Comment gérer sa trésorerie consolidée dans l'hôtellerie ?

La gestion de la trésorerie est une tâche incontournable pour toute entreprise, tous secteurs inclus. Le secteur de l’hôtellerie et de la restauration n’est pas en reste. Cette tâche incombe notamment au contrôleur de gestion, au trésorier de groupes d'hôtel-restauration et/ou aux DAF.Compte tenu de ses spécificités propres, la gestion de sa trésorerie consolidée en hôtellerie-restauration doit être optimisée en fonction.

Nous en parlons dans les lignes qui suivent.

Les spécificités de la gestion de trésorerie dans l'hôtellerie

Voici les 6 éléments qui caractérisent la gestion de trésorerie dans le secteur de l’hôtellerie :

• La gestion des stocks. Les stocks dans ce domaine comprennent notamment les produits alimentaires et les boissons. Avec des dates de péremption souvent courtes, la gestion des stocks se doit d’être rigoureuse pour éviter des pertes. Cela nécessite d’ailleurs l’utilisation d’un logiciel de gestion de stock. Il en résulte un important BFR (Besoin en fonds de roulement). Il faut donc un suivi efficace de cet indicateur pour éviter tout imprévu.

• La gestion de la TVA. Comme toute entreprise, les hôtels et les restaurants sont également soumis à la TVA. En France, celle-ci s'élève à 10 % sur les plats préparés sur place, 20 % sur les boissons et 10 % sur les chambres. Ce sont donc des charges obligatoires que le groupe doit pouvoir anticiper.

• Les fluctuations saisonnières de leur activité. Plus que d’autres secteurs, l'hôtellerie et la restauration sont fortement exposés à des fluctuations saisonnières. En ce qui concerne l’hôtellerie en particulier, les mois de novembre à mars sont généralement des périodes creuses. Tandis que la haute saison se situe entre juin et août.C'est ainsi qu'en ce qui concerne la clientèle domestique (nouvelle tendance de l'été 2022 dans certaines destinations), 77 % des nuitées sont réalisées durant la période estivale de juillet à septembre. Les acteurs de ce secteur doivent donc élaborer des stratégies efficaces afin d’atténuer les conséquences néfastes d’une telle saisonnalité. Cela doit notamment passer par une gestion de trésorerie efficace et un prévisionnel dynamique.

• La gestion des investissements. Compte tenu de la forte concurrence dans ce secteur, les enseignes doivent en permanence investir dans des matériels innovants et coûteux pour y faire face. Il peut s'agir de meubles, d’installations ou encore d' équipements de cuisine professionnels par exemple.

• Des coûts variables. Les charges auxquelles les restaurants et les hôtels doivent faire face dépendent du niveau d'activité. Les charges de personnel, les achats de marchandises, les coûts liés aux services publics ou encore les frais de marketing peuvent augmenter ou diminuer en fonction de la demande. Dans le domaine de la restauration par exemple, les coûts peuvent atteindre jusqu'à 95 % des recettes (dont 24 % en nourriture et boissons confondues, 63% en frais de personnel et 8 % pour les autres dépenses dont le coût de l'énergie, les coûts de marketing, etc.). Il faut donc une gestion rigoureuse et dynamique de la trésorerie pour pouvoir tenir le cap.

• La dépendance à des tiers. Les hôtels et les restaurants doivent travailler avec des partenaires multiples dans leur activité. Les hôtels et les restaurants travaillent souvent avec de nombreux fournisseurs et partenaires, ce qui entraîne des obligations de paiement et de gestion des contrats. Seule une gestion rigoureuse permet de gérer efficacement les relations avec ces différents fournisseurs.

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Stratégies de gestion de trésorerie dans l'hôtellerie

Voici nos conseils pour gérer au mieux votre trésorerie dans l’hôtellerie :

• Savoir anticiper. Pilotez votre trésorerie à l’aide d’un plan de trésorerie ou d’un logiciel afin d’anticiper au mieux votre BFR. Vous devez prévoir aussi bien vos coûts que vos encaissements et élaborer un budget prévisionnel. Cela vous permettra d'aménager votre trésorerie afin de limiter les contrecoups des saisons creuses. À charge ensuite pour vous d'affiner et d'actualiser votre plan de trésorerie au fur et à mesure de vos activités. Il est d'ailleurs recommandé d'effectuer une mise à jour mensuelle pour un suivi efficace.

Vous devez également faire un suivi rigoureux de votre trésorerie via les indicateurs clés comme la trésorerie disponible, le fonds de roulement (FR), la consommation nette, etc.

