Como Luminous Hotel Management automatiza la gestión de la tesorería en 11 hoteles
Neha Jadav (CEO) y James Fair (COO) explican cómo Agicap ha transformado la gestión de la tesorería multi-entidad de Luminous Hotel Management, cambiando el control manual en hojas de cálculo por una plataforma colaborativa y escalable para la gestión de la liquidez de sus 11 hoteles en Estados Unidos.
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Información esencial
Luminous Hotel Management gestiona un portafolio multi-entidad de 11 hoteles en Estados Unidos, donde la diversidad de estructuras societarias, la estacionalidad de los establecimientos y la multiplicidad de cuentas bancarias por hotel hacen imprescindible una gestión centralizada de la liquidez para proteger los márgenes operativos y asegurar la rentabilidad de los inversores.
El uso de M3 Accounting (un ERP basado en la contabilidad por el criterio de devengo), obligaba al equipo directivo a conectarse a diario a cada banco y controlar la caja mediante hojas de cálculo, lo que generaba un desfase de visibilidad entre los ingresos contabilizados y la liquidez real disponible.
Con Agicap, Luminous ha centralizado la visibilidad del flujo de caja de todas sus entidades en una sola interfaz, automatizado la conciliación bancaria gracias a la conciliación inteligente de transacciones basado en IA y cerrado la brecha operativa entre el departamento financiero y el área de operaciones.
El software automatiza las previsiones de tesorería a distintos horizontes temporales, combinando una previsión directa a 13 semanas con una planificación indirecta del flujo de caja a 12-15 meses. Esto permite al equipo financiero anticipar desviaciones de liquidez, simular fácilmente escenarios vinculados a inversiones de capital (CAPEX) y mantener un control total sobre su fondo de maniobra.
" Al conectar al equipo financiero, a la directiva y al área de operaciones en un mismo software, le sacamos muchísimo más partido a nuestras reuniones "
11
hoteles
912
habitaciones gestionadas
€10-18M
de facturación
Historia del cliente
Luminous Hotel Management es una compañía de gestión hotelera con sede en el norte de Virginia, fundada por Neha Jadav (CEO) y James Fair (COO). Gestiona un portafolio de 11 hoteles en Estados Unidos, prestando apoyo a las empresas propietarias a través de una amplia gama de servicios: optimización de activos, gestión operativa y estrategia financiera.
El portafolio incluye establecimientos vinculados a grandes cadenas como IHG, Marriott, Wyndham y Hilton. Cada hotel opera bajo los estándares de marca y las obligaciones contractuales específicas de su enseña, pero se gestiona como parte de un único grupo consolidado.
El sector hotelero presenta una dinámica financiera especialmente compleja. Cada establecimiento está expuesto a una demanda estacional condicionada por su ubicación, lo que provoca que los ingresos sean variables y difíciles de prever de forma individual. En paralelo, los costes fijos como la plantilla, las comisiones de franquicia, el servicio de la deuda y el mantenimiento continúan impactando en el negocio independientemente de la tasa de ocupación.
Para respaldar la rápida expansión de su portafolio sin incrementar la carga de trabajo de su departamento administrativo, Luminous necesitaba una plataforma moderna de gestión de tesorería capaz de conectar los datos contables por el criterio de devengo con decisiones operativas basadas en la liquidez real.
Necesidades del cliente
Antes de implementar Agicap, Luminous Hotel Management se enfrentaba a diversos cuellos de botella operativos provocados por la fragmentación de los datos bancarios, los procesos manuales de conciliación y la brecha entre los informes contables de devengo y la tesorería en sus 11 hoteles. La empresa necesitaba:
Centralizar el control de los saldos bancarios, eliminando el acceso manual diario a decenas de cuentas bancarias y creando un único punto de verdad para los datos financieros.
Cerrar la brecha entre los registros contables de devengo y la liquidez disponible, sustituyendo el dato de ingresos de M3 por el seguimiento del cobro efectivo para planificar con precisión el pago a proveedores.
