Logiciel de contrôle de gestion : comment le choisir ?
Fonction stratégique d’une entreprise, le contrôle de gestion permet de gagner en performance. L’utilisation d’un logiciel de contrôle de gestion efficace aide les contrôleurs de gestion à travailler mieux et plus rapidement.
A quoi sert cet outil et comment le choisir au mieux ?
Voici un guide complet pour vous aider à mieux choisir votre logiciel de contrôle de gestion.
A quoi sert un outil de contrôle de gestion ?
Un logiciel de contrôle de gestion est un logiciel de finance qui permet de faciliter et d'automatiser partiellement le contrôle de gestion dans une entreprise. Autrement dit, il s'agit d'une solution informatique destinée à faciliter le travail des contrôleurs de gestion. C’est un sujet primordial aujourd’hui. En effet, une étude réalisée par Décision Performance Conseil et la DFCG, rapportée par Les Echos, met en lumière les tendances actuelles dans le domaine du contrôle de gestion. Elle indique que 73 % des entreprises interrogées ont déjà installé ou sont en train d'installer un outil classique de pilotage de la performance, et environ 64 % utilisent la visualisation de données. Cette étude souligne l'importance croissante des systèmes d'information dans le contrôle de gestion.
Par définition, le contrôle de gestion permet d'optimiser la gestion des ressources de l'entreprise pour atteindre les objectifs fixés. C’est un pôle d’emploi pivot au sein d’une entreprise. Il nécessite de centraliser et de synthétiser les données financières de l’entreprise. Ces dernières sont alors interprétées pour produire des recommandations concrètes et faciliter la prise de décision.
Ces tâches incombent principalement au contrôleur de gestion. Traditionnellement, il utilise Excel. Or, ce dernier nécessite de la saisie manuelle et peut être chronophage et fastidieux. De plus, l’illustre tableur peut vite montrer ses limites lorsqu’il s’agit de traiter de gros volumes de données financières. C’est dans cette ligne d’idée que sont apparus les logiciels de contrôle de gestion.
Le principal rôle de ces outils est d'automatiser les tâches répétitives liées au contrôle de gestion. Ils permettent ainsi de limiter la saisie humaine et ainsi les risques d’erreur. Les outils de contrôle de gestion permettent aussi d’optimiser le suivi des performances. Ainsi, à la clé gain de productivité et de temps au sein de l’entreprise.
Comme tout outil de gestion, un outil de contrôle de gestion comprend différentes fonctions :
- L'ERP (Enterprise ressources planning) qui optimise le planning du budget et le suivi de performance ;
- Le planning ;
- La gestion des frais ;
- Les outils de conformité : règles de sécurité, règlements fiscaux, etc. ;
- Le contrôle de gestion financière.
Le logiciel de contrôle de gestion offre ainsi un certain nombre d’avantages :
- Gain de temps grâce à l'automatisation des tâches routinières ;
- Accessibilité et diffusion transversale des informations. On a vu que le contrôle de gestion est une fonction transversale qui implique différents acteurs.
- Elimination du risque d’erreur humaine de saisie de données, de calcul ou d’interprétation car l’intervention humaine n’est plus nécessaire.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel de contrôle de gestion entreprise
Compte tenu de la transversalité de la fonction de contrôle de gestion, un logiciel de contrôle de gestion contient 3 fonctions :
- La planification ;
- Le pilotage ;
- La communication.
Voici les principales fonctionnalités que vous devez rechercher dans un logiciel de contrôle de gestion :
-
La préparation et le suivi du budget ;
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Le costing ou calcul des coûts : target costing, life-cycling costing, méthode ABC, etc.
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Le suivi de performance à travers des indicateurs clés ;
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L’automatisation des tâches récurrentes ;
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Création de tableaux de bords pour le reporting ;
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La collecte des données financières.
Le contrôle de gestion intègre aussi un volet financier qui doit comprendre :
- La facturation ;
- La budgétisation ;
- La comptabilité ;
- La gestion des notes de frais ;
- Etc.
Certains outils se limitent à des fonctionnalités purement financières ou comptables. Plus polyvalents, certains logiciels intègrent également des fonctionnalités RH, combinant ainsi gestion financière et SIRH.
