Cashflow-Management im Franchise-Gewerbe

Manche jungen oder unerfahrenen Unternehmer:innen denken, dass ein Franchise ein Selbstläufer ist. Schließlich ist die Marke schon etabliert und man bekommt Unterstützung vom Franchise-Geber, da es in dessen Interesse ist, das Geschäft kontinuierlich und gewinnbringend auszubauen. Bei vielen Franchise-Nehmern stellt sich dann im Laufe der ersten Monate Ernüchterung ein: Franchise ist doch kein Selbstläufer.

Schlimmer noch: Das Geschäft läuft nicht richtig und es stellen sich immer wieder Cashflow-Probleme ein, die man vielleicht sogar aus eigener Tasche ausgleicht oder man muss mit einem teuren Bankkredit die Liquidität aufrecht erhalten.

Einer der Gründe, warum Franchises in den ersten Monaten scheitern, ist genau auf dieses Cashflow-Problem zurückzuführen. Die Schuld liegt dabei oftmals nicht bei der Kundschaft, die nicht wie erwartet das Geschäft stürmt. Sie liegt beim Franchise-Nehmer selbst, weil das Cashflow-Management quasi nicht existent ist und Unternehmer gerade am Anfang zu optimistische Vorstellungen vom Wachstum ihres Geschäfts haben. So hat man sich zu optimistische Umsatzziele gesteckt, die Kosten zu knapp kalkuliert und bleibt jeden Monat weit hinter den Erwartungen zurück.

Man konzentriert sich dann nur darauf, möglichst viel Geld zu verdienen und schaut dabei ausschließlich auf die Einnahmenseite. Die Ausgabenseite bleibt dann unbeachtet, was dazu führen kann, dass die Kosten schleichend überhandnehmen, bis man an einem Punkt angelangt, an dem man nicht mehr die fälligen Rechnungen bezahlen kann.

Daher ist es wichtig, dass Franchise-Nehmer nicht nur auf die Einnahmenseite, sondern auch auf die Ausgabenseite schauen. Ein effektives Liquiditätsmanagement senkt das Risiko für eine Insolvenz drastisch. Falls Sie selbst Franchise-Nehmer sind – ganz gleich, ob gerade erst gegründet oder schon längere Zeit im Geschäft, ob eine einzelne Filiale oder mehrere – haben wir in diesem Artikel einige Informationen für Sie zusammengestellt. Diese sollen Ihnen einen besseren Einblick in das Cashflow-Management im Franchise-Gewerbe geben.

Wir zeigen Ihnen, welche Ursachen den meisten Cashflow-Problemen zugrunde liegen, wie Sie diese abstellen und Ihr Franchise-Unternehmen auf Erfolgskurs bringen können.

In diesem Artikel :

Die sechs häufigsten Cashflow-Probleme von Franchises und deren Ursachen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, mit welchen sechs Cashflow-Problemen Franchise-Unternehmen sehr oft zu kämpfen haben, wie man mit diesen Problemen umgeht und sie löst. Vielleicht erkennen Sie Ihr Unternehmen in einem oder mehreren Punkten sogar wieder.

1. Der Zeitraum bis zum Verkauf ist lang

Ein prall gefülltes Lager ist nicht immer von Vorteil, vor allem am Anfang, wenn der Verkauf erst schleppend läuft. Viele Filialen gönnen sich trotzdem große Lager und füllen diese mit mehr Waren auf, als zum momentanen Zeitpunkt eigentlich nötig wäre. Das bringt ein Problem mit sich: Diese Waren müssen alle im Vorfeld finanziert werden. Das heißt, das Franchise-Unternehmen geht erst einmal in Vorfinanzierung. Hierbei werden ehemals liquide Mittel gebunden, sodass dieses Geld nicht mehr an anderer Stelle eingesetzt werden kann. Vergeht dann eine große Zeitspanne zwischen Einkauf und Verkauf, reißt das ein großes Loch in die Liquidität und vermindert den frei verfügbaren Cashflow. Ist dann der eingehende Cashflow nur gering, kommt das Unternehmen schnell in Zahlungsschwierigkeiten, denn der ausgehende Cashflow (die Rechnungen, die bezahlt werden müssen) bleibt unverändert.

