Guide complet du Procure-to-Pay (P2P)

Saviez-vous que les entreprises qui mettent en œuvre une solution moderne de Procure-to-Pay peuvent réduire leurs coûts d'approvisionnement jusqu'à 30 % ? La raison : le Procure-to-Pay (P2P) est un processus à valeur ajoutée qui couvre l'ensemble du cycle d'approvisionnement, de la commande au paiement. Dans cet article, vous découvrirez exactement ce qu'est le Procure-to-Pay, comment il fonctionne et quels avantages une solution numérique comme Agicap peut offrir à votre entreprise.

Les solutions Procure-To-Pay : définition

Le Procure-to-Pay désigne le processus d’achats d’une entreprise. On l’appelle également purchase-to-pay ou P2P. Il va de la demande d’achats au paiement. Il couvre donc 3 étapes clés :

• La demande d’achat ;
• L’achat ;
• Le règlement du paiement.

Chaque entreprise est cependant libre d’établir son propre processus P2P. Celui-ci peut intégrer différentes étape comme :

• La recherche de produits ;
• La création d’un panier ;
• La création d’un bon de commande ;
• L’actualisation du compte fournisseur ;
• Etc.

Parmi les solutions logicielles, le P2P fait surtout référence au processus d’approvisionnement (procurement en anglais).

Il est donc évident que ce processus présente un intérêt stratégique dans la performance d’une entreprise.

Les étapes à suivre pour mettre en place un process P2P

Chaque entreprise est libre de déterminer les étapes de son workflow. Voici donc un exemple d’étapes :

1. La demande d’achats. Cette étape consiste à faire une demande de biens ou de services au département achats. Elle englobe :

• La recherche de produits ;
• La création d’un panier ;
• Le traitement et l’autorisation de la demande etc.

2. L’approvisionnement. Cette étape comprend :

• La création du bon de commande ;
• Le suivi et la réception des marchandises ;
• La création du bon de livraison ;
• Le contrôle de conformité de la commande ;
• Etc.

3. La gestion des factures et des fournisseurs. C’est une étape très importante car elle désigne toutes les opérations visant à s’assurer de la conformité des factures. Elle permet donc à l’entreprise de veiller à ne pas être victime de fraudes en tout genre mais aussi de respecter les délais de paiement.

4. La mise en paiement. A cette étape, l'entreprise verse le montant de la facture au sous-traitant ou fournisseur, la mise à jour du compte fournisseur, etc.

5. La préparation de la pré-comptabilité. Les champs comptables (comptes de charge, fournisseur et TVA) sont pré-remplis automatiquement, ainsi que les codes analytiques.

6. Export des données comptables. Vous pouvez ainsi exporter les données de pré-comptabilité dans un format compatible avec l’ERP ou le logiciel de comptabilité, en vue de la préparation des documents comptables.

Avantages des services Procure-to-Pay

Les outils Procure-to-pay offrent un certain nombre d’avantages :

Un contrôle amélioré des dépenses

Les solutions P2P sont équipées de nombreuses fonctionnalités permettant aux collaborateurs de contrôler et de valider chaque étape de la création de dépense. Elles permettent également d’avoir une meilleure visibilité sur la trésorerie de l’entreprise.

Les outils P2P collectent, stockent et rendent les données liées au processus de paiement disponible à travers un dashboard. Cela permet d’optimiser à la fois le contrôle et le suivi des dépenses.

Une meilleure circulation des informations entre les différents interlocuteurs

Les outils P2P SaaS optimisent le travail collaboratif en permettant à chaque collaborateur et aux sous-traitants de se connecter. Ces derniers peuvent se connecter depuis n’importe quel appareil et avoir accès à des données en temps réel.

Sécurisation des opérations

Ces outils ont une fonction de monitoring qui permet d’assurer la sécurisation des opérations entre l’entreprise et ses sous-traitants.

Accélération des opérations

Le principal avantage d’utiliser des solutions P2P est de pouvoir automatiser les tâches chronophages liées au processus procure-to-pay.

Pour aller plus loin : optimisez la gestion des dépenses à l'échelle de l'entreprise

Les différences entre les outils Procure-to-Pay et Source-to-Pay

Le processus Source-to-Pay (S2P) englobe les étapes du Procure-to-pay. Autrement dit, c’est un processus plus vaste qui englobe également des étapes situées en amont du P2P comme :

• Le sourcing ;
• La qualification du panel ;
• La gestion des contrats.

Comment choisir la bonne procédure ?

Malgré leurs nombreux points communs, le S2P et le P2P se distinguent en plus d’un point.

La différence fondamentale se situe dans l’intégration du sourcing stratégique des fournisseurs. Le S2P permet de sélectionner les fournisseurs avec les meilleures réputations et qui offrent les meilleurs prix.

Cette étape permet également de négocier les meilleurs contrats.

Le source-to-pay permet donc à l’entreprise de :

• Optimiser l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement ;
• Faciliter la gestion des fournisseurs ;
• Optimiser les coûts.

