Mise en demeure de payer : comment la rédiger ?

Sur le plan juridique, une mise en demeure est une lettre par laquelle vous demandez à une personne ou une entreprise de payer une créance ou d'exécuter une obligation. Découvrez dans cet article comment la rédiger et différents modèles desquels vous pourrez vous inspirer.

C'est quoi une lettre de mise en demeure ?

Il s’agit d’un procédé utilisé dans différents contextes. C’est ainsi qu’on peut parler de mise en demeure pour :

• Loyer impayé
• Réparation
• Abandon de poste
• Taxes non payées
• Etc.

Selon la définition de la CCI (Chambre de commerce et d'industrie) de Paris-Île-de-France, la mise en demeure est un courrier à valeur juridique probante qui consiste à constater le défaut de votre débiteur dans le règlement de la somme qui vous est due au créancier.

Le Code civil fournit une définition plus simpliste : “un acte par lequel un créancier demande à son débiteur d’exécuter une obligation”.

Plus simplement, la mise en demeure est un acte juridique qui formalise la relance effectuée par un créancier envers son débiteur pour obtenir le règlement lié à une prestation. Il est toutefois important de distinguer relance et mise en demeure. Cette dernière produit en effet de réelles conséquences juridiques (on en parle plus bas).

Il s’agit donc d’une procédure utilisée dans le cas d'impayées. La mise en demeure s’inscrit dans la procédure visant à obtenir le recouvrement de telles factures. En tant que tel, elle doit être utilisée avec parcimonie afin de préserver vos relations commerciales avec vos clients.

Une lettre de mise en demeure ne doit donc être envoyée qu’après des lettres de relance et/ou des relances téléphoniques infructueuses.

À lire aussi : comment faire un plan de relance de facture efficace ?

Pourquoi mettre en demeure de payer ?

Toute procédure contentieuse nécessite au préalable que le débiteur ait reçu une mise en demeure afin de pouvoir saisir le juge. Si un contentieux est engagé ultérieurement, la mise en demeure est une preuve qui témoigne de la mauvaise foi du débiteur.

La mise en demeure possède ainsi une véritable valeur juridique.

Elle permet généralement de régler la situation à l’amiable et rapidement. En effet, l’envoi par courrier recommandé d’une mise en demeure a un impact plus important qu’un simple courrier de relance.

Elle permet de montrer au débiteur le caractère sérieux de la situation car il s’agit de la dernière étape d’un recouvrement à l’amiable. De ce fait, l’étape d’après est la phase judiciaire. Le débiteur qui ne souhaite pas aller jusqu’à un procès s’empressera donc de régler sa dette.

D’autre part, la mise en demeure remplit également d’autres rôles :

• Elle permet de continuer à compter les intérêts au taux légal. Ces derniers sont comptés en effet dès la date de réception du courrier de mise en demeure.
• Elle sert de point de départ pour calculer les dommages et intérêts.

Quelles sont les conditions à respecter pour rédiger une lettre de mise en demeure ?

Quand mettre en demeure un client en retard de paiement ?

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la mise en demeure permet d’adresser un avertissement préalable au client, avant d’engager une action en recouvrement.

Il faut toutefois respecter un certain délai avant de l’envoyer. Il faut notamment attendre que le délai de paiement de la facture concernée soit écoulé. Il faut ainsi constater un retard de paiement avant d’envoyer une mise en demeure. D’ailleurs, dans le souci de préserver vos relations commerciales, il est recommandé d’envoyer préalablement des relances à vos clients.

Une créance qui fait l’objet d’une mise en demeure doit ainsi remplir certaines conditions :

• Exister (preuve matérielle à l’appui dont notamment la facture impayée)
• Être exigible (après écoulement du délai de paiement)
• Être liquide (le montant de la créance doit être clairement déterminée)

Qui peut faire un courrier de mise en demeure ?

Selon le mode opératoire et l’organisation de l’entreprise fournisseur, plusieurs expéditeurs peuvent envoyer une mise en demeure :

• Le service contentieux ou comptable de l’entreprise concernée
• La société de recouvrement mandatée par l’entreprise
• Un huissier de justice
• Un avocat

Comment rédiger et formuler une mise en demeure pour une facture impayée ?

Pour que le courrier de mise en demeure soit pleinement effective, il est nécessaire que certaines mentions y figurent aux fins de ne pas faire l’objet d’une contestation par la suite par le destinataire de la lettre.

Quel doit être le contenu d'une mise en demeure ?

La loi prévoit en effet un certain nombre de mentions obligatoires à inclure dans une lettre de mise en demeure.

