Welche Vorteile und Gefahren hinter dem Benchmarking stecken

Benchmarking kommt immer dann zum Einsatz, wenn Vergleiche gezogen werden müssen. Im unternehmerischen Umfeld werden damit verschiedene Kennzahlen erhoben und analysiert, z.B. wenn man den eigenen Erfolg mit dem der Konkurrenz vergleichen möchte. Wie das genau geht, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Benchmarking: Definition

Unter Benchmarking versteht man im Unternehmensmanagement das Vergleichen von Prozessen oder Produkten. Man analysiert dabei bestimmte Kennzahlen, je nachdem was für die Prozess- oder Produktbewertung relevant ist. Die anschließende Analyse ermöglicht, die Prozesse und/oder Produkte zu optimieren.

Sehr häufig kommt Benchmarking bei der Wettbewerbsanalyse zum Einsatz, indem sich ein Unternehmen mit ähnlichen Unternehmen vergleicht. Auf diese Weise gewinnt man Einblicke, wie man mit seinen Prozessen und Produkten im Gegensatz zur Konkurrenz aufgestellt ist. Häufig verwendet man dazu die sogenannten Key Performance Indikatoren (KPIs) des eigenen Unternehmens und die der anderen.

Ziele des Benchmarkings

Ziel des Benchmarkings ist es, Best Practices herauszuarbeiten, um unter den gegebenen Bedingungen so erfolgreich wie möglich zu werden – und zwar langfristig. Dazu ist es notwendig, Benchmarking regelmäßig durchzuführen. Es ist also ein kontinuierlicher Bewertungsprozess, und nicht eine Methode, die einmal durchgeführt wird und dann abgeschlossen ist.

Benchmarking-Arten

Ganz grob lässt sich Benchmarking in zwei Arten einteilen: internes und externes Benchmarking.

Internes Benchmarking im Controlling

Beim internen Benchmarking werden die Vergleiche innerhalb eines Unternehmens gezogen. Beispielsweise vergleicht man einzelne Unternehmensbereiche nach ihrer Leistungserbringung oder ihrem Erfolgsbeitrag.

Des Weiteren ist es auch möglich, sich KPIs innerhalb eines Unternehmensbereiches über einen längeren Zeitraum anzusehen. Damit erhält man dann anstatt einer Momentaufnahme eine Zahlenreihe, anhand der sich die Entwicklung des Bereiches ablesen lässt.

Unterhält ein Unternehmen mehrere Standorte, an denen jedoch dieselben oder ähnliche Prozesse ablaufen (z.B. im Franchising-Gewerbe) kann Benchmarking auch zum Standortvergleich dienen.

Das interne Benchmarking lässt sich relativ einfach umsetzen, da sämtliche Kennzahlen vorhanden sind. Vorsichtig sollte man dabei jedoch trotzdem sein, denn wenn man nur stur Zahlenwerte miteinander vergleicht, kann manches Mal ein Äpfel-Birnen-Vergleich daraus werden.

Betreibt man beispielsweise mehrere Eisdielen an verschiedenen Standorten, die unterschiedlich stark frequentiert sind, kann man nicht einfach die absolute Anzahl an Gästen oder die Absatzmenge an Eis als Maßstab zugrunde legen. Äußere Umstände – so sie eine Rolle spielen – müssen beim Benchmarking deshalb immer berücksichtigt werden.

Externes Benchmarking zur Analyse der Konkurrenz

Beim externen Benchmarking vergleicht man das eigene Unternehmen mit einem anderen Unternehmen, z.B. der direkten Konkurrenz oder mit branchenfremden Unternehmen, die jedoch ähnliche Prozesse haben wie man selbst.

Der Vergleich mit der direkten Konkurrenz wird auch als Competitive Benchmarking bezeichnet. Hier werden nur Unternehmen aus derselben Branche betrachtet, die jedoch unterschiedliche Märkte bedienen können. Man vergleicht dabei üblicherweise die Absatzmenge der Produkte oder Dienstleistungen der verschiedenen Unternehmen.

Was das externe Benchmarking schwierig und ungenau macht, ist, dass die genauen Kennzahlen von anderen Unternehmen häufig nicht vorliegen – abseits von Bilanz- und anderen Kennzahlen, die veröffentlicht werden müssen.