Automatizar la conciliación bancaria de las 11 entidades, reduciendo el tiempo de gestión a tan solo 2 horas a la semana y eliminando la necesidad de asignar un recurso a tiempo completo a esta tarea.
Alinear el área financiera y la de operaciones en la planificación de los CAPEX, permitiendo al equipo operativo integrar las inversiones previstas en las estimaciones de caja, preservando al mismo tiempo la liquidez durante la temporada baja.
Reforzar los controles antifraude y la gestión de riesgos, aprovechando el refresco automático de los datos bancarios y la categorización de movimientos para verificar las operaciones e identificar de inmediato cargos inesperados o cualquier anomalía.
Neha Jadav, CEO y Cofundadora de Luminous Hotel Management, explica : "Antes de Agicap no teníamos una visión clara de la liquidez neta que generábamos o consumíamos cada mes. Teníamos acceso a la facturación, pero eso es contabilidad, no es lo que realmente había en las cuentas."
Solución
Luminous Hotel Management eligió Agicap para transformar su gestión de tesorería y obtener una visibilidad diaria de su caja. La implementación se estructuró en tres fases estratégicas:
1- Integración de cuentas bancarias y creación del histórico de referencia Agicap conectó directamente todas las cuentas bancarias de las 11 entidades del grupo. En el caso de los hoteles incorporados más recientemente, se importaron 12 meses de datos bancarios históricos, estableciendo una base de referencia para analizar los flujos de caja de cada establecimiento sin depender exclusivamente de los registros contables de devengo.
2- Integración del módulo de proveedores de M3 Accounting Los datos sobre las cuentas por pagar de M3 se sincronizaron con Agicap para alimentar las previsiones de liquidez.
3- Implementación de la conciliación basada en IA y modelos de previsión estacional La herramienta de conciliación impulsada por IA de Agicap sugiere automáticamente el casamiento entre las partidas abiertas de M3 y los movimientos bancarios. Además, se configuraron modelos de previsión personalizados para cada establecimiento, basados en la tendencia del mismo periodo del año anterior y en las medias históricas.
Resultados principales
Reducción de más del 90 % en el tiempo dedicado a la conciliación bancaria: El tiempo necesario para conciliar las cuentas de los 11 hoteles pasó de ser una tarea mensual extremadamente pesada a requerir apenas 2 horas a la semana,absorbiendo el crecimiento del portafolio sin necesidad de ampliar el personal administrativo.
Colaboración fluida entre Operaciones y Finanzas en la planificación de CAPEX: El equipo operativo puede registrar directamente los proyectos de inversión previstos en Agicap. Permitiendo al departamento financiero evaluar con antelación el impacto en la liquidez durante la temporada baja, eliminando la necesidad de intercambiar hojas de Excel estáticas.
" Antes programábamos los pagos basándonos únicamente en los ingresos registrados en M3. Hoy, en cambio, los planificamos en función de las entradas reales de caja. "
Conclusión
Con la implementación de Agicap, Luminous Hotel Management ha transformado la gestión de caja multi-entidad, pasando de un proceso manual y fragmentado a un sistema centralizado y escalable.
La integración ha cerrado la brecha entre la contabilidad por el criterio de devengo de M3 y la tesorería disponible en tiempo real. Hoy en día, la dirección dispone de una visibilidad completa sobre los pagos a proveedores a corto plazo, la estacionalidad de cada hotel y los proyectos de inversión (CAPEX) a largo plazo.
El resultado es una gestión más eficiente del crecimiento del portafolio hotelero y la capacidad de compartir previsiones financieras más claras y fiables con las empresas propietarias de los inmuebles.
Otros testimonios interesantes :
Wyz group
Sector de actividad:
Servicios empresariales
Dónde:
Compiègne, Oise (Francia)
Retos:
Dirijo varias filiales, Gestión fiable de la tesorería