Achten Sie also auf eine ausgewogene Lagerhaltung und schaffen Sie nur so viel an, wie Sie voraussichtlich für den oder die kommenden Monat(e) benötigen werden. Eine gute Planung hilft Ihnen hier enorm, Ihren Cashflow aufrechtzuerhalten, ohne dabei in Zahlungsverzug zu geraten.

2. Den Kunden eine Finanzierung anbieten

Auch wenn es für Ihre Kunden:innen äußerst attraktiv erscheinen mag, Waren bei Ihnen im Rahmen einer Finanzierung zu erwerben, wirkt sich das zunächst einmal negativ auf Ihren eingehenden Cashflow aus. Im Durchschnitt vergehen 60 Tage zwischen Wareneinkauf und Verkauf. Bietet man dann den Kunden:innen eine Finanzierung an, wartet man entsprechend noch länger, bis man die volle Summe für die Ware (plus Gewinn) auf dem Konto hat. Praktiziert man dies in großem Umfang, wirkt sich das dann negativ auf den eingehenden Cashflow aus und damit auf die Liquidität des Unternehmens.

Falls Sie vorhaben, Ihren Kunden:innen Finanzierungsmodelle anzubieten, kalkulieren Sie durch, wie sich das auf Ihre Liquidität auswirken wird. Schauen Sie sich an, welche Tilgungsraten Sie Ihren Kunden:innen maximal anbieten können, ohne dass Sie dabei in Zahlungsschwierigkeiten kommen. 0%-Finanzierungen sind dabei besonders kritisch zu betrachten. Diese können sich meist nur Unternehmen leisten, die einen stetig hohen eingehenden Cashflow und entsprechend viel Kundschaft haben.

Setzen Sie außerdem einen Mindestkaufpreis an, ab dem Sie erst Finanzierungen anbieten, da sich diese für Sie weniger lohnen, je geringer der Verkaufspreis ist.

3. Zu viele Waren werden auf Lager gehalten

Dieser Punkt ist eng verwandt mit dem ersten Punkt. Es ist verständlich, dass Sie Ihren Kunden:innen eine große Auswahl an Waren direkt zum Kauf anbieten wollen. Der Nachteil ist aber, dass Sie dafür ein großes Lager halten müssen. Eine aufwändige Lagerhaltung ist mit sehr großen Kosten verbunden. Es müssen Miete und Nebenkosten bezahlt werden. Außerdem benötigt man mehr Mitarbeiter:innen, die sich um die Lagerverwaltung kümmern. Sollte es zu einem finanziellen Engpass kommen, dann stehen weniger freie Mittel zur Verfügung, da sie in der Lagerhaltung gebunden sind.

Hier gilt es, einen Kompromiss zwischen Warenvielfalt und Kosten der damit einhergehenden Lagerhaltung zu finden.

4. Anhäufungen von Kosten, bevor die Ware oder Dienstleistung in Bares eingetauscht werden kann

Manchmal lässt man sich verleiten, Einkäufe zu tätigen, nur weil der Großhändler gerade mit einem attraktiven Rabatt lockt. Franchise-Nehmer versprechen sich dadurch eine höhere Gewinnspanne, gehen deswegen aber auch ein erhöhtes Risiko ein. Zum einen ist nämlich nicht gewährleistet, dass die Ware auch tatsächlich so viele Abnehmer findet, dass sich die Mehranschaffung lohnt und zum anderen reduziert man durch die Höhe der Vorfinanzierung seinen Cashflow, der für die Deckung der Liquidität sorgen soll.

Bevor Sie also Ihr Lager mit vergünstigten Waren aufstocken, sollten Sie gut überlegen, ob jetzt gerade der richtige Zeitpunkt dafür ist. Prüfen Sie, ob eine steigende Nachfrage die Anschaffung rechtfertigt. Rechnen Sie in der kommenden Zeit mit weniger Einnahmen, sollten Sie auf diese Investition verzichten, denn Sie werden das Geld zum Decken Ihrer Kosten brauchen.

