Reprendre le contrôle sur ses dépenses cartes : l’exemple du groupe Serpe

Dans de nombreuses ETI, les dépenses réglées par carte bancaire restent un angle mort du pilotage financier.
Les cartes sont émises par la banque, suivies via des relevés mensuels, les justificatifs arrivent en décalé, et le débit différé brouille la lecture du cash. Résultat : la fonction finance “gère” les cartes, mais ne pilote ni les dépenses, ni leur impact réel sur la trésorerie.

Lors d’un webinar organisé par Agicap, Clotilde Daudé, trésorière du groupe Serpe (1 000 salariés, 34 agences, 100 M€ de chiffre d’affaires), a partagé son retour d’expérience sur la structuration de ce flux. Un témoignage éclairant pour les DAF et directions financières d’ETI multi-sites confrontés aux mêmes problématiques.

Pour approfondir ces points et voir les démonstrations en conditions réelles, vous pouvez regarder dès maintenant le replay du webinar “Reprendre le contrôle sur ses dépenses”.

Les limites de la gestion initiale des dépenses cartes

Pour équiper les membres du CODIR, les responsables de région, les directeurs d’agence et certains collaborateurs en déplacement, le groupe Serpe avait progressivement déployé environ 70 cartes bancaires. Comme dans beaucoup d’ETI, ces cartes étaient émises par la banque, à débit différé, et pilotées essentiellement au travers des relevés mensuels bancaires.

Ce dispositif répondait au besoin opérationnel de donner de l’autonomie aux équipes terrain, mais il montrait rapidement ses limites côté finance, autour de trois points majeurs :

1. Une visibilité tardive et fragmentée: les dépenses n’étaient connues qu’à réception du relevé bancaire. Impossible d’avoir une vision au fil de l’eau, par entité, par équipe ou par nature de dépense, ni de détecter rapidement une dérive budgétaire ou un usage anormal.
   

2. Une gestion des justificatifs chronophage : les justificatifs arrivaient tard, parfois très tard – « Nous sommes encore en 2026 à récupérer des justificatifs de 2024. »
   
   Conséquences : récupération de TVA incertaine, pièces manquantes ou inexploitables, temps important consacré aux relances des opérationnels.

3. Une traçabilité imparfaite des cartes : la création, la modification et la résiliation des cartes dépendaient de la banque. En cas de départ d’un collaborateur non signalé à temps, certaines cartes restaient actives sans usage clairement identifié.

Au-delà de ces limites, le prélèvement unique de fin de mois rendait difficile le lien entre la dépense, la période d’activité, le budget et la position de trésorerie. Les flux cartes restaient largement en dehors du pilotage du cash.

Une étude récente d'Agicap, le “Panorama PME‑ETI 2025 : Les défis de la gestion du poste fournisseurs”, confirme que ces difficultés ne sont pas propres au groupe Serpe. On retrouve partout les mêmes symptômes : collecte de justificatifs fastidieuse, manque de visibilité sur les dépenses, contrôle limité des cartes… Selon cette étude, 71 % des directeurs financiers déclarent rencontrer des difficultés concrètes liées à ce sujet. 

Nouveaux objectifs : visibilité, autonomie et intégration trésorerie

Les attentes de la direction financière

La remise à plat du dispositif ne vient pas d’un incident ponctuel, mais d’un constat : à l’échelle d’une ETI multi‑sites, la gestion des dépenses cartes ne peut plus être traitée comme une simple extension du compte bancaire.

Trois objectifs ont guidé la réflexion :

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• Gagner en visibilité : savoir qui dépense quoi, quand et où, en quasi temps réel.

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• Retrouver de l’autonomie : créer, modifier ou bloquer cartes et plafonds sans dépendre systématiquement de la banque.

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• Intégrer les flux cartes au cash management : faire remonter ces dépenses dans la position quotidienne, les prévisionnels court terme et le plan de trésorerie à 13 semaines.

L’expérience collaborateur comme levier de discipline

La direction financière a aussi intégré un facteur clé : la discipline sur les justificatifs n’est tenable que si l’expérience utilisateur est fluide.

D’où l’importance de disposer d’une application mobile qui notifie chaque dépense, permet de capturer le justificatif en quelques secondes après l’achat, donne un accès immédiat au plafond et au code PIN, et offre la possibilité de demander une augmentation temporaire de plafond lorsque c’est nécessaire.

L’objectif n’est pas de surveiller, mais de rendre compatible l’exigence de rigueur avec la réalité opérationnelle.

Un an après : des effets concrets et mesurables

Après un an d’utilisation d’un module de gestion des dépenses cartes intégré à Agicap, le groupe Serpe observe des impacts à tous les niveaux.

Pour les collaborateurs : moins de frictions

Pour les porteurs de carte, le principal changement tient à la disparition des frictions du quotidien. La majorité des dépenses professionnelles n’implique plus d’avance de frais personnels, chaque transaction déclenche une notification, le justificatif peut être déposé immédiatement depuis l’application et, en cas d’oubli, les relances sont automatisées.

