Budget prévisionnel : comment le construire et piloter votre trésorerie efficacement
En tant que chef d’entreprise, la trésorerie est un levier central pour la stabilité de votre activité. Mais entre la gestion quotidienne et les imprévus, il est difficile de prendre du recul pour anticiper les mouvements à 3, 6 ou 12 mois.
Selon une étude Bpifrance publiée en juillet 2024, près d’un dirigeant sur quatre juge sa trésorerie « difficile »1. Mettre en place un budget prévisionnel solide, capable de vous éviter les mauvaises surprises est un atout précieux.
Alors comment bâtir un budget prévisionnel efficacement ? Avec quelles données ? Quels outils choisir pour le réaliser ? Les réponses dans cet article.
Pour gagner du temps et structurer vos prévisions, utilisez notre modèle Excel gratuit de budget prévisionnel.
Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel est un document de gestion comptable qui regroupe, sur une période donnée (souvent un exercice comptable), les recettes et les dépenses attendues.
Il est utilisé dans le cadre du développement d’une entreprise ou de sa création.
Contrairement aux documents financiers normés, vous êtes libre dans sa forme : la plupart des entreprises utilisent donc un tableau budgétaire qui ventile, mois par mois, les flux d'encaissement et de décaissement.
Si, par exemple, vous dirigez une entreprise de services en développement et prévoyez 500 000 € de chiffre d'affaires sur l'année, votre budget prévisionnel vous permettra d'anticiper les périodes creuses (par exemple, un été plus calme) afin d'ajuster vos dépenses en conséquence.
Le budget prévisionnel de trésorerie
Quand vous vous concentrez uniquement sur les encaissements et décaissements réels, vous élaborez un budget de trésorerie, aussi appelé plan de trésorerie. Ce document complète votre budget d’exploitation en vous donnant une meilleure lecture de votre cash disponible, mois par mois.
Voici sa formule : Solde de trésorerie prévisionnel = Encaissements prévisionnels – Décaissements prévisionnels
Pourquoi établir un budget prévisionnel ?
Bien construit, votre budget prévisionnel vous permettra de prendre de meilleures décisions à chaque étape de votre activité. Voyons pourquoi l’utiliser.
Anticiper vos besoins et valider vos projets
Un budget prévisionnel vous permet d'estimer la rentabilité de vos actions à venir comme le lancement d'un nouveau produit, l’ouverture d'une agence ou l’embauche de nouvelles compétences. Grâce à lui, vous allez pouvoir mesurer le seuil de rentabilité de chaque projet.
Avant de lancer une nouvelle offre, il vous permet d’évaluer les charges supplémentaires (marketing, recrutement, etc.) et les recettes attendues pour déterminer le point d'équilibre.
Sécuriser votre trésorerie et vos relations bancaires
En identifiant à l'avance les périodes de tension sur votre trésorerie, vous pouvez prendre les devants en :
- demandant un financement ;
- négociant un découvert autorisé ;
- adaptant vos dépenses.
Un budget prévisionnel, c’est également un bon moyen de renforcer votre crédibilité auprès de votre banque ou de vos investisseurs puisque vous leur donnez une vision chiffrée et argumentée de vos prévisions.
Piloter votre activité en temps réel
Un budget prévisionnel ne sert pas seulement à prévoir. Il sert également à ajuster. En suivant vos résultats réels et en comparant les écarts avec le prévisionnel, vous identifiez rapidement les problématiques et vous vous adaptez rapidement.
Résultat ? Vous affinez vos prévisions, ajustez vos objectifs en vous basant sur des données fiables et gagnez en agilité.
Pour tirer pleinement parti de ces bénéfices, encore faut-il disposer d’un outil capable d’agréger automatiquement vos données et de produire des prévisions fiables. C’est exactement ce que propose Agicap : un pilotage simple, sans tableur, pour suivre vos écarts budgétaires en temps réel.
Comment établir un budget prévisionnel ?
Construire un budget prévisionnel efficace implique bien plus que de simples estimations. Vos flux financiers doivent être organisés rigoureusement si vous souhaitez disposer d’une bonne vision de vos capacités d'action.
Recenser vos encaissements prévisionnels
Commencez par lister l'ensemble des entrées d'argent attendues pour la période concernée, en distinguant :
- Les ventes (par segment, par client si nécessaire) ;
- les subventions ou les aides publiques ;
- les apports en capital ;
- les crédits de TVA et autres remboursements ;
- les financements extérieurs (prêt bancaire, levée de fonds, etc.).