Le logiciel de contrôle de gestion est également destiné à impliquer différents pôles de service au sein de l’entreprise, assurant un accès en temps réel aux statistiques et indicateurs. C’est ainsi que la possibilité du travail collaboratif est une fonctionnalité indispensable dans le cadre de ces outils de gestion.
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Quel est le meilleur logiciel de contrôle de gestion ? Quels sont les principaux outils ? Comparatif et exemples
Voici un tableau qui récapitule les principales fonctionnalités des 5 meilleurs logiciels de contrôle de gestion :
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Quels critères pour choisir son logiciel de contrôle de gestion ?
Il existe d’innombrables outils de contrôle de gestion sur le marché.
Prendre en compte les besoins du contrôleur de gestion
Pour trouver le meilleur, il faut avant tout prendre en compte les besoins du contrôleur de gestion. Il s’agit donc d’identifier les fonctionnalités susceptibles de l’aider à résoudre ses problématiques récurrentes.
Une fois ces fonctionnalités repérées, faire son choix devient plus simple en regardant les offres de chaque outil.
L’optimisation des coûts
D’autre part, en parlant de contrôle de gestion, on pense forcément à l'optimisation des coûts. Le tarif est un critère déterminant pour choisir son logiciel de contrôle de gestion.Il doit en effet faciliter la gestion financière de l’entreprise et non la mettre en péril. L’idée est donc de trouver un outil efficace avec les fonctionnalités adaptées à ses besoins au meilleur prix. Il faut aussi rester vigilant en ce qui concerne les éventuels coûts cachés pour éviter les mauvaises surprises.
Certains outils affichent clairement leurs outils, facilitant ainsi le travail de comparaison. D’autres, en revanche, nécessitent des devis personnalisés. Dans ce registre, n’hésitez pas à essayer la version d’essai gratuite pour l’évaluer.
La sécurité des données
Par ailleurs, il faut rester attentif à la politique de sécurité des données. La confidentialité est un maître mot puisqu’il s’agit ici de données stratégiques pour l’entreprise.
Le support client
Et enfin, comme on n’est jamais à l’abri de problèmes techniques en ce qui concerne ces outils SaaS, il faut également s’assurer que l’éditeur de l’outil dispose d’un support client efficace et réactif.
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Quels sont les principes fondamentaux du contrôle de gestion ?
Vous l’aurez compris : le contrôle de gestion est une fonction fondamentale au sein d’une entreprise. Il contribue activement à la rentabilité de l’entreprise.D’une manière générale, il repose sur deux axes clés : l’efficacité et l’efficience.
Le contrôle de gestion d’une entreprise repose sur 4 principes fondamentaux :
La détermination des objectifs
Les objectifs de l’entreprise doivent être clairement définis. Tous les collaborateurs au sein de l’entreprise doivent les intérioriser et travailler à leur réalisation.
La responsabilisation des acteurs
Bien qu’incombant principalement au contrôleur de gestion, le contrôle de finance implique transversalement tous les acteurs clés de l’entreprise.Pour ce faire, tous doivent ainsi avoir accès aux informations ainsi qu’aux indicateurs de performance. De même, les responsabilités de chacun doivent être clairement définies pour une meilleure synchronisation du travail.
L’adaptation au contexte
Le contrôleur de gestion doit assurer ses missions en tenant compte des spécificités de l’entreprise, de ses activités et de son environnement. De même, les outils utilisés doivent également être adaptés au contexte spécifique de l’entreprise.
La recherche de l’efficience
Efficience signifie optimisation des coûts. Autrement dit, les activités de l’entreprise doivent être menées en minimisant les coûts pour optimiser la rentabilité.Dans ce contexte, il revient au contrôleur de gestion d’identifier des mesures correctives en vue d’optimiser les processus de travail.
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Quels sont les différents types de contrôle de gestion ?
Le contrôle de gestion est une fonction qui se positionne en amont, pendant et en aval de l’ensemble du processus de l’entreprise.
- En amont, il contribue à la détermination des objectifs de l’entreprise et à l’élaboration des budgets.
- Puis, en cours d’exploitation, il détermine et choisit les indicateurs clés permettant de faire le suivi des résultats compte tenu des objectifs fixés.
- En aval, il propose des axes d’amélioration ou des mesures correctives en vue d'optimiser l’efficacité et l’efficience au sein de l’entreprise.