La contrainte existe toujours, mais elle s’intègre naturellement dans le flux de travail au lieu d’aboutir à des relances à froid plusieurs semaines plus tard.

Pour les managers : une lecture budgétaire claire

Pour les managers, l’évolution la plus significative est la lecture budgétaire. Les dépenses par carte sont désormais rattachées à des budgets clairement définis, par équipe et par nature de dépense (restauration, transport, logiciels…).

Ils peuvent ainsi :

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• suivre la consommation de leurs enveloppes en quasi temps réel ;

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• repérer rapidement les dépassements ;

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• identifier les dépenses non prévues.

L’information n’est plus cantonnée à la trésorerie : elle est partagée avec ceux qui engagent les dépenses. Le comité de direction exploite également une synthèse pour le suivi budgétaire par région et par service.

Pour la comptabilité : meilleure qualité de données

Côté comptabilité, les bénéfices sont immédiats :

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• justificatifs complets et lisibles, sécurisant la récupération de TVA et la justification des charges ;

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• transactions par carte pré‑comptabilisées, puis exportées vers l’outil comptable (CEGID XRP Flex chez Serpe).

Le temps consacré à la reconstitution des dossiers et aux relances est remplacé par un travail de contrôle et de validation.

Pour la trésorerie : revue quotidienne et intégration au cash

Pour la trésorerie, la routine quotidienne a changé de nature. Chaque matin, une vue synthétique permet d’analyser les dépenses de la veille : nature de l’achat, montant engagé, porteur de la carte, statut du justificatif.

En cas d’anomalie, une action immédiate est possible : alerte du manager, suspension temporaire de la carte, demande de remboursement.

Surtout, ces opérations alimentent directement le pilotage de trésorerie :

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• position quotidienne,

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• prévisionnel très court terme,

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• plan de trésorerie à 13 semaines.

Les cartes cessent d’être un flux périphérique : elles deviennent un levier à part entière du cash management.

Structurer la gestion des justificatifs : règles et automatisation

Des règles de gouvernance explicites

Le groupe Serpe a formalisé plusieurs règles : au‑delà de cinq justificatifs manquants, la carte est automatiquement bloquée ; les justificatifs peuvent être refusés s’ils sont illisibles ou incohérents avec l’activité ; et l’usage des cartes est bloqué le week‑end, jugé non nécessaire dans le modèle d’activité.

Ces paramètres sont propres à Serpe, mais la démarche est transposable : formaliser, communiquer, appliquer.

Mettre l’automatisation au service de la discipline

Sur cette base, l’outil prend le relais pour automatiser la discipline :

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• un email de synthèse hebdomadaire est adressé aux porteurs dont des justificatifs manquent ;

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• une notification mobile suit chaque dépense pour encourager un dépôt immédiat du reçu ;

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• la trésorerie dispose d’un suivi en temps réel, lui permettant d’identifier rapidement les écarts.

Un cas cité par Clotilde Daudé illustre l’approche : un collaborateur cumule justificatifs manquants et refusés ; sa carte est bloquée deux heures, le temps de régulariser. La sanction est courte, mais efficace : la règle s’ancre sans multiplier les échanges informels.

Relier la dépense carte au pilotage de trésorerie

Tant que les dépenses cartes ne sont visibles qu’en fin de mois, elles échappent en grande partie aux prévisionnels de trésorerie, aux analyses d’écarts et aux arbitrages de financement court terme. En les intégrant dans Agicap, le groupe Serpe referme la boucle : la dépense est engagée et justifiée, elle apparaît immédiatement dans la trésorerie, puis elle est intégrée à la comptabilité avec les bonnes imputations.

La direction financière dispose ainsi d’une chaîne de données continue, de la décision terrain jusqu’au pilotage consolidé..

Dans ce dispositif, Agicap n’est pas un simple outil de cartes, mais une plateforme de cash management qui relie :

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• la gestion des cartes et des règles d’usage,

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• la collecte et le contrôle des justificatifs via l’application mobile,

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• l’intégration des flux cartes dans la trésorerie (positions quotidiennes, prévisions court terme, reporting),

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• la pré‑comptabilisation et l’export comptable vers l’ERP.

Pour une DAF d’ETI, l’enjeu n’est plus de traiter séparément dépenses cartes, trésorerie et comptabilité, mais de les intégrer dans un pilotage cohérent du cash, où chaque dépense engagée sur le terrain est immédiatement reflétée dans la vision de trésorerie et correctement imputée en comptabilité.

Pour aller plus loin

Vous souhaitez découvrir le retour d’expérience complet de Clotilde Daudé et voir concrètement comment ce dispositif fonctionne ?

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• Regardez le replay du webinar “Reprendre le contrôle sur ses dépenses”.

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• Et si vous voulez évaluer ce type d’organisation sur votre propre périmètre, réservez une démo avec un expert Agicap.

Vous pourrez ainsi projeter, sur vos entités et vos flux, une gestion des dépenses cartes pleinement connectée à votre pilotage de trésorerie.