Warum die Belastungsanzeige fürs Liquiditätsmanagement von größter Wichtigkeit ist

Im Geschäftsalltag läuft nicht immer alles perfekt: Warenlieferungen können beschädigt, unvollständig oder mangelhaft ankommen. Wenn Kunden nicht zufrieden sind und deshalb Reklamationen haben, kann es dazu kommen, dass sie nicht den kompletten Rechnungsbetrag begleichen wollen. Reklamationen führen also häufig zu Rechnungskürzungen. Ist der Kunde selbst ein Unternehmen, wird eine sog. Belastungsanzeige geschrieben. Belastungsanzeigen sind für das Liquiditätsmanagement von großer Bedeutung – sowohl für den Lieferanten als auch den Geschäftskunden. Dieser Beitrag erklärt, warum das so ist.

Belastungsanzeige an Lieferanten

Ein Paket fällt im Lieferwagen um – und die Ware wird leicht beschädigt. Oder es wurden 10 Stück einer bestimmten Produktart bestellt – jedoch nur acht geliefert. Fehler können immer wieder passieren. Doch Unternehmen müssen insbesondere im Bereich "Einkauf" darauf achten, ob der Wareneingang korrekt ist. Wenn festgestellt wird, dass ein Rechnungsbetrag auf der Einkaufsrechnung zu hoch ist, muss gehandelt werden – denn gerade im Einkauf entstehen hohe Kosten.

Wenn es zu Beanstandungen kommt, kommt es zu einer Reklamation. Ist der Kunde ein Unternehmen, folgt hier häufig schriftlich eine Belastungsanzeige. Mit dieser wird die Reklamation angezeigt. Der Rechnungsbetrag wird gekürzt. Der Lieferant wiederum schreibt dem Kunden den gekürzten Rechnungsbetrag gut. Diese Vorgehensweise wird vor allem dann oft gewählt, wenn Unternehmen bei ihren Lieferanten "auf Kredit" kaufen dürfen.

Belastungsanzeige: Vorlage häufig automatisch in Software integriert

Unternehmen, die im Einkauf moderne Software einsetzen, haben den Vorteil, dass das Programm bereits automatisch eine entsprechende Belastungsanzeige generieren kann. Hier sollte genau beschrieben werden, warum die Belastungsanzeige erfolgt. Unternehmen sollten dabei sorgfältig vorgehen, um Missverständnisse zu vermeiden. Die Belastungsanzeige kann beispielsweise enthalten:

• Daten des Lieferanten
• Daten des belieferten Unternehmens
• Grund für die Belastungsanzeige
• Belegpositionen
• Zahlungsbedingungen
• ggf. Mahngebühren

Belastungsanzeige: Gutschrift

Die Belastungsanzeige kann dem Lieferanten dann zugesandt werden, damit dieser eine entsprechende Gutschrift veranlassen kann. Aus steuerrechtlicher Sicht handelt es sich allerdings nicht um eine Gutschrift, sondern eine Rechnungskorrektur. Eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne liegt vor, wenn der Leistungsempfänger die Abrechnung übernimmt (und nicht der Lieferant). Dies sollte nicht verwechselt werden.

Wichtig: Der Lieferant nimmt im Falle einer Belastungsanzeige umsatzsteuerrechtlich gesehen eine Rechnungskorrektur vor. Deshalb darf von ihm die Rechnung auch nicht als "Gutschrift" betitelt werden.

Belastungsanzeige: Rechnung

Sehr häufig wurde der Rechnungsbetrag noch gar nicht bezahlt. Viele Unternehmen bezahlen die Waren ihrer Lieferanten erst bei der Lieferung. Und bei manchen Geschäftsbeziehungen werden sogar großzügigere Konditionen (zum Beispiel: 30 Tage nach Erhalt der Ware) ausgehandelt. Doch buchhalterisch müssen Unternehmen Geschäftsvorfälle zeitnah berücksichtigen. Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen müssen gebucht werden.

Das Thema Rechnungsstellung ist für Unternehmen von enormer Bedeutung. Lieferanten müssen dafür Sorge tragen, ihre Rechnungen ordnungsgemäß und möglichst zeitnah zu stellen, damit sie liquide bleiben.

Doch auch Unternehmen, die Einkäufe tätigen, müssen bei den Eingangsrechnungen genau hinschauen. Sind alle Rechnungsangaben korrekt und vollständig? Eine ordnungsgemäße Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug – und damit für die Liquidität von großer Bedeutung. Doch wenn es im Einkauf zu Beanstandungen kommt und festgestellt wird, dass der Rechnungsbetrag so nicht bezahlt werden kann, dann stellen sich aus Sicht des Rechnungswesens einige Fragen:

• Wie kann die Reklamation in der Buchhaltung berücksichtigt werden?
• Welche Folgen hat die Reklamation auf den Vorsteuerabzug?
• Welche Belege sind nun zu erstellen?

In der Buchhaltung gilt die Regel: Keine Buchung ohne Beleg. Wenn es also zu Preisdifferenzen aufgrund einer Reklamation kommt, dann kann dies nicht einfach so gebucht werden. Die Belastungsanzeige kann hier Abhilfe schaffen. Die Belastungsanzeige kann außerdem direkt in der Liquiditätsprognose berücksichtigt werden.

Übrigens: Ob die Belastungsanzeige per Post, E-Mail, oder Fax versandt wird spielt keine Rolle. Allerdings ist der elektronische Schriftverkehr zeit- und kostensparend. Viele Unternehmen nutzen daher bereits Schnittstellen zu ihren Lieferanten, um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Belastungsanzeige mit oder ohne Mehrwertsteuer?

