oft muss man schwerwiegende Entscheidungen treffen, die nicht leichtfallen. Man analysiert eine Situation aus sämtlichen Winkeln, schaut sich die Fakten an und wenn man alles vor sich liegen hat, bleibt dennoch immer ein gewisses Restrisiko, ob es die richtige Entscheidung war. Vor allem wenn ein Unternehmen finanziell angeschlagen ist, sind die Maßnahmen, die zur Rettung ergriffen werden (müssen), oft drastisch. Doch ein:e gute:r Unternehmer:in zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass er/sie entscheidungsfreudig ist. Manchmal ist es nötig, einfach nur eine Entscheidung zu treffen, anstatt gar nichts zu tun. Wie Sie schwierige Situationen als Verantwortliche:r meistern, und Ihr Unternehmen wieder auf Erfolgskurs bringen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel, in dem wir die besten Ratschläge für Sie zusammengestellt haben.

In diesem Artikel :

Wie man sich den Schwierigkeiten bewusst wird

Unterschätzen Sie die Störungen im Betrieb nicht:

Vor unangenehmen Situationen verschließt man nur allzu gerne die Augen. „Das ist nur eine schlechte Phase. Nächsten Monat läuft es besser.“ Aufschieben und erst einmal eine Weile zuschauen, ob sich Probleme selbst lösen, kommt leider auch oft vor, genauso wie das Finden von Ausreden für den Misserfolg. Ganz gleich ob man die Lage mit toxischem Positivismus sieht, oder versucht, sich in Ausflüchte zu retten, die meisten Probleme lösen sich nicht von allein. Häufig kann sich ein Unternehmen, das in Schieflage geraten ist, es sich auch gar nicht leisten, zu lange zu warten und die Dinge einfach so weiterlaufen zu lassen, als gäbe es keine Probleme. Es ist ratsam, Probleme zu lösen, sobald sie auf dem Radar auftauchen, denn dann sind sie noch klein, und lassen sich manchmal durch einfache Maßnahmen beseitigen. Lässt man ihnen jedoch Zeit, zu wachsen, sind sie bald so groß, dass man sie nicht mehr ignorieren kann und gezwungen ist, sich schnellstmöglich um sie zu kümmern. Die Arbeit und die investierte Zeit, die mit dem Lösen dieser großen Probleme einhergehen, sind dann oft gewaltig, und es bleiben kaum Ressourcen für andere wichtige Dinge übrig. Deshalb sollten Sie als Geschäftsführer:in ihre Augen nicht vor Problemen verschließen, sondern sich die Lage sehr genau anschauen und dann baldmöglichst handeln.

Bestandsaufnahme der Ausgaben

Um Ihr Unternehmen zu retten, müssen Sie sich zuallererst einen ganz genauen Überblick über Ihre Lage verschaffen und eine Cashflow-Analyse erstellen. Das heißt: Listen Sie sämtliche Ausgaben auf und teilen Sie sie gemäß Kategorien ein. Ein solcher Liquiditätsplan hilft Ihnen dabei, später einzelne Kostenpunkte eingehender zu analysieren, und möglicherweise ungewöhnliche oder überflüssige Gebühren und Kosten zu identifizieren. Schauen Sie sich sämtliche Kontoauszüge an, oder exportieren Sie die entsprechenden Daten aus der Buchhaltungs- oder Liquiditätsplanung-Software, falls Sie eine solche verwenden (was ratsam ist, denn eine integrierte Finanzplanung spart sehr viel Zeit). Wenn Sie sich dabei schwer tun, Kategorien für Ihre Ausgaben zu erstellen, hier eine Aufzählung, an der Sie sich orientieren können:

• Gehälter (Angestellte, Leiharbeiter, Praktikanten)
• Lieferanten
• Dienstleister (Buchhalter/Controller, Anwälte, Freelancer, Unternehmensberater etc.)
• Abos (Internet- und Telefonie-Verträge, Software etc.)
• Rückzahlung von Zinsen an die Bank (falls Sie einen Kredit aufgenommen haben)
• Ausgaben im Zusammenhang mit Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen (z.B. Werbung bei Google oder in sozialen Netzwerken, auf Messen oder in Broschüren)
• Steuern und Abgaben
• Mehrwertsteuer separat, falls erforderlich
• Ausgaben in Bezug auf Ihre Räumlichkeiten (Miete, Strom, Was, Gas/Heizöl)
• Versicherungen (Fahrzeuge, Gebäude, Unternehmenshaftpflicht, Rechtsschutz, etc.)