Soyez vigilant aux délais de paiement. Intégrez vos flux en fonction de la date réelle de paiement, et non de la facturation, pour éviter toute distorsion de trésorerie. Une facture émise en janvier et payée en mars doit être imputée à mars.
Identifier vos décaissements prévisionnels
Décrivez ensuite l’ensemble de vos sorties de trésorerie :
- Les charges fixes : loyers, salaires, abonnements, remboursements d'emprunts ;
- les charges variables : achats de matières premières, sous-traitance, frais commerciaux ;
- Les impôts et taxes ;
- Les investissements prévus (matériel, logiciels).
Classez-les par catégorie pour mieux analyser vos marges de manœuvre.
Construire votre tableau prévisionnel mois par mois
Regroupez les flux d'encaissements et de décaissements par mois pour visualiser votre trésorerie nette prévisionnelle.
Prenons un exemple de structure :
Utiliser une approche sur 12 mois glissants vous permet d’avoir une lecture actualisée de vos flux financiers. Mais cette mise à jour manuelle peut vite devenir fastidieuse.
Avec Agicap, tout est automatisé : vos données bancaires sont intégrées en temps réel, vos flux sont catégorisés, et vous obtenez des tableaux de bord budgétaires clairs, collaboratifs et toujours à jour.
Comment faire un budget prévisionnel : exemple
Prenons l'exemple d'une PME de services numériques comptant 20 salariés, avec une activité récurrente et des pics saisonniers liés à la fin d'année fiscale. Voici son budget prévisionnel (fictif et partiel).
En observant ce budget prévisionnel, on remarque qu’en janvier et février, les marges sont plus faibles en raison du poids des charges sociales trimestrielles. Mars enregistre une hausse liée à la signature de nouveaux contrats annuels. Avril montre une stabilisation et des investissements marketing prévus.
En structurant mois par mois votre chiffre d'affaires et vos dépenses, vous pouvez prévoir vos besoins de trésorerie et vous assurer de disposer d'un matelas suffisant pour absorber les éventuels retards de paiement de vos clients.
Visualiser les écarts budgétaires avec un outil de gestion
Avec un outil de gestion comme Agicap, vos données réelles remontent quotidiennement. Vous pouvez comparer en quelques clics le réalisé au prévisionnel.
Les écarts significatifs (par exemple, une hausse des charges) sont visibles immédiatement. Vous pouvez alors mettre en place des actions correctives en ajustant vos dépenses ou en accélérant la facturation par exemple.
Pilotez votre trésorerie avec Agicap et visualisez vos prévisions en temps réel.
Budget prévisionnel et budget de trésorerie : deux outils complémentaires
Un budget prévisionnel vous donne une vision globale de votre activité : le chiffre d'affaires attendu, les charges planifiées, les marges prévisionnelles, etc. Il sert à définir vos objectifs de performance économique et vous aide à développer l’entreprise.
À l'inverse, le budget de trésorerie se concentre uniquement sur vos flux de liquidités. Il enregistre les encaissements et décaissements prévus, mois par mois, et vous indique en permanence votre niveau de cash disponible. Alors pourquoi combiner les deux outils ?
Le budget prévisionnel fixe vos ambitions de croissance et vos moyens d'action. Le budget de trésorerie, lui, sécurise votre capacité de financement au quotidien.
En les combinant, vous vous assurez donc de la rentabilité de vos projets, mais aussi de votre capacité à les financer sans mettre en péril votre trésorerie.
Mettre à jour son budget prévisionnel : à quelle fréquence ?
Votre budget prévisionnel n'a de valeur que s'il est actualisé régulièrement. Le contexte économique, les écarts constatés, les nouveaux projets et les aléas vous imposent d'adapter votre prévisionnel toute l'année.
Le suivi mensuel des flux réels
Chaque mois au minimum, il est recommandé de rapprocher vos prévisions des flux réellement constatés : chiffre d'affaires, encaissements, dépenses fixes et variables. Cela permet d'actualiser votre trésorerie prévisionnelle et de détecter rapidement tout problème.
La mise à jour trimestrielle du budget global
Tous les trimestres, un recalibrage complet du budget prévisionnel est pertinent. Vous ajustez vos hypothèses de ventes, révisez vos charges et prenez en compte les événements imprévus (inflation, pénalités, pertes clients, etc).