In der Regel wird bei Lieferungen zwischen Unternehmen auf der Rechnung auch Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Frage ist also: Muss eine Belastungsanzeige auch die Umsatzsteuer entsprechend ausweisen?

Umsatzsteuerrechtlich will der Geschäftskunde eine Entgeltminderung geltend machen. Die Belastungsanzeige wird jedoch regelmäßig nicht als Rechnungsdokument eingeordnet. Sie dient häufig vielmehr der Aufforderung an den Lieferanten, eine entsprechende Korrektur vorzunehmen.

Daher gelten für eine Belastungsanzeige nicht die gleichen inhaltlichen Anforderungen, wie an eine Rechnung. Allerdings: Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte eine Belastungsanzeige auch so betitelt werden. Sämtliche erforderliche Daten sollten hierin mitaufgenommen werden, damit der Lieferant die Reklamation entsprechend zuordnen kann. Wenn der Lieferant beispielsweise nicht erkennen kann, ob es sich um einen Netto- oder Bruttobetrag handelt, kann es schnell zu Missverständnissen und weiteren Bearbeitungsschleifen kommen.

Belastungsanzeige: Umsatzsteuer beachten

Die Umsatzsteuerfolgen dürfen bei einer Belastungsanzeige nicht vernachlässigt werden. Wenn der Lieferant dem Kundenwunsch auf Minderung des Kaufpreises nachkommen will, erstellt er eine Gutschrift. Umsatzsteuerrechtlich handelt es sich um eine "Korrektur einer ergangenen Rechnung". Die Umsatzsteuer wird hierdurch dann entsprechend gemindert.

Der Rechnungsempfänger kann entsprechend für den geminderten Betrag den Vorsteuerabzug geltend machen.

Wichtig: Auch die Rechnungskorrektur muss genau geprüft werden. Wenn Angaben fehlen, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Und wird die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen, schuldet der Rechnungsaussteller diese. Das kann die Liquidität erheblich belasten.

Belastungsanzeige ablehnen

Im Reklamationsmanagement ist es nicht immer einfach abzuwägen, wie weit man Kunden bei Beschwerden entgegenkommt. Manche Beschwerden sind berechtigt – andere wiederum nicht.

Stellt der Geschäftskunde fest, dass die Ware beschädigt ist, ist es nur allzu verständlich, dass er nicht den vollen Preis bezahlen will. Wenn ein Lieferant jedoch zu dem Schluss kommt, dass hier zu Unrecht eine Belastungsanzeige geschrieben wird, kann er diese auch ablehnen. Doch was dann? Wenn der Kunde die gestellte Rechnung bezahlt, ist buchhalterisch und rechtlich gesehen alles "erledigt". Die Umsatzsteuer muss nicht korrigiert werden. Der Kunde hat den Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Doch wenn der Kunde sich weigert, den Rechnungsbetrag zu bezahlen oder nur teilweise bezahlt, muss der Lieferant tätig werden. Kann ein Kompromiss gefunden werden? Wenn der Rechnungsbetrag trotz Zahlungserinnerung und Mahnung offen bleibt, kann ein Mahnverfahren erforderlich sein.

Fazit: Belastungsanzeigen sind in der Lieferkette wichtig

Belastungsanzeigen kommen in Lieferketten häufig vor. Eine Preisminderung beeinflusst die Liquidität eines Unternehmens erheblich – sowohl auf Seiten der Lieferanten, als auch der Geschäftskunden. Unternehmen sollten deshalb eine klare Strategie haben, wie sie mit Belastungsanzeigen umgehen.

• Es sollte ein konkreter Ansprechpartner für Reklamationen benannt sein. Eine gute Kundenkommunikation kann Missverständnisse schnell auflösen und zu bezahlten Rechnungen führen.
• Wenn eine Preisminderung angestrebt wird, stellt sich die Frage: Wer darf darüber entscheiden? Größere Beträge sind Chefsache!
• Die Buchhaltung muss bei Preisminderungen auch umsatzsteuerliche Folgen beachten. Erfolgt eine Rechnungskorrektur, müssen beide Parteien genau hinschauen: Sind alle Angaben korrekt?
• Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung: Die Belastungsanzeige erfüllt das nicht. Unternehmen, die eine Belastungsanzeige schreiben, müssen in der Buchhaltung darauf achten, dass eine Rechnungskorrektur durch den Lieferanten auch tatsächlich eingeht.
• Bei Unstimmigkeiten über Preisminderungen sollte versucht werden, ein Kompromiss zu finden. Gerichtliche Mahnverfahren sind kostspielig und zeitaufwendig.
• Zu viel Kulanz kann die Liquidität schwer beschädigen: Auch wenn ein Unternehmen seinen Kunden gerne entgegenkommen will: Wenn zu viele Forderungen offenbleiben, geht jedes noch so erfolgreiche Unternehmen früher oder später in die Knie. Das Liquiditätsmanagement muss deshalb ggf. gerade hier frühzeitig Maßnahmen ergreifen.
• Gehen zu viele Reklamationen ein, besteht dringend Handlungsbedarf. Die Geschäftsprozesse müssen genau unter die Lupe genommen und verbessert werden, denn durch zu viele Rechnungskürzungen seitens der Kunden geht viel Geld verloren.
• Belastungsanzeigen können auch Basis für weitere Analysen sein: Wenn ein Unternehmen immer wieder Beanstandungen bei einem bestimmten Lieferanten hat, ist es vielleicht Zeit, ins Gespräch zu gehen oder sich anderweitig umzusehen. Der Einkauf kann entsprechende Daten durch Kennzahlen auswerten.