Comprendre les 6 exigences de l'obligation à la dématérialisation des factures
D’ici au 1er septembre 2027, les 2 milliards de factures émises chaque année en France devront passer au format électronique. Il s’agit d’une petite révolution puisque la majorité des factures est encore émise au format papier et envoyée par voie postale. Ainsi, Les Echos estimait en 2020 que 80% des factures étaient encore physiques.
Ce changement devrait générer des économies substantielles pour toutes les entreprises, tandis que celles qui ne s’y conforment pas risquent amendes et impayés. Débuté par le B2G (entreprises qui travaillent avec le secteur public), la mesure s’étend donc à tous les échanges B2B (entreprises qui travaillent avec d’autres entreprises).
Agicap vous explique tout sur le sujet pour vous préparer au mieux.
Pourquoi est-ce important de transitionner vers la facturation électronique (e-facture) ?
Les risques encourus à continuer d’émettre des factures papier à ses clients B2G et B2B
A terme, le premier risque sera celui des amendes. La loi prévoit une sanction de 15 € par facture pour chaque facture qui ne sera pas émise électroniquement. Ces amendes ne pourront cependant pas dépasser 15 000 € par an. Ensuite, ces factures doivent être transmises électroniquement à l’administration fiscale. Ici, l’amende monte à 250 € par facture, mais à nouveau dans la limite de 15 000 € par an.
Mais le principal risque pèse en réalité sur les impayés. En effet, vos clients auront pris l’habitude de recevoir toutes leurs factures fournisseurs au format électronique et à les payer immédiatement depuis leur logiciel. Si vous leur envoyez des factures papier, il est fort probable qu’ils les perdent, les paient en retard ou vous demandent de renvoyer une facture électronique, ce qui allongera d’autant votre délai de paiement.
Cependant, la dématérialisation va surtout avoir un impact positif.
Les gains à la dématérialisation des factures
La dématérialisation va engendrer des économies significatives pour les entreprises. Le coût d’émission et de traitement des factures pourrait ainsi être divisé par 10. DAF Mag estimait ainsi dans un article que ce coût passerait de 10 € par facture à 1 €. Le Ministère de l’Economie et des Finances estime de son côté que la mesure génèrera 4,5 milliards d’euros d’économies.
Ces économies proviendront de deux sources :
Réduction du coût d’émission et d’envoi. Plus besoin de papier, ni d’encre, ni d’enveloppes ou de timbres postaux.
Réduction du temps de traitement des factures fournisseurs. La saisie manuelle des factures fournisseurs représente encore une part non négligeable de la charge de travail des fonctions comptables de nos PME. A cela s’ajoute les erreurs éventuelles et les contrôles à effectuer pour les prévenir. Ce gain de temps leur permettra de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
A cela, il faut bien sûr ajouter un impact écologique non négligeable avec l’économie de ces quantités de papier.
Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation progressive des factures concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, pour leurs échanges B2B domestiques (entre professionnels). Les factures destinées à l’administration publique (B2G) suivent déjà ce mode via Chorus Pro et les particuliers (B2C) relèvent du e‑reporting, mais ne sont pas soumis à l’obligation d’e-invoicing. .
Cette réforme implique donc que chaque entreprise devra choisir une plateforme par laquelle ses factures transiteront. Ce choix est stratégique : il impacte à la fois la conformité réglementaire, la fluidité des processus internes et la relation avec les clients et fournisseurs.
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Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ? Les 6 exigences de l'obligation de dématérialisation des factures
Une facture électronique est une facture qui est “créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique” selon la définition de Bpifrance. Mais il ne s’agit pas d’envoyer un scan d’une facture papier. Il y a en effet plusieurs exigences à respecter pour être conforme.
1/ Le calendrier et le périmètre
La réforme de la facturation électronique s’appliquera progressivement entre 2025 et 2027. Dès septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des e-factures, tandis que les grandes entreprises et ETI devront aussi les émettre. L’obligation d’émission sera ensuite étendue aux PME et TPE à partir de septembre 2027.