Tiefgehende Einblicke in ein Unternehmen erhält man in den meisten Fällen nicht, es ist jedoch trotzdem interessant, denn es lässt sich auch schon durch einen rudimentären Vergleich die eine oder andere eigene Schwäche erkennen, sodass man hier nachbessern kann.

Benchmarking: Ablauf

Ganz gleich, ob man ein internes oder ein externes Benchmarking durchführt, die Vorgehensweise dabei ist immer dieselbe und lässt sich in folgende Schritte unterteilen:

• Planung des Benchmarkings (was soll verglichen werden und welche KPIs werden dafür benötigt?)
• Zusammentragen von Informationen (Kennzahlen der verschiedenen Abteilungen, Produkte, Konkurrenzunternehmen, etc.)
• Analyse der Daten
• Schwächen identifizieren und Optimierungen implementieren
• Regelmäßige Überprüfung, ob Optimierungen so greifen wie erwartet und ggf. nachjustieren

In einem Benchmarking-Plan wird zuerst festgelegt, was genau verglichen werden soll (z.B. verschiedene Abteilungen, Produkte oder Konkurrenzunternehmen). Aus dem Zweck leitet sich dann ab, welche KPIs sich für den Vergleich am besten eignen.

Möchte man den eigenen Erfolg gegen jenen eines anderen Unternehmens benchmarken, kann man einfach zugängliche Bilanzkennzahlen verwenden, z.B. die Umsatzrendite. Möchte man zwei eigene Produkte miteinander vergleichen, kann man KPIs wie Absatzmenge oder den Stückdeckungsbeitrag betrachten.

Bei der anschließenden Analyse werden die Informationen aufbereitet, gegebenenfalls noch weitere Kennzahlen berechnet und anschließend interpretiert. Die Analyse geht nahtlos über in die Identifikation der Schwächen (und Stärken!). Basierend auf der Analyse formuliert man dann Verbesserungsmaßnahmen, die den Erfolg in dem betrachteten Bereich noch weiter steigern können. Mit regelmäßigen weiteren Benchmarks wird überprüft, ob die Maßnahmen den gewünschten Erfolg bringen.

Benchmarking-Analyse bietet Chancen und beherbergt Risiken

Mit Hilfe von Benchmarking lassen sich einfach Vergleiche ziehen, weil nur auf die „nackten“ Zahlen geschaut wird. Verantwortlichen, die eine Entscheidung zu treffen haben, hilft eine solche Zahlenbasis sehr gut weiter, denn man sieht sofort, wo man beispielswese im Vergleich zu einem Konkurrenzunternehmen steht. Zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ist Benchmarking deshalb ein sehr beliebtes und sehr gutes Hilfsmittel.

In der Betrachtung dieser „nackten“ Zahlen liegt jedoch auch das größte Risiko dieser Methode – nämlich dann, wenn man die Zahlen nicht im Unternehmenskontext interpretiert. Leicht schließt man von einer Kennzahl auf einen bestimmten Umstand, der in Wirklichkeit jedoch ganz anders aussieht.

Verzeichnet z.B. das Konkurrenzunternehmen eine sehr geringe Umsatzrendite in einem Jahr, muss dies nicht bedeuten, dass es dem Unternehmen schlechtgeht. Vielleicht hat es während des Jahres auch nur sehr viel Geld in die Hand genommen, um sein Geschäftsfeld durch Investitionen auszubauen.

Wer sich stur an den Werten der Konkurrenz orientiert, läuft zudem Gefahr, seine eigenen Produkte zu Kopien der Konkurrenzprodukte zu machen, anstatt die eigene Innovation voranzutreiben und die eigenen Produkte zu verbessern.

Benchmarks sollten deshalb nur als Orientierungshilfe genutzt werden und die einzelnen KPIs nicht in einem isolierten Kontext betrachtet werden. Berücksichtigt man bei der Interpretation der Ergebnisse die gegebenen Umstände, ist Benchmarking jedoch ein sehr effizientes Hilfsmittel, mit dem ein Unternehmen seinen Erfolg kontrollieren und stetig verbessern kann.