5. Die Ad-hoc-Auszahlungen übersteigen die Zahlungsfähigkeit

Eine weitere Ursache, warum Franchises häufig Cashflow-Probleme haben, liegt in der Undiszipliniertheit der Geschäftsführer:innen selbst. Dies kommt vor allem bei Unternehmer:innen vor, die sich gerade erst als Franchise-Nehmer selbstständig gemacht haben und noch keine Erfahrung mit der Selbstständigkeit haben, weil sie zuvor im Angestelltenverhältnis untergebracht waren. Dadurch, dass sie dort einen monatlich fixen Lohn hatten, gehen sie davon aus, dass dies auch in der Selbstständigkeit so sein sollte. Viele zahlen sich daher einen festen Betrag jeden Monat aus, ohne dabei die Liquidität des Unternehmens zu berücksichtigen. Schwanken die Einnahmen stark oder sind diese konstant niedrig, führt das Auszahlen eines konstanten Betrags mit der Zeit zu einer finanziellen Schieflage.

Wenn Sie sich also Ihr Gehalt auszahlen, achten Sie darauf, dass das Unternehmen liquide bleibt. Manchmal muss man hier finanzielle Einschnitte hinnehmen. Auch das gehört zum Unternehmertum dazu. Sehen Sie es als Ansporn, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu erhöhen und mehr Einnahmen zu generieren.

6. Das Geschäft verliert Geld

Häufig kommt es auch vor, dass das Unternehmen aus verschiedenen Gründen Geld verliert. Hier sind einige davon aufgelistet:

Verkauf unterhalb der Kostendeckung Hat man seine Verkaufspreise schlecht (oder gar nicht) kalkuliert, macht man auf Dauer Verluste, weil der Bruttogewinn nicht ausreicht, um die Kosten zu decken. Im Rahmen der Umsatzplanung sollte daher genau ausgerechnet werden, zu welchem Preis man seine Waren oder Dienstleistungen verkauft, sodass die Kosten immer gedeckt sind und sich der Gewinn in einem Bereich bewegt, in dem man von einem rentablen Unternehmen sprechen kann.

Verlust durch Missmanagement und Missbrauch

  • Durch Diebstahl im Lager oder Betrug im Online-Handel kann ein Unternehmen Geld verlieren, das es oftmals nicht mehr wiedersieht.
  • Manchmal kommt es vor, dass mit den Lagerbeständen und internen Ressourcen verschwenderisch und leichtfertig umgegangen wird. Die Folge kann Unverkäuflichkeit der Ware oder ein ineffizienter Einsatz an Material und Rohstoffen sein.
  • Ineffizientes Warenmanagement führt häufig auch zu Geldverlust. Food-Franchises bestellen hier möglicherweise mehr Waren als nötig, die dann am Ende nur verderben und entsorgt werden müssen.
  • Fashion-Franchises schaffen zu viel saisonale oder gerade im Trend liegende Kleidungsstücke an und bleiben dann auf ihnen sitzen, wenn die Nachfrage wieder nachlässt. Man kann dann die Stücke nur noch in einer Rabattaktion zu einem reduzierten Preis verkaufen, der die Gewinnspanne schmälert.

Unvermeidbare externe Einflüsse Ein Punkt, der manche Franchise-Nehmer oft besonders hart trifft, weil es schwierig ist, Gegenmaßnahmen einzuleiten, sind äußere Einflüsse, die das Geschäft beeinträchtigen können:

  • Wird ein neues Einkaufszentrum in der Nähe gebaut, kann das auf lange Sicht zu einem Rückgang der Kundschaft führen.
  • Baustellen oder der Bau von Umgehungsstraßen führen dazu, dass weniger Laufkundschaft am Geschäft vorbeikommt.
  • Aufgezwungene Ladenschließungen aufgrund von Gesundheitskrisen, wie z.B. der Ausbreitung einer Pandemie, können die Einnahmen im schlimmsten Fall bis auf null reduzieren.

Gegen solche Einflüsse ist es oft schwierig, ein Mittel zu finden, um das Geschäft am Laufen zu halten. Wichtig ist, dass man schon in den Anfangszeiten des Franchise-Unternehmertums eventuell Workshops besucht oder sich anderweitig Wissen aneignet, wie man mit einem effektiven Cash Management auch durch finanziell angespannte Zeiten kommt.

5 Experten-Tipps, um den Cashflow erfolgreich zu managen

Im zweiten Teil dieses Artikels wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie als Geschäftsführer:in eines Franchise-Unternehmens Ihren Cashflow besser managen und damit Liquiditätsengpässe vermeiden.