N’hésitez pas à anticiper un scénario qui pourrait être défavorable.
Établir son budget prévisionnel : les outils recommandés
Selon le niveau de complexité et de maturité de votre entreprise, vous n'aurez pas les mêmes besoins en termes d’outil pour construire votre budget prévisionnel. Il faut donc trouver le juste équilibre entre les différentes possibilités.
Budget prévisionnel : les critères de choix pour vos outils
Avant de choisir votre outil pour établir un budget prévisionnel , demandez-vous ce dont vous avez vraiment besoin : gagner du temps ? Limiter les erreurs ? Mieux anticiper ? La réponse dépend en partie de votre volume d’activité et de vos activités.
Voici les autres critères à prendre en compte au moment de faire votre choix :
- Taille de l'entreprise : plus votre entreprise est grande, plus l’automatisation de votre budget prévisionnel vous aidera à gagner en fiabilité. Listez donc votre nombre de comptes et vos volumes d'opérations.
- Nombre d'utilisateurs : votre outil doit permettre à vos différents services (finance, direction, opérationnel) de collaborer efficacement.
- Niveau d'automatisation : souhaitez vous profiter d’imports bancaires, de la synchronisation comptable, de mises à jour automatiques directement dans votre outil ?
- Fonctionnalités prévisionnelles : l’outil que vous avez choisi propose-t-il des options de scénarios multiples ? Des systèmes d’alerte ?
- Connectivité : votre logiciel doit être compatible avec vos ERP, votre CRM ou vos outils de facturation.
Utiliser des tableurs Excel ou Google Sheets
Ces outils conviennent bien si :
- Votre activité est encore simple et stable,
- Vous avez peu de flux ou d’équipes impliquées,
- Vous souhaitez garder la main sur chaque cellule.
Attention cependant :
- Les erreurs de formule ou les oublis de mise à jour sont fréquents,
- Vous devrez maintenir manuellement vos tableaux.
Des logiciels spécialisés comme Agicap : la solution pour aller plus loin
Si votre entreprise :
- Gère plusieurs sites ou entités,
- A des sources de revenus variées,
- Connait une forte saisonnalité ou des pics d’activité,
… alors un logiciel de gestion de trésorerie comme Agicap devient indispensable.
Avec Agicap, vous bénéficiez :
- D’un suivi de trésorerie en temps réel : le logiciel synchronise automatiquement vos données bancaires et vos outils métiers, pour une vue consolidée de votre trésorerie .
- D’un prévisionnel fiable et dynamique : projetez vos flux futurs, anticipez vos besoins ou planifiez vos investissements excédentaires.
- D’une automatisation des paiements fournisseurs : centralisez, validez et exécutez vos règlements directement dans la plateforme avec Agicap Payment..
- D’une meilleure gestion du poste clients : suivez vos encaissements et automatisez vos relances avec Agicap CashCollect, pour réduire votre DSO..
- D’un outil de reporting collaboratif : créez des rapports sur-mesure et partageables pour mieux communiquer avec vos équipes.
Gagnez du temps, fiabilisez vos prévisions et sécurisez votre trésorerie.
Demandez une démo gratuite pour découvrir comment Agicap peut transformer votre gestion budgétaire.
FAQ : Agicap répond à vos questions
Quels sont les objectifs d’un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel permet d’anticiper les performances de votre entreprise, mais aussi de fixer des objectifs de rentabilité réalistes et de prévoir vos besoins de financement. C’est un bon outil pour négocier avec vos partenaires financiers.
Quand faire un budget prévisionnel ?
En règle générale, le budget prévisionnel est établi avant le début de l’exercice, souvent en fin d’année. Il peut aussi être révisé en cours d’année selon l’évolution de l’activité (rolling forecast).
Comment se calcule un budget prévisionnel ?
Il s’appuie sur la formule simple :
Résultat prévisionnel = produits prévisionnels – charges prévisionnelles.
Chaque poste doit être construit à partir de vos données passées. Pour chaque ligne du budget, adaptez vos chiffres avec des prévisions crédibles. Tenez aussi compte des dates d’encaissement ou de paiement effectives.
Comment suivre les écarts entre budget et réalisé ?
La comparaison mensuelle ou trimestrielle des données réelles avec vos prévisions vous permet d’identifier les écarts. Relevez ces écarts, identifiez leur cause, puis ajustez vos prévisions si nécessaire. Agicap automatise cette analyse et vous permet de recevoir une alerte en cas de besoin.
