Gestion de trésorerie : les erreurs à ne pas commettre

Une erreur courante de gestion consiste à ne pas établir de prévisions et par conséquent naviguer à l’aveugle. L’établissement d’un plan de trésorerie prévisionnel est primordial pour gérer sa trésorerie et plus généralement son entreprise. Autrement dit, suivre et ajuster de manière régulière sa trésorerie est essentiel !

Un plan de trésorerie prévisionnel inexistant

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L’absence de plan de trésorerie prévisionnel peut empêcher un dirigeant de disposer d’une vision à long terme de son activité. L’utilité du prévisionnel réside en effet dans sa capacité à informer le dirigeant d’entreprise des difficultés de trésorerie à venir et donc de les anticiper. Il faut prendre les mesures nécessaires avant que les problèmes n’apparaissent. Ne pas établir de prévisionnel revient à diriger son entreprise en avançant à tâtons, sans savoir si le prochain pas qu’elle fera la mènera vers le succès ou droit dans le mur. Même si une très bonne connaissance de son secteur et de son métier est un prérequis à toute bonne prise de décisions, un patron ne dispose pas des informations nécessaires au pilotage de son entreprise s’il se contente de retenir toutes les informations clés dans un coin de sa tête !

Un plan de trésorerie prévisionnel mal utilisé

Construire un plan de trésorerie prévisionnel n’est pas une fin en soir, l’erreur classique est de ne pas l’alimenter à fréquence régulière  au cours de l’année. Le plan de trésorerie est en effet un tableau de bord qu’il faut consulter régulièrement et surtout mettre à jour en fonction de ses objectifs (budgets), qui fluctuent au fil des mois, et de ses flux de trésorerie réels. A défaut, le dirigeant peut se méprendre et prendre des décisions risquées pour l’avenir de son activité n’ayant pas une vision “objective” de la santé de son business (ventes en berne, saisonnalité non prise en compte, etc.)

Une vision trop optimiste

L’enthousiasme d’un gérant est nécessaire pour mener son entreprise vers le succès, mais se laisser emporter par cet engouement peut parfois causer des difficultés de trésorerie ! Surestimer les volumes de vente de l’entreprise au cours d’une période donnée peut la précipiter dans une situation délicate. Enfin, il est important de ne pas confondre un chiffre d’affaires élevé et une situation de trésorerie positive ! L’un peut malheureusement aller sans l’autre. Prudence !

Mal maîtriser ses délais de paiement

L’une des principales sources de difficultés de trésorerie se situe dans la gestion des délais de paiement. En effet, la trésorerie prend en compte les flux d’argent réels et donc le paiement effectif d’une facture, non sa rédaction. Une entreprise qui génère un grand nombre de ventes peut voir sa trésorerie diminuer fortement si les encaissements prennent du temps à se matérialiser. Il faut veiller à bien surveiller le niveau de charges et de dépenses et fixer des acomptes qui couvrent le paiement des charges variables afin d’éviter les mauvaises surprises.

Une erreur courante en matière de gestion de trésorerie consiste donc à ne pas accorder suffisamment d’attention aux délais de paiement des créances clients et des dettes fournisseurs.

Les créances clients

Certains dirigeants font l’erreur d’accorder à leurs clients des délais longs pour régler leurs factures. Cela est d’autant plus vrai quand les chefs d’entreprise n’encouragent pas le paiement comptant (au moyen d’escomptes commerciaux par exemple). Si le fait de pratiquer une politique de paiement “souple” peut être un atout et donner une certaine marge de manœuvre, elle peut néanmoins être néfaste sur le long terme si elle est mal maîtrisée.

Autrement dit, attribuer des délais de paiement longs et de façon systématiques à ses clients est contre-productif, voire risqué, d’autant plus que certains d’entre eux ont la trésorerie pour payer un acompte ou même la quasi totalité de la facture dès réception.

Les dettes fournisseurs

Une mauvaise gestion des délais de paiement des fournisseurs est souvent la cause de problèmes de trésorerie. Un chef d’entreprise qui ne négocie pas suffisamment avec ses fournisseurs va se voir imposer des délais de paiement qui mettent sa trésorerie sous pression. Il faut peser le pour et le contre entre un fournisseur plus cher mais qui accorde des délais avantageux et un fournisseur bon marché mais très peu conciliant sur les délais de paiement. Attention ! Les délais et conditions de paiement sont tout aussi importants que le prix en lui-même ! Dans tous les cas, Il faut apprendre à bien communiquer ses enjeux à ses fournisseurs afin de construire une relation de confiance stable dans le temps.