Identifizieren Sie Lücken in Ihrem Cashflow

Jetzt geht es daran, Ihre Rechnungen durchzugehen. Diese haben Sie entweder in physischen Ordnern abgelegt, oder in einer Abrechnungssoftware. Letztere macht Ihnen hier jetzt das Leben um einiges einfacher.

Tragen Sie sämtliche Informationen zusammen:

• Kundenabrechnungen
• Ausstehende Zuschüsse/Subventionen, gewonnene Wettbewerbe, etc.
• Mögliche Mehrwertsteuergutschriften

Haben Sie alle Rechnungen und sonstigen Informationen, die Einfluss auf Ihre Finanzen haben, geht es daran, diese zu analysieren. Halten Sie Ausschau nach unbeglichenen Rechnungen und notieren sich diese, damit Sie später dem Kunden eine Zahlungsaufforderung schicken können. Gehen Sie sämtliche Kostenpunkte durch. Verschwenden Sie in einem der Bereiche Geld? Sind die Ausgaben irgendwo besonders hoch oder unrealistisch? Möglicherweise liegt hier ein Fehler vor, dem Sie auf den Grund gehen sollten. Sind die Preise Ihrer Lieferanten angemessen, oder verlangt der eine oder andere Wucherpreise? Notieren Sie sich das, und stellen Sie später einen Vergleich an.

„Kopf hoch!“ – Bleiben Sie positiv

Das Schlimmste, was Sie jetzt tun können, ist in Panik zu verfallen oder den Kopf in den Sand zu stecken. Nur indem Sie handeln, kann Ihre Situation besser werden. Möglicherweise sind Sie jetzt schon an dem Punkt angelangt, an dem Sie das Unternehmen aufgeben wollen. Tun Sie das nicht. Die Probleme und Schwachstellen, die Sie im Rahmen Ihrer Analyse aufgedeckt haben, mögen gewaltig sein, doch es besteht Hoffnung, dass Sie diese lösen können, ohne Insolvenz beantragen zu müssen. Rufen Sie sich wieder in den Sinn, warum Sie ein Unternehmen gegründet haben. Bestimmt nicht, um damit Misserfolg zu haben. Ihre Aufgabe als Unternehmer:in ist es, für den Erfolg des Unternehmens zu sorgen. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, sich richtig zu beweisen und Charakterstärke zu zeigen, indem Sie die Ärmel hochkrempeln und den Karren aus dem Dreck ziehen. Jede:r macht Fehler. Es gehört zum Unternehmertum dazu. Wichtig ist, dass man aus diesen Fehlern lernt und nicht vor ihnen wegläuft. Indem Sie Ihre Probleme analysiert haben, haben Sie schon einen ersten wichtigen Schritt getan, um die Fehler zu beseitigen. Geben Sie jetzt nicht auf.

Suchen Sie nach Lösungsansätzen

Wenn Sie aus Ihren Fehlern lernen, wird das Unternehmen gestärkt aus einer Krise hervorgehen und für die Zukunft besser gewappnet sein. Es wird auch Ihnen mehr Selbstvertrauen bescheren, denn Sie wissen, dass Sie eine Krise meistern können. Seien Sie zuversichtlich und zeigen Sie das nicht nur sich selbst, sondern auch Ihren Mitarbeiter:innen, Geschäftspartnern und Bankberatern.

Analysieren und die richtigen Fragen stellen: So retten Sie Ihr Unternehmen

Umgeben Sie sich mit dem Positiven

Als Verantwortliche:r sind Sie jetzt möglicherweise geneigt, alles selbst in die Hand zu nehmen und zu regeln. Das sollten Sie jedoch nicht tun. Delegieren und das Konsultieren von externen Fachkräften sind wichtig, damit Sie sich auf die wichtigen Entscheidungen konzentrieren können. Wenn Sie sich Hilfe von außen holen, bekommen Sie einen frischen, unvoreingenommenen Blick auf die Dinge durch die Augen eines Beraters. So fallen Ihnen möglicherweise Missstände auf, die Sie ansonsten übersehen hätten, oder Sie sehen neue Möglichkeiten, wie Sie die bestehenden Probleme lösen können. Wenn Sie sich mit positiven Menschen umgeben, hilft Ihnen das auch selbst, Ihre Positivität zu bewahren, und Sie haben nicht das Gefühl, alles allein stemmen zu müssen.