D’un autre côté, utiliser un outil procure-to-pay permet d’automatiser le processus d’approvisionnement.

Ainsi, ces deux types de processus présentent chacun un intérêt certain. Pour obtenir les meilleurs résultats, une entreprise doit souvent combiner les deux modèles.

Comment fonctionne l’e-procurement ?

Avec la digitalisation des processus d’entreprise, on a aussi vu apparaître la notion d’e-procurement. Ce terme désigne l’utilisation d’une plateforme digitale pour centraliser la gestion des approvisionnements d’une entreprise.

En français, on parle d’approvisionnement en ligne, de solution e-achats ou encore d’approvisionnement électronique.

Il faut savoir que l’e-procurement ne concerne que les entreprises B2B.

La solution d’e-procurement permet de dématérialiser les processus d’achat et d’approvisionnement en 3 phases :

• La sélection des produits. Lorsque l’entreprise sélectionne ses produits sur une plateforme d’achat B2B, elle envoie sa demande d’achat. Cette dernière est alors intégrée dans l’outil d’achat pour suivre le workflow de validation prédéfini.
• L’envoi de la commande. A l’issue du processus de validation, la demande se transforme en commande. Celle-ci est ensuite envoyée au fournisseur concerné pour que celui-ci s’occupe de la livraison.
• La gestion de la facturation et du paiement. L’e-procurement permet de se conformer à la réglementation sur la dématérialisation des factures. La facture électronique est envoyée via la solution digitale qui contrôle sa conformité avec la commande puis déclenche le paiement.

Améliorer son procure-to-pay grâce à l’e-procurement

L’e-procurement permet de réunir les différents acteurs impliqués sur une même plateforme. Il offre ainsi différents avantages :

Faire des économies

La digitalisation permet de réduire les coûts de transaction dans une entreprise. En effet, l’automatisation réduit l’intervention humaine et fait ainsi diminuer les coûts de main-d'œuvre.

Ne serait-ce qu'en matière de dématérialisation des factures, les économies réalisées sont estimées entre 50 et 75 % par facture.

Optimiser son processus de procurement en supprimant les tâche à faible valeur ajoutée

L’utilisation d’un outil digital permet aux équipes de se détourner des tâches chronophages comme l’envoi du bon de commande, la demande de validation. Ces dernières peuvent alors se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. A la clé : gain de productivité et d’efficacité.

Gagner du temps

L’automatisation des processus permet à l’entreprise de gagner du temps dans son processus d’achat. Celle-ci peut ainsi couvrir plus rapidement ses besoins en étant livrée plus rapidement.

Mieux maîtriser les dépenses

Les solutions digitales fournissent un reporting automatisé. Cela permet alors à l’entreprise d’avoir une visibilité détaillée sur ses dépenses.

Comment optimiser son procure-to-pay ?

Voici nos conseils pour optimiser votre processus procure-to-pay :

• Adopter l’e-procurement grâce à l’utilisation d’un outil digital ;
• Définir des KPI pour évaluer l’efficacité du processus ;
• Faire un suivi et des améliorations continus.

Plus globalement, le fait d'utiliser une solution de gestion des dépenses fournisseurs comme Agicap peut vous aider à mieux maîtriser votre procure-to-pay. Agicap vous permet de gérer votre poste fournisseur grâce à 5 étapes :

1/ Centraliser les bons de commande et les factures

Automatisez la collecte de factures par mail, ordinateur ou scan sur notre application. Retrouvez factures numérisées (JPEG/PDF) et bons de commande (PDF) sur une interface unique. Notre système OCR garantit des données fiables pour une gestion optimisée.

2/ Valider et stocker les documents au même endroit

Personnalisez et automatisez vos flux de validation pour les bons de commande et factures, impliquant ainsi toutes vos équipes dans le processus. Gérez efficacement ces documents grâce à diverses options de filtrage, optimisant ainsi la collaboration et la gestion financière au sein de votre entreprise.

3/ Visualiser les échéances sur votre plan de trésorerie

Anticipez les dates de règlement pour éviter les pénalités et optimiser les délais de paiement (DPO). Visualisez en temps réel l'impact des règlements à venir et ajustez-les selon la situation. Programmez vos paiements pour ne rien oublier et assurer une gestion financière efficace.

4/ Automatiser les paiements fournisseurs

Optez pour la méthode de paiement adaptée (EBICS TS, fichier SEPA XML, compte Agicap) et payez en toute sécurité grâce à des droits d'accès personnalisés et des validations sécurisées. Effectuez aisément des paiements groupés et programmez-les au moment opportun pour une gestion financière optimale.

Testez Agicap gratuitement :

Le procure-to-pay permet ainsi de multiples bénéfices et une optimisation globale des dépenses de l’entreprise. Néanmoins, cela nécessite d’utiliser les outils et les méthodes adaptés pour éviter que ce soit contre productif.