1. Ordnung ist der Schlüssel zum Erfolg

Nehmen Sie die Buchführung in Ihrem Unternehmen ernst und formulieren Sie immer einen Finanzplan für das kommende Geschäftsjahr, in dem Sie Ihre Ziele formulieren und Strategien definieren, wie Sie diese erreichen wollen.

Auch wenn Sie sich gerade in der stressigen Anfangsphase befinden und gefühlt tausend Dinge gleichzeitig zu tun haben, sollten Sie einen Teil Ihrer Aufmerksamkeit immer dem Liquiditätsmanagement zuteilwerden lassen. Denn dieses sichert letztendlich Ihre Existenz und trägt zum Erfolg des Unternehmens bei. Auf diese Weise verlieren Sie nicht den Überblick über mögliche unbezahlte Rechnungen, die nur in Mahngebühren oder Verzugszinsen enden würden und die Ihre Liquidität noch weiter belasten.

Eine Liquiditätsmanagement-Software unterstützt Sie bei dieser Aufgabe gewaltig und nimmt Ihnen viel manuelle Arbeit bei der Kapitalflussrechnung ab, sodass Sie mit der Liquiditätsplanung nicht mehr Zeit als nötig verbringen und doch immer genauestens über Ihren Cashflow Bescheid wissen.

Wenn Sie nicht nur eine, sondern mehrere Filialen in Ihrer Umgebung betreiben, lässt sich mit einer Software auch leicht eine Konsolidierung durchführen, sodass Sie sowohl die Liquidität jeder einzelnen Filiale als auch im Gesamtergebnis betrachten und steuern können.

2. Cashflow Forecasting erstellen

Erstellen Sie sich Prognosen für Ihren zukünftigen Cashflow. Stellen Sie dabei die erwarteten Einnahmen und Kosten in den kommenden Monaten einander gegenüber. Auf diese Weise erkennen Sie drohende Liquiditätsengpässe schon im Voraus und können rechtzeitig darauf reagieren.

Die Prognose hilft Ihnen dabei, leichter Entscheidungen für die Zukunft zu treffen und lässt Sie abschätzen, wann ein günstiger Zeitpunkt für eine Investition ist und wann es besser ist, Rückstellungen aufzubauen. Um eine möglichst detaillierte Prognose zu erhalten, benötigen Sie Erfahrungswerte, damit Sie Ihre Kosten und Einnahmen möglichst genau abschätzen und in die kommenden Monate projizieren können. Haben Sie selbst noch keine Erfahrungswerte, dann hören Sie sich in der Branche um und nutzen Sie Erfahrungswerte von anderen als Richtlinie.

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3. Zahlungsziele setzen, die Sinn ergeben

Wählen Sie Ihre Zahlungsziele mit Bedacht, wenn Sie Ihren Kunden:innen den Kauf auf Rechnung ermöglichen und damit nicht nur per Vorauszahlung oder Bargeldeinkauf. Sind die Fristen sehr lang, müssen Sie länger auf Ihr Geld warten. Rechnen Sie also durch, welche Fristen Sie sich leisten können, damit Ihre Liquidität nicht gefährdet wird. Geben Sie das Zahlungsziel immer auf der Rechnung an (z.B. „zu bezahlen innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum“), sodass die Kunden:innen die Zahlungsbedingungen verstehen und rechtzeitig bezahlen.

Um Ihre Kunden:innen zur Vorauszahlung zu animieren, können Sie Ihnen mit einem kleinen Rabatt oder Gutschein für den nächsten Einkauf entgegenkommen.

Wenn Sie Ihrer Kundschaft den Kauf auf Rechnung anbieten, sollten Sie sich auch um ein effizientes Forderungsmanagement kümmern. Das heißt, sobald Kunden:innen in Zahlungsverzug sind, schicken Sie Ihnen eine Zahlungsaufforderung oder eine Mahnung. Lassen Sie keine wertvolle Zeit dabei verstreichen, denn unbezahlte Rechnungen wirken sich immer negativ auf Ihre Liquidität aus. Eine Software für das Forderungsmanagement kann Ihnen hierbei helfen, den Überblick über offene Posten zu bewahren.