Relances clients

Laisser ses clients imposer leurs conditions de paiement est le meilleur moyen pour dégrader sa trésorerie. Certains entrepreneurs ne rappellent pas assez à leurs clients les obligations qu’ils ont contracté auprès d’eux. Il arrive même que des clients “profitent” de cette tendance, voire même en abusent et ne paient pas leurs dettes !

Une absence de suivi des créances clients peut donc causer des difficultés de trésorerie qu’il est aisé d’éviter en relançant les clients qui tardent à payer et ce, de manière intelligente. Il faut privilégier la méthode douce et faire preuve de tact, car les menaces détériorent la relation client et doivent être utilisées en ultime recours. Relancer des clients réticents peut être difficile, il ne faut pas se décourager et garder son sang-froid pour obtenir gain de cause !

Sous estimer le potentiel des solutions innovantes

Il est courant pour un gérant de TPE, voire même de  PME, de gérer sa trésorerie soi-même. Un entrepreneur est souvent très occupé et doit la plupart du temps assurer un grand nombres de tâches dans une seule et même journée. Difficile avec un emploi du temps aussi chargé d’allouer du temps à la gestion. Et pourtant, c’est une tache inhérente à la fonction de dirigeant. Négliger la gestion de sa trésorerie, ou remettre à plus tard son analyse, c’est piloter son entreprise à vue, sans garde fous ni visibilité… bref, c’est périlleux.

Une fois qu’on a dit cela, reste à savoir comment le faire pour perdre le moins de temps possible. A ce titre, est conseillé de se faire aider d’un assistant ou d’un employé de confiance, formé au préalable. Il n’est pas nécessaire d’être un expert-comptable pour gérer la trésorerie : cela demande simplement un peu de rigueur et de l’attention !

Quel outil utiliser ? Une entreprise peut rapidement se perdre en essayant de gérer sa trésorerie sur un bout de papier. C’est chronophage et les sources d’erreurs possibles sont nombreuses. ! L’utilisation d’Excel, quoique gratuite, offre des options intéressantes mais la mise à jour est complexe si l’on est pas spécialiste. En résumé, Excel est plutôt réservé aux experts, aux personnes chevronnées à la modélisation. Alors quoi ? L’un des outils les plus simples et efficaces se nomme AGICAP. C’est une application en ligne adaptée aux TPE et PME qui permet de visualiser mois par mois les encaissements et décaissements à prévoir et de suivre la trésorerie au fil de l’eau. En plus, c’est 100% Français !

Gérer ses stocks de manière inadaptée

Une gestion inadéquate des stocks de l’entreprise peut également induire des difficultés de trésorerie.

Les produits que l’on trouve dans le stock d’une entreprise représentent ce que l’on appelle des “capitaux immobilisés”. Accumuler un stock important revient comme son nom l’indique à immobiliser des capitaux, à faire “dormir” une manne d’argent que représentent les produits stockés. Un surplus de stock peut même induire de nouvelles charges (frais de stockage, frais de déstockage massif, etc.) et donc diminuer vos marges.

De plus, un stock trop important peut motiver un dirigeant à vendre au rabais, voire à perte, ses produits. Si cela a pour effet d’améliorer à très court terme la trésorerie, cela impacte aussi négativement la rentabilité de l’entreprise. Il est donc évident que ce n’est pas une pratique soutenable dans le temps. Cela est d’autant plus vrai si les produits entreposés sont des denrées périssables ou des objets passant rapidement de mode, leur valeur se dépréciant fortement avec le temps.

Au contraire, un stock trop faible augmente les chances de rupture (de stock). Une telle situation empêche évidemment à l’entreprise de fournir correctement ses clients et peut augmenter le niveau de frustration voire de mécontentement. Le chiffre d’affaires va mécaniquement en pâtir et mettre la trésorerie à rude épreuve.

Envisager des solutions de financement trop tard

En raison d’une gestion et d’une anticipation insuffisante de leur niveau de trésorerie, beaucoup de petites entreprises se retrouvent du jour au lendemain dans le rouge. Lorsque le seuil jugé critique est atteint, le dirigeant n’a d’autres choix que d’envisager un financement externe. Problème, le banquier est alors peu enclin à débloquer des solutions (prêt, découvert autorisé) car la situation financière n’est pas rassurante.

Rassurer. Voilà le défi principal à surmonter lorsque qu’on négocie un financement avec son banquier. Plus la situation financière est délicate, moins le dirigeant n’a de leviers de négociation pour obtenir des taux intéressants ou le niveau de financement espéré. Cela paraît évident. Et pourtant, l’exercice est périlleux et nécessite de montrer “patte blanche” à son banquier. Il a besoin de se projeter sur votre capacité à rembourser le prêt dans un futur proche. Pour l’aider dans cette projection, il est important de montrer des chiffres. La tenu d’un plan prévisionnel de trésorerie est là pour ça. Sans budget de trésorerie, i.e. sans prévisionnel des ventes et de charges, le banquier ne dispose pas d’éléments suffisants pour s’assurer que l’entreprise est en mesure de rembourser la somme empruntée le moment venu. Cliquez ici pour en savoir plus. 

