Le devis en détails : définition et composition

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Tout ce qu'il faut savoir sur le devis professionnel

Le devis est un document essentiel dans la gestion commerciale d’une entreprise. Fondamental pour construire une bonne relation avec les clients et prospects, il vise à présenter les tarifs et l’offre de produits (ou services) proposée par le prestataire. Mais la réalisation d’un devis est-elle toujours obligatoire ? Quelles sont les mentions à indiquer dans un devis pour qu’il soit valide ? Pour quelle valeur juridique ? Découvrez dans ce dossier pourquoi ce document commercial doit être élaboré avec attention, et comment faire un devis professionnel afin de convaincre plus facilement vos clients.

Qu'est-ce qu'un devis ?

Définition

Le devis est un document commercial incontournable pour un professionnel. Il permet de présenter à ses clients les caractéristiques essentielles de la prestation qu’il propose, ses tarifs et les délais prévus en cas de travaux (ou pour la livraison du produit).

Pour être convaincant, le devis doit donc contenir une description détaillée de la prestation, mais il doit aussi comporter certaines informations pour être valide, comme nous le verrons plus loin.

Pourquoi et quand faire un devis ?

Le devis est établi par l'entreprise avant d'engager des travaux ou une prestation chez un client. Il permet au client de comparer plusieurs offres, et au professionnel de s'assurer que le client consent à payer le prix fixé dans le devis après réalisation de la prestation.

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Quelle est la valeur juridique d'un devis ?

Dès qu'il est validé par le client, le devis engage les deux parties au même titre qu'un contrat, sans toutefois être aussi précis qu’un contrat dans ses modalités d’exécution. Le contrat reste ainsi un passage obligé, dans certaines prestations de longue haleine, comme les abonnements ou la construction d’une maison individuelle, par exemple.

A travers le devis, le professionnel s'engage vis-à-vis de son client à respecter son offre de service. Il ne peut en aucun cas se rétracter quant aux délais et au prix annoncé. C’est pourquoi il est important de fixer une date de validité pour le devis, surtout en période de forte inflation.

Dès lors qu'il accepte le devis, c'est-à-dire lorsqu'il l’a signé avec la mention « bon pour accord » (ou « bon pour travaux »), le client s'engage, pour sa part, à payer le prix de la prestation en fin de chantier (ou à la livraison du produit).

La réalisation d'un devis est-elle obligatoire ?

En principe, l'établissement d'un devis est facultatif. Cependant, certaines activités professionnelles doivent obligatoirement faire l’objet d’un devis avant travaux.

Dans quels cas un devis est-il obligatoire ?

Un devis est obligatoire pour les prestations suivantes :

  • les travaux et prestations de dépannage dans le secteur du bâtiment et l'équipement de la maison : plomberie, maçonnerie, plâtrerie peinture, électricité, menuiserie, serrurerie, couverture et travaux de toiture, évacuation des eaux pluviales... ;
  • les prestations de déménagement : le devis doit être accompagné d'un document mentionnant les conditions générales du contrat de déménagement ;
  • la location d'une voiture particulière ou professionnelle de moins de 3,5 tonnes (Poids total autorisé en charge) ;
  • les prestations d'optique/lunetterie (achat de montures et verres optiques...) ;
  • la vente d'un appareillage auditif ;
  • les prestations de service à la personne dépassant un montant mensuel de 100 € TTC ;
  • les produits et prestations de service visant à compenser une perte d'autonomie de la personne ;
  • les soins de chirurgie esthétique d'un montant supérieur ou égal à 300 € TTC ou nécessitant une anesthésie ;
  • les prestations funéraires.

Pour ces activités, tout professionnel qui ne remet pas de devis à son client pourra être condamné à verser une amende administrative pouvant aller jusqu’à 3000 € pour un entrepreneur individuel, et jusqu’à 15 000 € pour une société.

Pourquoi faire un devis si ce n’est pas obligatoire ?

Le devis permet d’engager une relation client/fournisseur saine dès les premiers contacts, et d’installer la confiance entre les parties. Par ce biais, le client connaît les tarifs pratiqués par l’entreprise avant de s’engager dans les travaux. Il peut revoir sa demande initiale si nécessaire.