Haben Sie häufig mit Kunden:innen zu tun, die in Zahlungsverzug geraten, ist das Grund zur Überlegung, den Kauf auf Rechnung komplett einzustellen oder ein Factoring-Unternehmen zu beauftragen. Letzteres bezahlt die offene Rechnung an Sie und kümmert sich dann selbst um das Eintreiben des Gelds bei den Kunden:innen. Auf diese Weise haben Sie Ihr Geld sofort und bleiben liquide. Jedoch lässt sich das Factoring-Unternehmen diesen Service auch bezahlen, sodass Sie einen gewissen prozentualen Anteil des Rechnungsbetrags abschreiben müssen.

4. Hinterfragen Sie Ihre Lieferanten und deren Konditionen

Schauen Sie sich die Forderungen, die an Sie gestellt werden, immer genau an – ganz gleich, ob es sich dabei um Rechnungen von Ihren Lieferanten, dem Stromanbieter oder Versicherungen handelt. Stellen Sie sich dann folgende Fragen:

  • Ist der Betrag der Rechnungsstellung konstant?
  • Ist das immer noch das beste Angebot?
  • Sind andere Anbieter oder Lieferanten günstiger?
  • Ist die Zusammenarbeit immer noch profitabel für mein Geschäft?
  • Gibt es bessere Angebote von möglicherweise neuen Anbietern?

Durch das regelmäßige Überprüfen Ihrer Rechnungen und Einholen von anderen Angeboten bzw. Vergleichen können Sie Ihre Kosten reduzieren und somit Ihre Liquidität steigern. Lassen Sie deshalb keine Gelegenheit ungenutzt, ein für Sie besseres Angebot anzunehmen oder günstigere Bedingungen auszuhandeln.

5. Probleme vorhersehen, bevor sie entstehen

Ein gutes Liquiditätsmanagement ermöglicht Ihnen den Blick in die Zukunft, sodass Sie Probleme vorhersehen können und diese schon lösen, bevor sie akut werden. Um dies bestmöglich durchzuführen, sollten Sie Ihren Cashflow regelmäßig analysieren (am besten täglich). So entgeht Ihnen nichts. Basierend auf den aktuellen und vergangenen Werten und unter Einbeziehen von zukünftigen Einflüssen, erstellen Sie dann eine Liquiditätsvorschau. Für die Prognose können Sie auch mehrere verschiedene Szenarien definieren, um einen Eindruck darüber zu bekommen, wie sich bestimmte Ereignisse (z.B. Sinken der Nachfrage oder ein Lieferengpass bei Ihrem Lieferanten) auf Ihre zukünftige Liquidität auswirken.

Fazit

Das Cashflow-Management im Franchise-Gewerbe ist enorm wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Es gibt zahlreiche Ursachen, warum Franchises aufgrund von Cashflow-Problemen scheitern und viele davon lassen sich mit einer effizienten Liquiditätsplanung vermeiden.

Der Überblick über den Cashflow zu jedem Zeitpunkt gibt Unternehmenslenkern:innen ein mächtiges Werkzeug zur Liquiditätssteuerung an die Hand. Wenn man genau weiß, wie hoch die ein- und ausgehenden Zahlungsströme sind, lassen sich diese genauer für die Zukunft abschätzen. Basierend auf dieser Cashflow-Prognose treffen Verantwortliche dann leichter strategische Entscheidungen, weil sie die Geldströme zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Höhe an die richtigen Stellen im Unternehmen leiten können.

Der Einsatz einer Liquiditätsmanagement Liquiditätsmanagement-Software empfiehlt sich, um diese Aufgabe so einfach und schnell wie möglich durchzuführen, ohne viel Zeit mit der Buchhaltung verbringen zu müssen. Eine Software erstellt automatisch, basierend auf den aktuellen Transaktionen auf den Geschäftskonten, eine Liquiditätsvorschau. Die Entscheidungsträger:innen können dann auf einen Blick sehen, wie der aktuelle Stand ist und sich überlegen, was zu tun ist. Betreiber:innen von mehreren Filialen gewinnen zudem mit einer solchen Konsolidierungssoftware einen transparenten Überblick über jede einzelne Filiale im Verbund. Das unterstützt das Messen des Erfolgs und ermöglicht eine optimale Verteilung der Geldströme auf sämtliche Filialen.

Wenn Sie sich die in diesem Artikel aufgelisteten Tipps zu Herzen nehmen und die angesprochenen Fehler vermeiden, tun Sie schon sehr viel dafür, dass Ihr Franchise-Unternehmen zu einem Erfolg wird und auf lange Sicht ein rentables Geschäftsmodell ist.

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