• Wirtschaftsprüfer helfen Ihnen dabei, Ihr Cash-Management wieder in Ordnung zu bringen. Unternehmensberater schauen sich Ihr Unternehmen von allen Seiten her an, und zeigen Ihnen, in welchen Punkten Sie ansetzen können, um Ihre Rentabilität zu verbessern.
• Falls Sie sich unsicher in Ihren Entscheidungen sind, überlegen Sie sich, einen Interim-Manager anzuheuern. Diese:r übernimmt für einen festgelegten Zeitraum die Leitung Ihres Unternehmens. Durch langjährige Erfahrung im Krisenmanagement können solche Menschen Ihre Probleme leicht identifizieren und die nötigen Maßnahmen einleiten, um das Unternehmen wieder auf Erfolgskurs zu bringen.

Einziger Punkt der dagegen sprechen könnte, ist, dass Interim-Manager sehr teuer sind. Überlegen Sie sich daher genau, ob diese Option für Sie finanziell noch meisterbar ist, und sehen Sie lieber davon ab, falls Sie dadurch in noch größere finanzielle Bedrängnis geraten würden.

Identifizieren Sie Probleme und ihre Ursachen

Es bringt nichts gegen Symptome anzukämpfen, denn wenn man die Ursachen nicht abstellt, treten bestimmte Probleme immer wieder auf. Daher ist es wichtig, bis zur Wurzel vorzudringen und die Probleme dort zu lösen, wo sie entstanden sind. Identifizieren Sie daher Ihre Probleme und kategorisieren Sie sie: finanzielle, menschliche, organisatorische. Hat Ihr Unternehmen beispielsweise ein Cashflow-Problem, müssen Sie die Ursachen dafür ergründen: zu niedrige Umsätze, zu hohe Produktionskosten, verspätete Zahlungen von Kunden, etc. Falls noch nicht geschehen, sollten Sie sich auch sämtliche Belege und Auszahlungen anschauen und auf Anomalitäten überprüfen.

Möglicherweise haben Sie das Problem, dass das Geschäft in den letzten Monaten zwar sehr gut lief, aber der Cashflow in Ihre Richtung trotzdem ausblieb. Forschen Sie nach:

• Sind Rechnungen überfällig?
• Wie hoch ist Ihr operativer Cashflow?
• Sind Ihre Kosten und Ausgaben zu hoch?
• Falls die Kosten ungewöhnlich hoch sind: Woran liegt das? Können Sie etwas tun, die Kosten zu reduzieren?
• Wurde zahlungsunwilligen Kunden schon eine Zahlungsaufforderung geschickt?

Spätestens jetzt ist es an der Zeit, sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen unter die Lupe zu nehmen, und alles einer gründlichen Revision zu unterziehen. Die gründliche Analyse wird Ihnen bestimmt einige Missstände aufzeigen. Treten Sie auch in Dialog mit Ihren Mitarbeitern:innen. Diese kennen die Prozesse oft genauer als Sie selbst, und können Ihnen wertvolle Informationen und Einblicke liefern, und vielleicht sogar Verbesserungsvorschläge machen.

Heben Sie die Stärken des Unternehmens hervor

Auch wenn es im Moment nicht gut läuft, ist mit Sicherheit nicht alles schlecht. Ihr Unternehmen hat Stärken, und auf diese sollten Sie jetzt bauen und vertrauen. Das Knowhow, das in den letzten Jahren angehäuft wurde, kommt Ihnen immer noch zugute. Möglicherweise haben Sie einen vorteilhaften Standort oder einen sehr effizienten Kundenservice, auf den Sie stolz sind. Heben Sie das hervor und führen Sie sich die guten Dinge vor Augen. Nutzen Sie eine SWOT-Matrix, um sich die Stärken und Schwächen des Unternehmens anzuschauen:

S = Stärken (Strength) W = Schwachstellen (Weakness) O = Chancen (Opportunities) T = Bedrohungen (Threats)

Die Stärken und Schwächen betreffen all die Dinge, die innerhalb des Unternehmens liegen (Organisation, Umsatz, Marktanteil, Differenzierungsfaktoren), während die Chancen und Bedrohungen alle Dinge außerhalb des Unternehmens betreffen (Markt, Wettbewerb, Nachrichten, Rechtsprechung, etc.) Schauen Sie nicht nur auf Ihre Schwächen, sondern auch auf Ihre Stärken und überlegen Sie sich, wie Sie diese nutzen können.