• Maîtriser les délais de paiement. Tout retard de paiement peut engendrer des conséquences néfastes pour votre entreprise. Vous devez optimiser votre DSO (Days Sales Outstanding - Délai de paiement) en indiquant clairement vos conditions de règlement à vos partenaires et en adoptant une politique de relance.Avec Agicap, vous pouvez automatiser vos relances clients afin de limiter les retards de paiement. La plupart du temps, les retards de paiement sont dus à un simple oubli. Relancer le client à temps vous permet ainsi de prévenir les retards de paiement.

• Optimiser la rentabilité de votre établissement. C’est la clé pour une gestion de trésorerie efficace. Pour cela, vous devez attirer de nouveaux clients en renouvelant régulièrement vos offres.Le domaine de l'hôtellerie et de la restauration est en effet en proie à des tendances évolutives. Les acteurs dans ce domaine doivent ainsi particulièrement rester attentif à ces tendances afin d'optimiser son attractivité.

Vous pouvez également baisser vos charges en optant pour des équipements moins énergivores ou des produits moins coûteux et également réduire vos coûts de production.

• Fidéliser votre clientèle en analysant ses besoins. C’est bien beau d’attirer de nouveaux clients mais encore faut-il fidéliser la clientèle existante. Pour cela, vous pouvez commencer par analyser et étudier les besoins de vos client Les établissements hôteliers utilisent différentes méthodes aussi efficaces les unes que les autres pour fidéliser leurs clients : les programmes de fidélité, les systèmes de points, les cadeaux, les récompenses VIP, l'emailing, etc.

Les indicateurs spécifiques à la gestion de trésorerie dans l’hôtellerie-restauration :

Chaque secteur possède ses propres indicateurs. En ce qui concerne l'hôtellerie, on peut suivre :

• Le taux d'occupation
• Le revenu moyen par chambre louée (RMC)
• Le Revenu moyen par chambre (ou Revenue per available room - REVPAR).

On peut également citer la marge brute, le ratio des charges de personnel, le prime cost ou encore le ratio du coût des matières premières.

Avec Agicap, vous pouvez automatiser le suivi de chacun de ces indicateurs afin d'effectuer un suivi efficace et en temps réel de la performance de vos établissements.

Avoir une consolidation de trésorerie très fine pour gagner en visibilité :

Voici nos conseils pour une consolidation de trésorerie qui favorise la visibilité de votre groupe :

• Modéliser l’impact des difficultés de recrutement, les stratégies d’acquisition et de rétention d’employés et l’évolution de la masse salariale. On a vu que les dépenses de personnel grèvent à 65 % les recettes d'un établissement hôtelier. Il est primordial de rationaliser ce poste de dépenses au maximum.

• Anticiper les travaux à réaliser et juger de leur faisabilité financière, en particulier lorsque vous faites évoluer le room mix et l’occupation de votre pied d’immeuble.

• Mieux négocier avec les banques. Lorsque vous souscrivez un emprunt bancaire, vous pouvez notamment négocier le taux d'intérêt, la durée de remboursement ou les garanties en cas de défaillance lors du remboursement du prêt. Il faut être attentifs aux taux d'intérêt trop intéressants alors que les garanties vous mettent en risque. De même, bien que plus la durée est longue, plus le coût du crédit augmente, il est souvent préférable de rallonger la durée de remboursement que de risquer un défaut de remboursement.

• Automatiser le reporting à la direction et aux investisseurs. Une bonne communication entre les différents acteurs d'une structure est la clé de la performance. Agicap est adapté au travail collaboratif si bien que tous les acteurs peuvent accéder en temps réel aux mêmes informations.

Retour d’expérience : comment Kolibri utilise Agicap pour gérer la trésorerie consolidée de son groupe ?

Kolibri est une PME familiale qui regroupe 23 structures dans les domaines de l'hôtellerie, la restauration et la construction. Habitué à utiliser Excel pour gérer la trésorerie du groupe, celui-ci s'est vite avéré insuffisant lorsque le groupe a commencé à se développer. L'enjeu était alors pour les gestionnaires du groupe de trouver un outil qui, tout en permettant à l'ensemble de l'équipe de disposer de données fiables, facilite la prise de décision. C'est ainsi qu'ils se sont tournés vers Agicap.

Satisfait, Nicolas Hesnard, associé et DAF chez Kolibri nous confie qu'Agicap "apporte souplesse et sécurité en matière de trésorerie". Il apprécie notamment le côté collaboratif de l'outil, permettant ainsi à l'ensemble des équipes d'avoir accès aux mêmes données fiables.

De plus, l'équipe d'Agicap s'est attelée à customiser l'outil afin de s'adapter encore plus aux besoins du groupe Kolibri, notamment en matière de prévisionnel, de consolidation et de reporting.

Retrouvez leur retour d'expérience complet dans ce témoignage.

Agicap peut vous aider à consolider la trésorerie de votre groupe et vous faire gagner du temps au quotidien. Testez-le gratuitement :