Liquiditätsplanung in der Krise – und danach?

Während der Corona-Krise wurde das tägliche Leben kräftig durchgerüttelt, und auch vor Unternehmen machte sie nicht Halt. Alle waren sie betroffen: von den ganz Großen bis zu den ganz Kleinen. Jedoch waren es vor allem die Letzteren – mittlere und kleine Unternehmen (KMU) – die die Krise besonders hart und unvorbereitet getroffen hat. Mitarbeiter mussten von zuhause aus ihre Arbeit erledigen, in vielen Fällen kam es zu Lieferverzögerungen und Personalausfall. Durch den Rückgang der Nachfrage nach Produkten oder Dienstleistungen blieben auch Zahlungen aus, wodurch vor allem kleine mittelständische Unternehmen schnell ins Straucheln gerieten und in die roten Zahlen abrutschten. Sie mussten Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken und Kredite aufnehmen. Für manche war durch eine Insolvenz das Schicksal sogar gleich ganz besiegelt. Im Nachhinein stellten viele Geschäftsführer:innen und Verantwortliche aus dem Finanzmanagement mittelständischer Unternehmen fest, dass Vieles hätte abgefedert werden können, wenn man eine bessere Liquiditätsplanung gehabt hätte. Diese hätte es ermöglicht, schon lange vor der Krise, Schwachstellen in den Geschäftsprozessen aufzudecken, sodass man diese frühzeitig schon hätte beheben können, als es einem noch gut ging. Umso wichtiger ist es jetzt für Unternehmen, Maßnahmen zu ergreifen, damit künftige Krisen nicht mehr mit voller Wucht zuschlagen können.

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So planen KMU in Deutschland in der Pandemie

INNOFACT, ging es darum, herauszufinden, wie die Corona-Krise die Finanzplanung der Unternehmen beeinflusst hat. Neben den spannenden Ergebnissen der hier downloadbaren Studie möchten wir hier einige Highlights aufgreifen: 44 Prozent der befragten KMUs gaben dabei an, dass sie Maßnahmen ergreifen müssten, um auch zukünftig geschäfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben. Laut der Studie machte fast die Hälfte aller Unternehmen weniger Umsatz als im Vorjahr. 15 Prozent der Befragten sind aufgrund der Corona-Krise sogar in große finanzielle Schieflage geraten. Diese sehen besonders hohen Handlungsbedarf. Als eine der größten Schwachstellen haben die Verantwortlichen ein unzureichendes Liquiditätsmanagement identifiziert. 75 Prozent gaben in der Studie an, dass eine verlässliche Liquiditätsplanung ein äußerst wichtiges Kriterium sei, um strategische Entscheidungen zu treffen. Denn so können Zeit und Ressourcen gespart werden, die vor allem in Krisenzeiten an anderen Stellen benötigt würden. Basierend auf dieser Erkenntnis fanden viele Verantwortliche heraus, dass die Liquiditätsmanagement-Instrumente, die in ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen, ihren Zweck nur in sehr unbefriedigender Weise oder nur teilweise erfüllen.

Statische Liquiditätstabellen – Ein Zeit- und Ressourcen-Killer

Liquiditätsmanagement für mittelständische Unternehmen gestaltet sich meist durch das manuelle Pflegen von Excel-Tabellen. Diese Art der Liquiditätsplanung hat jedoch einige gravierende Nachteile:

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Mangel an in Echtzeit verfügbaren Daten

Eine Tabelle muss ständig von den Finanzverantwortlichen manuell aktualisiert werden. Benutzt man also zur Liquiditätsvorschau Excel oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm, sieht man den tagesaktuellen Stand seiner Finanzen niemals in Echtzeit. Es ergibt sich folglich nie ein exaktes Bild der finanziellen Lage, was zu unangemessenen Entscheidungen führen kann.

Bindung von Ressourcen

In der von Agicap in Auftrag gegebenen Studie gaben über 35 Prozent der Befragten an, dass sie mehr als 10 Stunden im Monat damit verbringen, Tabellen zu aktualisieren und Informationen aus verschiedenen Buchhaltungssoftwares und Bankkonten herauszufiltern. Mehr als die Hälfte der Befragten verbringt sogar mehr als 20 Stunden pro Monat mit dieser Tätigkeit. Während dieser Zeit stehen die Mitarbeiter:innen nicht für andere, wichtigere, Aufgaben zur Verfügung.

Anfälligkeit für Fehler

Schnell haben sich bei der manuellen Dateneingabe in Tabellenspalten auch Fehler eingeschlichen: Zahlendreher, Tippfehler, oder fehlerhafte Berechnungsvorschriften für Formeln. Das alles führt zu einer inkorrekten Liquiditätsvorschau. Legt man diese dem:r Entscheidungsträger:in vor, kann das zu groben Fehlentscheidungen führen, die ein Unternehmen noch weiter in finanzielle Schieflage bringen können.

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Um die Liquiditätssteuerung so kosten- und zeiteffizient wie möglich zu gestalten, eignen sich daher dynamische, digitale Hilfsmittel besser als statische. Das sahen auch die Befragten in der Studie so: 80 Prozent wünschten sich demnach eine Anwendung, die mit der Buchhaltung verknüpft und synchronisiert werden kann, sodass man zu jedem Zeitpunkt in Echtzeit die Daten zur aktuellen finanziellen Lage abrufen und in aufbereiteter Form einsehen kann.

Liquiditätsvorschau erstellen mit dynamischen Tools

Spezielle Liquiditätsmanagement-Software stellt Schnittstellen bereit, die mit sämtlichen Bankkonten des Unternehmens verknüpft ist, sodass die aktuellen Kontostände immer automatisch abgerufen werden. Damit entfällt das manuelle Eintragen der Zahlen in Excel-Tabellen, und Verantwortliche sehen auf einen Blick die Zahlungsein- und -ausgänge mit entsprechender Kategorisierung. Darüber hinaus lassen sich mit solchen Tools die Kostenpunkte auch in Kategorien zusammenfassen. Manche Unternehmen sehen erst auf diese Weise, wie hoch die Ausgaben in manchen Abteilungen oder Unternehmensbereichen sind. Dadurch können hohe Kostenfaktoren identifiziert, Maßnahmen definiert und eingeleitet werden, um die Ausgaben in einem bestimmten Bereich zu senken. Auch wenn Kunden in Zahlungsverzug sind oder es aufgrund langer Zahlungsfristen immer wieder zu Liquiditätsproblemen kommt, kann dies mit einer Liquiditätsmanagement-Software erkannt werden. So kann man Strategien definieren, wie man künftig das Budget besser plant, und Unternehmensansichten konsolidiert. Letzteres ist gerade dann wichtig, wenn Schulden aufgenommen werden mussten, und zeitnah wieder beglichen werden müssen.

Der Weg aus der Krise

Die Liquiditätsplanung in der Krise ist die eine Sache, eine Liquiditätsvorschau erstellen für die Zeit danach eine andere. Viele Unternehmen haben ihre Schwachstellen erkannt und sind bereit, Maßnahmen zu ergreifen, die ihnen künftig helfen, besser zu planen. Bei der Finanzanalyse hilft es oft, verschiedene Szenarien durchzuspielen, damit man einen Weg findet, um finanziell so unbeschadet wie möglich, aus der Krise herauszukommen. Wer jetzt schon für die Zukunft und die Zeit nach der Krise plant, hat möglicherweise seinen Mitbewerbern gegenüber einen Vorteil, weil man selbst Konsequenzen aus der Krise gezogen und die Chancen erkannt hat.