Por qué necesitas un software de gestión de tesorería todo-en-uno

Hoy en día se habla mucho de la necesidad de automatizar ciertos procesos en las empresas medianas. En lo que se refiere a la gestión y el almacenamiento de datos, la inteligencia artificial, el machine learning y el big data han evolucionado mucho en los últimos años. Estos adelantos han permitido que los sistemas de software de gestión de tesorería se hayan puesto a la altura de las necesidades de grandes compañías. Resultan de gran ayuda para los departamentos financieros y permiten ahorrar tiempo en la automatización de tareas repetitivas. Gracias a las soluciones del software los empleados especializados en estas áreas pueden emplear más tiempo en los analices de informes, por ejemplo, y disponer de una plataforma desde la que gestionar los recursos de la empresa en total seguridad.

Las empresas que ya utilizan este tipo de software han demostrado que una mejora en la productividad y en la eficiencia financiera es posible. Con herramientas como esta, las compañías de todo tipo de sector, pueden trabajar de forma segura y eficiente en el plano financiero, evitando perder dinero en deudas no cobradas o impagos a Hacienda fruto de la descoordinación.

En este artículo te daremos la información que necesitas para dar el paso hacia la implementación de una gestión de tesorería optimizada.

1. ¿Cuáles son las diferentes opciones de software de gestión de tesorería?

Básicamente hay tres opciones. La primera es seguir haciendo las cosas como hasta ahora, dándole peso al importe de datos desde Excel y manteniendo la gestión de ciertos recursos con tu ERP. Este tipo de alternativas basan gran parte de la responsabilidad en los errores humanos que, como sabemos, son una gran presión en los equipos y en los resultados de liquidez.

La segunda alternativa es utilizar un software en la nube especializado (TMS). Esta opción parece similar al software que mencionamos previamente, pero hay una diferencia abismal. Para empezar, este tipo de programas requieren de una configuración personalizada, para asegurarte que tus otras soluciones comuniquen entre ellas, algo que tiene un elevado coste, ya que estas pagando plataformas que funcionan para un proceso específico: Las Cuentas por Pagar se gestionan en un ERP, las Cuentas por Cobrar en un CRM o herramientas sólo para procesos de pago y los tesoreros dependen de estos TMS especializados, que implican, exportaciones manuales y quizá, problemas de seguridad.

Y por último, soluciones "todo-en-uno", que, aunque pudiera sonar a falta de especialización, prueba todo lo contrario. Se trata de una sola implementación: una plataforma de coordinación unificada, accesible y diseñada específicamente para conectar los datos de tesorería, riesfos financieros, Cuentas por cobrar y Cuentas por Pagar, con tu ERP. Claro está, no todas las empresas están listas para dar el paso hacía una gestión global y prefieren que la gestión de la tesorería sea llevada de la manera "habitual".

2. Software de gestión de tesorería todo-en-uno: qué es y para qué sirve

Este tipo de sistemas son herramientas que permiten automatizar todos procesos relacionados con la gestión de la tesorería y financiera que, en muchos casos, se realizan de forma manual y/o fragmentada. Así, los directores de finanzas, los tesoreros, los controllers y contadores pueden tener un control más claro sobre la gestión global de la liquidez de la compañía. Además de este elemento de control, también sirven para supervisar de forma visual las transacciones financieras, la financiación, y las obligaciones tributarias, entre otros.

3. ¿Cómo funciona el software de gestión de tesorería todo en uno?

Es un software intuitivo, muy fácil de utilizar. Se ha creado teniendo en cuenta que varios tipos de profesiones interactúen con el, para que CFOs, tesoreros y contadores pueda utilizarlo. Los apartados y categorías que aparecen en el software responden a la terminología usada en el día a día de los equipos financieros, por lo que cualquier especialista sabrá reconocer sus funciones en el panel.

Con una interfaz intuitiva y familiar similar a la de los principales programas de gestión, permite al responsable financiero de un grupo empresarial acceder y supervisar todos los procesos clave desde un único entorno. Este diseño facilita la visibilidad en tiempo real de la liquidez, agiliza la conciliación contable y centraliza la gestión de riesgos, préstamos entre entidades y previsiones, reduciendo errores y asegurando el control sobre la exposición al riesgo cambiario y el cumplimiento de los acuerdos de financiación internos.

4. ¿Qué tipo software se especializa en la gestión de tesorería de una empresa mediana?