Pour l’entreprise, c’est un moyen de présenter ses services, et d’ajuster son offre aux besoins du client, mais aussi de sécuriser la transaction en s’assurant que ce dernier est prêt à payer la somme demandée. En tant qu’entreprise, vous avez donc tout intérêt à établir un devis pour clarifier votre offre au maximum, même si vous n’êtes pas juridiquement obligé de le faire.

Un devis est-il gratuit ou payant ?

Un devis est en principe gratuit. C’est le cas, bien évidemment, pour les activités soumises à l’obligation d’établir un devis.

Hors de ces obligations, le devis peut être payant, notamment lorsque la proposition commerciale nécessite un déplacement, une étude de faisabilité, ou le démontage d’un appareil, par exemple. Dans ce cas, le client doit être informé au préalable des tarifs appliqués pour la réalisation du devis, qui est alors considéré comme un service.

Comment faire un devis professionnel ?

Certaines mentions doivent figurer obligatoirement sur le devis pour que celui-ci soit valide. Mais sur la forme, la liberté est de mise.

Quelles sont les mentions obligatoires pour un devis ?

Les mentions obligatoires à porter sur un devis portent sur le vendeur, prestataire ou fournisseur de service, son client et la prestation à proprement parler.

Les informations concernant le fournisseur

En tête et en pied de page figurent toutes les informations permettant d’identifier l’émetteur du devis et de connaître son statut :

  • nom et prénom du prestataire (pour un entrepreneur individuel) et/ou raison sociale de l'entreprise suivie du numéro Siren ou Siret (pour une société) ;
  • numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM) ;
  • adresse du siège social de l’entreprise ;
  • numéro de téléphone et adresse électronique du vendeur ou prestataire ;
  • statut juridique de l'entreprise et montant du capital social (pour une société) ;
  • numéro individuel d'identification à la TVA ;

Les données relatives au client

Sont également reprises les informations concernant le destinataire du devis, à savoir le client :

  • les nom et prénom du commanditaire ;
  • ses coordonnées : adresse postale, téléphone, adresse e-mail
  • l’adresse des travaux, si elle diffère de celle du client.

La description de la prestation

Dans le descriptif de la prestation sont exigées les mentions suivantes :

  • date du devis et durée de validité de l'offre ;
  • date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
  • décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
  • prix horaire ou forfaitaire de la main-d'œuvre ;
  • frais de déplacement éventuels ;
  • conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
  • procédures de réclamation et conditions du service après-vente (en cas de garantie notamment) ;
  • somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

Des clauses particulières peuvent être demandées en complément, dans les devis émis pour des activités soumises à obligation de devis : c’est le cas en particulier des numéro d’assuré social et date de naissance du patient, ou encore la date de la prescription pour un devis d’optique médicale.

À lire aussi : le guide complet du bilan financier

Quelle forme doit avoir le devis ?

Sur la forme, il n’existe pas de contrainte particulière. Un devis peut être établi avec un logiciel de traitement de texte comme Word, tout comme avec un tableur comme Excel. L’avantage d’un tableur par rapport au traitement de texte est de permettre à l’entreprise de gérer les calculs automatiquement.

Vous pouvez ensuite laisser libre cours à votre imagination dans la présentation, à condition que toutes les mentions obligatoires figurent dans le devis. Pour faire un sans-faute, le plus simple est encore de disposer d’un bon logiciel de facturation qui permet généralement d’établir aussi les devis.

Pour vous aider à réaliser vos devis si vous n’avez pas de logiciel dédié, nous vous proposons de télécharger notre modèle de devis au format Excel.

Obligatoire dans certains secteurs d’activités, le devis ne s’impose pas à toutes les entreprises. Pourtant, vous avez toutefois intérêt, en tant que professionnel, de réaliser un devis avant d’engager des travaux chez un client. Il s’agit notamment d’informer précisément votre client sur la prestation proposée, et d’en sécuriser son paiement si acceptation. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour éviter les impayés ou retards de paiement qui pourraient affecter votre trésorerie.

Pour maîtriser vos besoins de trésorerie et éviter tout frein majeur dans le développement de votre entreprise, il existe une solution performante : vous équiper d’un logiciel de gestion de trésorerie.

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