Ces mentions sont les suivantes :

• L’identification des parties, destinateur et destinataire (noms et coordonnées). Le destinataire du courrier doit être un professionnel ou une entreprise domiciliée ou ayant son siège social en France. Vous devez par ailleurs vous assurer que celui-ci n’est pas en situation de cessation de paiement. Si tel est le cas, vous devrez effectuer une déclaration de créance.
• La mention de la mise en demeure : dans le corps de texte notamment, mais peut apparaître en supplément dans le titre ou en objet
• La date de rédaction de la lettre
• Les références de facture concernée : numéro de facture, la date d’émission, le montant et la date d’exigibilité.
• L’application d’intérêts de retard et de frais de recouvrement qui doivent respecter les conditions légales (prévues préalablement dans le contrat, le devis ou la facture ; supérieur au minimum légal de 3 fois le taux d’intérêt légal français en vigueur au moment de la facturation)
• L’indication du délai imparti au débiteur pour s’exécuter
• Les conséquences prévues en cas de non-exécution du débiteur
• La signature d’un représentant/membre du personnel du destinateur habilité à réclamer le paiement de cette facture.

Si la lettre n’est pas établie par le créancier lui-même, des mentions supplémentaires doivent également apparaître. S’il s’agit d’un avocat, d’un huissier ou commissaire de justice, celui-ci doit préciser en quelle qualité il intervient.

Si elle est établie par une agence de recouvrement, doivent également apparaître :

• Les coordonnées de l’agent de recouvrement mandaté pour se charger du dossier
• Les alinéas 3 et 4 de l’article 32 de la loi du 9 juillet 1991
• Toutes les informations nécessaires sur la somme ainsi que les modalités possibles pour le paiement de la dette.

La présence de ces mentions obligatoires garantit la recevabilité de la mise en demeure devant un tribunal.

En effet, dans le cas contraire, le créancier ne peut pas entamer de procédure judiciaire. Il risque même une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 euros.

Sur le plan de la forme, la mise en demeure doit être un document écrit. Elle peut prendre différentes formes :

• Lettre recommandée avec accusé de réception
• Courrier simple
• Courrier électronique
• Citation en justice

Comment communiquer la mise en demeure ?

En termes de formalité, la communication de la lettre de mise en demeure est libre, elle peut être faite par voie de courriel ou de lettre simple. Cependant, en pratique, il est fortement recommandé de communiquer ce courrier par lettre avec accusé de réception et d’identifier le numéro de récépissé dans le courrier aux fins de renforcer la preuve de la communication de ladite mise en demeure et de sa réception ou de son refus de récupération par le destinataire.

Il est également possible de doubler cette communication papier avec recommandée d’une copie de ladite mise en demeure par courriel afin de renforcer la preuve de la communication au destinataire. Un accusé de réception et de lecture peuvent être ajoutés pour compléter cette preuve.

Le plus efficace reste un courrier recommandé avec accusé de réception afin d’apporter la preuve de sa délivrance. Comme les intérêts à taux légal courent à partir de sa réception, il est important de pouvoir identifier cette date.

Quels sont les délais à respecter ?

Il n’existe pas de délai précis à respecter avant d’envoyer une mise en demeure. Malgré cela un délai raisonnable est exigé par la jurisprudence. Dans les faits, ce sont généralement 30 jours après échéances qui s’écoulent avant l’envoi d’une lettre de mise en demeure.

Il faut distinguer la procédure progressive de la procédure directe :

Procédure progressive

On parle de procédure progressive lorsqu’avant d’envoyer une lettre de mise en demeure à l'un de vos clients débiteurs, vous le relancez au préalable dans le but de parvenir à un règlement à l’amiable. En tant que créancier, vous décidez donc d’entamer la procédure de mise en demeure après une démarche de relance infructueuse. Dans ce cas, votre client débiteur dispose d’un délai de 8 jours pour régler ses dettes.

Procédure directe

On parle de procédure directe lorsque le créancier ne passe pas par l’étape de la relance. Dans ce cas, la lettre de mise en demeure peut tout de même être envoyée, mais votre client dispose alors d'un délai de trente jours pour faire face à ses obligations.

Pour tout savoir sur la procédure de mise en demeure, vous pouvez consulter cet article.

Quelles sont les limites de la mise en demeure ?

La mise en demeure peut amener au règlement ou bien rester sans réponse (la prochaine étape étant alors la phase judiciaire), mais elle peut également être contestée.

Pour la contester, le débiteur doit s’adresser directement au créancier en expliquant de manière détaillée la raison de sa contestation.

Si la mise en demeure a été envoyée par un huissier ou une société de recouvrement, il est préférable de leur écrire pour les informer de la réponse qui a été envoyée au créancier.

Deux cas de figure sont possibles :

• Contestation du fond à propos de l’existence même de la dette, de son montant, ou de son exigibilité.
• Contestation de la forme si des mentions obligatoires sont manquantes, par exemple.

La mise en demeure spécifie un délai, mais elle n’a pas pour autant d’effet contraignant absolu. Le débiteur est en droit de refuser le règlement, mais la lettre de mise en demeure pourra être produite dans le cadre d’un procès comme preuve que le créancier a tenté tout ce qui était en son pouvoir pour résoudre le litige à l’amiable.