Voici le calendrier détaillé :
2/ Nouvelles mentions obligatoires dans les factures électroniques
Au-delà des mentions déjà obligatoires pour les factures papier, la facture électronique devra, à compter de la réforme, contenir de nouvelles mentions spécifiques, parmi lesquelles :
Le numéro SIREN du vendeur ;
Le numéro SIREN de l’acheteur ;
L’option de paiement de la TVA sur les débits, si elle est retenue par l’entreprise ;
La nature de l’opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux.
Ces informations doivent apparaître dans des champs structurés et lisibles par les systèmes informatiques et les autorités fiscales.
3/ Les 3 formats autorisés pour l’émission des factures électroniques
Dans le cadre de la réforme, seules les factures électroniques émises dans un format structuré ou mixte seront conformes. L’objectif est d’assurer la lisibilité, l’intégrité des données et leur traitement automatisé.
Trois formats sont admis par l’administration :
Factur-X : un format mixte qui combine un PDF lisible et un fichier XML structuré embarqué.
UBL (Universal Business Language) : un format structuré normalisé à l’international.
CII (Cross Industry Invoice) : un format structuré développé par l’ONU pour les échanges intersectoriels.
Ces formats doivent obligatoirement transiter par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée par l’État.
4/ La transmission via une plateforme agréée
La transmission des factures électroniques s’effectuera obligatoirement via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée par l’État. Le Portail Public de Facturation (PPF) ne sera plus accessible pour les échanges B2B, mais restera utilisé uniquement pour l’e‑reporting (déclaration électronique des opérations B2C, internationales, ou spécifiques). Toutes les entreprises devront choisir leur PDP de réception, permettant l’acheminement des factures via un annuaire central.
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Concrètement, voici à quoi ressemblera la nouvelle chaîne de facturation :
Nous reprenons ici le schéma de l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État : déroulons-le ensemble.
Émission de la facture : le fournisseur émet une facture numérique directement dans un format structuré (Factur‑X, UBL ou CII).
Transformation (optionnelle) : si ce format n’est pas encore disponible dans ses outils, le fournisseur peut recourir à un opérateur de dématérialisation (OD). Celui‑ci convertit la facture dans un format accepté par une plateforme agréée.
Transmission via PDP : la facture est ensuite envoyée à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée pour 3 ans, conforme aux exigences légales (infrastructure sécurisée, cloud souverain, audits). La PDP :
- transmet la facture à la PDP du client, identifiée dans l’annuaire national ;
- en extrait des données à fins de e‑reporting vers le Portail Public de Facturation (PPF), pour les opérations concernées (ventes à des particuliers, opérations internationales…).Rôle du PPF et de l’administration
- Le PPF collecte les données extraites (statut, date, TVA, etc.) pour les transmettre aux services fiscaux.
Dans le cadre du B2G, le PPF (via Chorus Pro) peut aussi transmettre la facture elle-même à l’entité publique concernée.
- L’administration utilise ces données pour le pré‑remplissage des déclarations de TVA et la lutte contre la fraude, qui coûte à l’État entre 10 et 15 milliards d’euros par an.Note sur les parcours possibles : à compter de la réforme, le recours à une PDP est obligatoire pour l’émission et la réception des factures électroniques B2B domestiques. Seul le dépôt des données de e-reporting reste possible directement sur le PPF, pour les opérations qui ne nécessitent pas une e-facture.
5/ Le reporting à l’administration fiscale (e‑reporting)
L’e‑reporting consiste à transmettre électroniquement des données fiscales et comptables sur les transactions et paiements. Cette obligation s’applique aux opérations non couvertes par l’e‑invoicing : B2C, échanges internationaux (export, intra‑UE), et encaissements liés aux prestations.