Um die Schieflage Ihres Unternehmens zu korrigieren, sind konkrete Maßnahmen erforderlich

Haben Sie die Probleme identifiziert, geht es daran, Lösungen zu formulieren und in die Tat umzusetzen.

Unnötige Kosten reduzieren

Die Höhe Ihrer Ausgaben können Sie auf vielfältige Weise minimieren, je nachdem, wo Sie das höchste Einsparpotenzial sehen:

• Mit Lieferanten neue Preise verhandeln
• Papierloses Büro: Spart Ressourcen und somit Geld
• Überprüfung von kostenpflichtigen Tools und Abos
• Nebenkosten minimieren: Strom und Heizung so regeln, dass nichts unnötig läuft (z.B. nachts)

Keine Angst vor Veränderungen

Manchmal hat ein Unternehmen auch ein Problem damit, dass zwar interessante Produkte vorhanden sind, diese aber nicht genügend Umsatz generieren. Hier kann eine Marketingkampagne weiterhelfen, um das Produkt mehr potenziellen Kunden zugänglich zu machen. Stellen Sie sich die Frage, was Ihre Kunden wollen und was ihr Bedarf ist. Möglicherweise nutzt Ihre Zielgruppe die sozialen Netzwerke. Hören Sie sich dort um und finden Sie heraus, was diese von den Produkten erwartet. Schrecken Sie nicht davor zurück, Ihre Produkte gegebenenfalls anzupassen oder zu verändern. Dadurch kann sich Ihr Absatzmarkt nämlich gehörig steigern. Setzen Sie sich von Anfang an genaue und realistische Ziele: Welchen Umsatz wollen Sie in den nächsten Wochen oder Monaten erreichen? Was müssen Sie dafür tun, um dieses Ziel zu erreichen? Vielleicht hatten Sie in den letzten Jahren eine Monopolsituation, und plötzlich haben Sie Wettbewerber, die Sie mit Preisen unterbieten. Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als auf Innovation zu setzen, wenn Sie sich am Markt behaupten wollen. Das kann bedeuten, dass Sie Ihre Produktstrategie neu ausrichten müssen, oder weitere Zielgruppen ansprechen müssen. Vielleicht finden Sie auch eine neue Nische, die Sie mit Ihrem bisherigen Knowhow besetzen können und in einem neuen Bereich Marktführer werden können.

Fazit

Ein Unternehmen zu retten, ist nicht einfach, aber machbar. Falls Sie bisher kein effektives Liquiditätsmanagement betrieben haben, sollten Sie nun damit anfangen und einen Liquiditätsplan erstellen. Er gibt Ihnen einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren und Kosten zu sparen. Außerdem können Sie mit einem geeigneten Tool zur Cashflow-Analyse Ihre Umsatzentwicklung berechnen und eine bessere Umsatzplanung bzw. Cashflow-Planung für die Zukunft aufstellen. Das Erstellen einer Liquiditätsvorschau ist auch wichtig, falls Sie bei einer Bank einen Kredit beantragen müssen, um finanzielle Engpässe überbrücken zu können. Nachdem Sie die Probleme in Ihrem Unternehmen identifiziert haben, können Sie sich externe Hilfe bei einem:r Berater:in holen, falls Sie sich unsicher sind oder eine zweite Meinung benötigen. Schrecken Sie nicht davor zurück, Veränderungen in Ihrem Unternehmen vorzunehmen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Produkte überarbeiten oder verändern, um weiterhin am Markt Bestand zu haben. Schöpfen Sie sämtliche Möglichkeiten aus, bevor Sie den Gang zum Insolvenzberater überhaupt erst in Erwägung ziehen.