Modèles de mise en demeure exemples

Voici 3 exemples de lettres de mise en demeure desquelles vous pouvez vous inspirer pour rédiger la vôtre.

Modèle 1

Nom, prénom et qualité du destinateur (personne habilitée au sein de l’entreprise) Nom de l’entreprise Nom et prénom ou raison sociale du débiteur Adresse

Fait à (Ville), le (…/…/…)

Lettre recommandée avec avis de réception

Objet : Mise en demeure de payer/d’exécuter

Madame, Monsieur,

Suite à nos nombreuses relances (préciser les dates de relance) lesquelles sont restées sans réponse de votre part en ce qui concerne votre obligation (préciser la nature de l’obligation ou les références de la facture impayée le cas échéant) dont vous ne vous êtes pas encore acquittée. De ce fait, nous constatons en cette date du ___ que vous demeurez redevable de la somme de X euros.

Pour cette raison, par la présente mise en demeure,nous vous enjoignons de régler la somme de X euros dans un délai de X jours à partir de la date de réception de cette lettre.

Nous tenons,par ailleurs, à vous informer que la présente mise en demeure fait office de point de départ des intérêts au taux légal en application des dispositions du Code civil en son article 1344-1.

Si aucun règlement de votre part n’intervient dans un délai de X jours, nous nous verrons dans l’obligation de porter l’affaire devant un tribunal compétent en vue de faire valoir nos droits.

Dans l’attente d’un retour de votre part, nous vous prions d’agréer, Madame,Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Nom et prénom

Signature

Modèle 2

Nom Prénom et qualité de l’expéditeur Raison sociale de l’entreprise Siège social de l’entreprise Coordonnées Nom et prénom ou raison sociale du destinataire Adresse ou siège social

Fait à (Ville), le (…/…/…)

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Mise en demeure

Madame, Monsieur,

Malgré nos nombreuses relances demeurées infructueuses jusqu’à ce jour, nous constatons que jusqu’à la date de la présente, à savoir le …/…/…, vous nous devez toujours la somme de X euros laquelle correspond à (préciser la nature, le motif et la raison de l’obligation du débiteur qui justifient la mise en demeure : factures impayées, dettes,etc.).

Cette situation malencontreuse m’oblige à rédiger la présente afin de vous signifier une mise en demeure de nous régler ladite somme. Nous vous accordons, pour cela,un délai de X jours à partir de la date de réception de ce courrier, soit jusqu’à la date du (date de la lettre + les X jours de délai),pour vous acquitter de votre dette. Autrement, nous nous verrons dans l'obligation de faire valoir nos droits auprès des instances judiciaires compétentes.

Toutefois, nous demeurons disposés à bien vouloir étudier tout accord amiable ou négociation et ainsi une résolution de cette mise en demeure et ainsi vous éviter des poursuites judiciaires. Cela devra inclure un dédommagement ainsi que des intérêts correspondant aux préjudices subis compte tenu de cette situation. Cet effort que nous consentons à vous accorder sera toutefois le dernier avant de procéder à un recours en justice. Nous invitons donc à agir en conséquence.

Dans l’attente d’un retour de votre part, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sincères salutations.

Nom et prénom

Signature

Modèle 3

Nom et prénom et qualité de l’expéditeur Adresse ou siège social Nom et prénom ou raison sociale Adresse ou siège social

Fait à (Ville), le (Date)

Objet : Lettre recommandée de mise en demeure avec accusé de réception

Madame, Monsieur,

Suite à nos plusieurs relances téléphoniques et courriers écrits restés sans réponse en date du …/…./…, c’est avec regret que je constate que votre entreprise n’a pas encore effectué le règlement correspondant à la facture N°…, arrivée à échéance le … (date).

Par conséquent, je vous informe par la présente mise en demeure de me verser, à titre principal, la somme de … euros. Je vous informe également que les intérêts au taux légal commenceront à courir dès la réception de ce courrier. De ce fait, le montant dû sera majoré des intérêts au taux légal conformément aux dispositions de l'article 1153 du Code civil.

Si vous ne vous acquittez pas de votre obligation dans un délai de 15 jours à compter de la réception du présent courrier, je me verrai dans l’obligation de saisir la juridiction compétente afin d'obtenir le paiement de la somme susvisée.

Dans l’attente d’un recours de votre part, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Nom et prénom

Signature

Modèle de lettre de mise en demeure de payer à complèter

Retouvez ci-dessous un modèle pré-rempli de lettre de mise en demeure de payer ⬇️

Ainsi, la mise en demeure constitue une dernière étape dans le processus de recouvrement à l’amiable. En cas d’absence de résultat, l’étape suivante consiste en un recours judiciaire. Toutefois, personne ne souhaite en arriver là, c’est pourquoi il est important de laisser la porte ouverte à la négociation et de le signifier dans la lettre de mise en demeure.

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