Les données doivent être envoyées via la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), qui les transmet au Portail Public de Facturation (PPF), puis à l’administration fiscale. La fréquence de transmission dépend du régime de TVA : mensuelle ou trimestrielle.
L’obligation entre en vigueur progressivement : septembre 2026 pour les GE et ETI, et septembre 2027 pour les PME, TPE et auto‑entrepreneurs
6/ L’archivage électronique
La dernière exigence à respecter est l’archivage électronique des factures. Très simplement, vous ne pourrez pas imprimer les factures, les stocker puis les montrer à l’administration fiscale en cas de contrôle. Il faudra leur présenter les originaux, électroniques.
À lire aussi : Quels sont les meilleurs logiciels de facturation ?
Questions fréquentes
Puis-je encore envoyer des factures par email ?
Non. À partir de 2026, les factures B2B devront être émises et transmises via une PDP. L'envoi de PDF ou autres formats par email sera considéré comme non conforme.
Les factures reçues seront-elles automatiquement payées ? Puis-je les refuser ?
Oui, vous pourrez accepter ou rejeter les factures directement via votre interface PDP. Un refus génère un statut de rejet dans la chaîne de facturation (explicité dans la norme XP Z12‑014)
Que faire si un client me demande une version lisible de la facture ?
Le client doit passer par sa PDP, qui fournit automatiquement la version lisible (PDF) avec la facture structurée.
À quel rythme faut-il transmettre les factures ?
Au fil de l’eau, c’est-à-dire dès leur émission : il n’y a pas de périodicité particulière, mais chaque facture doit être transmise immédiatement via la PDP.
Dois-je continuer à déposer une déclaration de TVA ?
Oui, l’obligation fiscale reste en place, avec déclaration selon votre régime (mensuel/trimestriel). Les données e‑reporting permettront de pré-remplir ces déclarations.
Mon fournisseur peut-il m’imposer un format d’e-facturation ?
Non. Vous pouvez choisir librement votre PDP pour recevoir les factures, tant qu’elle est agréée et compatible avec les formats structurés.
Dois-je adopter une solution supplémentaire ? ERP/CRM sera-t-il compatible ?
Cela dépend de votre système : À compter de l’entrée en vigueur de la réforme, l’émission et la réception de factures électroniques B2B devront obligatoirement transiter par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Votre ERP/CRM devra donc être compatible avec la PDP de votre choix, directement ou via un connecteur adapté. Vérifiez auprès de votre éditeur la compatibilité de votre interface avec les PDP immatriculées.
Quelles PDP sont disponibles ?
Plus de 220 plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont immatriculées, et leur liste officielle est disponible sur le site des impôts. Un annuaire national centralise ces informations : il permet de vérifier à quelle plateforme chaque entreprise est rattachée pour l’émission et la réception des factures électroniques
Comment faire pour dématérialiser une facture ?
Vérifiez les données client exigées
Assurez-vous de disposer des informations requises : SIREN du client, numéro de TVA intracommunautaire, type d’opération, option TVA sur débits… indispensables pour chaque facture conforme.
Analysez votre processus de facturation actuel
Si vous émettez des factures en EDI conforme ou dans un format structuré (Factur‑X, UBL, CII) déjà pris en charge par votre système, il sera nécessaire de connecter votre solution à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour garantir la transmission conforme de vos factures électroniques B2B.
Sinon, une PDP vous permettra d’automatiser la conversion, la transmission, le traitement et le e‑reporting, tout en garantissant votre conformité réglementaire.
Choisissez et préparez votre plateforme
Ne tardez pas à sélectionner une PDP, car :
La réforme entre en vigueur dès septembre 2026–2027 ;
Vous devrez prévoir du temps pour intégrer la solution dans votre ERP/CRM et former vos équipes ;
L’engorgement des plateformes risque d’allonger les délais.
Lors de votre choix, vérifiez la compatibilité technique, la qualité du support, le coût, les références clients, et la capacité à assurer le e‑reporting.
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