La réserve de trésorerie

Le manque d’anticipation et de vision à long terme peut également porter préjudice à une entreprise en pleine croissance ! Il est tentant d’investir aux premiers signaux d’une hausse de son chiffre d’affaire. Cela étant dit, une surchauffe nouvelle de son activité n’est pas automatiquement synonyme de croissance durable. Un prévisionnel de trésorerie permet justement de se projeter à moyen terme et de prendre du recul par rapport aux succès rapides. Grâce aux projections, le dirigeant peut mettre en perspective l’actualité récente de son activité avec les projets à moyen terme et valider ainsi que tel ou tel investissement est bien possible.

Parce que nul n’est devin, une réserve de trésorerie peut aider à se prémunir – au moins partiellement – contre les imprévus. La réserve de trésorerie se constitue en mettant de côté une partie du résultat des exercices comptables précédents. Ce “coussin” de trésorerie offre l’assurance de ne pas se faire surprendre par une baisse soudaine de l’activité, la fin d’un contrat client ou d’autres événements impossibles à prévoir : vols, incendies, catastrophes naturelles, etc.

Oublier d’améliorer sa rentabilité

Des charges mal maîtrisées

Plus l’entreprise se développe, plus les charges s’accumulent, c’est mathématique. Avec le temps, il est difficile d’avoir en tête l’ensemble des postes de charges et les montants associés. Pourtant, nombreuses sont les charges qui pourraient être diminuées voir supprimées n’étant plus pertinentes ou stratégiques pour l’activité. Mises bout à bout, ces petites économies peuvent aider à rétablir une trésorerie défaillante et ce à moindre effort. Avant de chercher à mieux vendre, commencer par dépenser moins ou tout du moins dépenser mieux. Voici une liste, non exhaustive, des postes de charges qui créent souvent des dépenses superflues :  

• Tarifs fournisseurs : un contrat conclu avec un fournisseur n’est jamais gravé dans le marbre ! La fidélité étant toujours récompensée, il faut apprendre à re-négocier les prix fixés par un partenaire de longue date afin de valoriser la relation client-fournisseur. C’est une une pratique courante qui peut générer de fortes économies de coûts sur l’achat des marchandises.
• Charges de fonctionnement : certaines entreprises continuent d’imprimer et de gérer leur documentation au format papier sans se rendre compte des économies qui peuvent être réalisées par le traitement informatique de ces données. Regarder ce que font les autres entreprises et être alerte sur les nouvelles pratiques est donc très important.
• Etc.

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Un chiffre d’affaires stagnant voire déclinant

Il arrive qu’une entreprise se repose sur ses acquis et ne cherche pas à augmenter ses ventes et donc son chiffre d’affaires. Or, il existe plusieurs façon de stimuler ses ventes et donc de booster son niveau d’encaissements :

• Des prix trop bas : il est tout à fait possible que les prix pratiqués par une entreprise soient trop bas par rapport à ce qu’ils pourraient être. Ne pas étudier les possibilités d’augmentations contrôlées des prix proposés par une entreprise, c’est mettre de côté une augmentation du chiffre d’affaires potentielle dont les concurrents ne se privent sans doute pas !
• Une visibilité trop faible : les réseaux sociaux sont aujourd’hui un bon moyen de communiquer avec ses clients / prospects et de créer un lien fort. Pourquoi s’en priver ? La communication peut être réalisée gratuitement et à moindre effort par ce biais.  Les bénéfices générés en améliorant la visibilité d’une entreprise sont plus importants que les quelques minutes nécessaires à l’envoi d’un post sur votre page Facebook. Pensez-y.
• Une connaissance trop légère de sa clientèle et de sa concurrence : c’est un désavantage majeur pour toute entreprise. Il est important pour un dirigeant de comparer ses prix, pratiques et actions commerciales avec celles des ses concurrents afin de faire évoluer son offre si besoin. Apprendre à segmenter et cibler correctement ses clients est un excellent moyen de stimuler son chiffre d’affaires en vendant mieux.

En résumé, nombreuses sont les actions pouvant aider à rétablir une trésorerie défaillante. L’important est d’abord et surtout de démarrer une gestion simple et efficace de sa trésorerie, de travailler sur les délais de paiement, de veiller à anticiper ses besoins, de faire des économies là où on peut et de chercher à stimuler ses ventes au cours du temps. Évitez ces erreurs classiques de gestion et vous dormirez sur vos deux oreilles !