Un software 'todo en uno' está especialmente diseñado para cubrir las necesidades de grupos empresariales y pymes, donde la gestión de tesorería debe ser precisa, ágil y consolidada entre varias entidades. Debe integrar en una única plataforma la visibilidad en tiempo real de la liquidez, la previsión de flujos de caja, la automatización de procesos y analítica avanzada, simplificando el trabajo del director financiero y del tesorero. Así, se elimina la dependencia de hojas de cálculo o herramientas dispersas, y se facilita la toma de decisiones estratégicas gracias a una visión global y centralizada del efectivo.

5. ¿Qué software utilizan los tesoreros de empresas mediadas y grupos empresariales?

Antes de hablar con exactitud de un software, te damos a conocer algunas de las funciones clave con las éste tipo de soluciones deben contar:

Seguimiento de las entradas y salidas de efectivo en cualquier momento y lugar

La posibilidad de realizar un seguimiento detallado de los flujos de caja se ha convertido en un factor determinante para los equipos financieros de los grupos empresariales. Gracias al acceso remoto y a la disponibilidad de datos centralizados, los responsables pueden supervisar las entradas y salidas de efectivo de todas las entidades en cualquier momento, lo que facilita anticipar necesidades, mejorar la toma de decisiones y reforzar el control sobre la liquidez en entornos cada vez más dinámicos.

Sistema de alertas personalizable

Es importante seguir una planificación de recursos empresariales (de pagos, cobros y otras obligaciones). Teniendo esto en cuenta, el sistema permite establecer avisos que contribuyen a la estabilidad en las finanzas.

Obtención de datos bancarios fiables y consolidados

La dispersión de información financiera entre múltiples entidades representa un desafío constante para el equipo financiero. Los datos bancarios suelen estar fragmentados, desactualizados o mal estructurados en sistemas independientes, complicando la labor del director financiero o controller responsable de la tesorería consolidada. Con este sistema podrás centralizar y gestionar datos bancarios fiables de todas las entidades del grupo desde una única plataforma.

Previsiones de tesorería a corto, medio y largo plazo

Este sistema le permite a los tesoreros utilizar los datos consolidados de múltiples entidades para generar previsiones de tesorería precisas. Estas proyecciones pueden abarcar desde el corto plazo hasta horizontes de un año, proporcionando al CFO una visión estratégica fundamental para coordinar la liquidez entre las diferentes sociedades de un grupo empresarial. Esta funcionalidad resulta especialmente valiosa cuando la gestión recae en profesionales que deben compatibilizar múltiples responsabilidades, ya que les proporciona referencias claras y objetivos consolidados para optimizar la planificación financiera del conjunto empresarial.

6. Nuestros consejos para elegir un software de gestión de tesorería

Hay diferentes apartados que tienes que tener en cuenta a la hora de decantarte por un TMS especializado o todo en uno. Dependiendo incluso del sector, es posible que algún software sea más conveniente que otro. Veamos algunos consejos al respecto.

Personalización del programa de gestión de tesorería

Es importante que la interfaz que se utiliza en el día a día para gestionar las cuentas de tesorería se adapte a la realidad de la empresa. Contar con una amplia gama de recursos es esencial, pero también es importante valorar el provecho que la empresa o el grupo puede sacar de la solución. Evita contratar programas complejos y costosos que incluyen funcionalidades extra por las que pagas aunque no las uses.

El aspecto visual del software de gestión de tesorería

Para que puedas gestionar el contenido de forma efectiva, es importante que el aspecto visual sea intuitivo. Esto facilita ciertas tareas y evita errores derivados de un mal uso de la plataforma de tesorería.

El uso multiusuario

En las empresas puede haber distintas personas al cargo de estas tareas, por lo que es de suma importancia la posibilidad de acceso a varios usuarios. Así podrán colaborar, anticipar y obtener una visión clara y en tiempo real de la liquidez.

Gestión multidivisa y protocolos bancarios avanzados

Para enfrentar el desafío adicional de coordinar operaciones en múltiples divisas a través de diversas entidades, se requiere de herramientas que centralicen la gestión cambiaria y automaticen la conectividad bancaria mediante protocolos estándar como EDITRAN, SWIFT o APIs. Sin una plataforma unificada, el equipo financiero debe dedicar recursos considerables a conciliar posiciones en diferentes monedas, gestionar riesgos de cambio y coordinar transferencias inter-compañías.

La seguridad de los datos

Contar con un equipo informático que respalda este tipo de software es esencial para que los servidores en los que se almacena la información permanezcan seguros. La ciberseguridad es uno de los rasgos a tener en cuenta a la hora de decantarse por una plataforma u otra.

El número de herramientas asociadas

Es importante tener en cuenta la conectividad entre las herramientas principales del sistema y otras complementarias. Algunas de estas conexiones pueden realizarse incluso con programas externos, como bases de datos asociadas, por ejemplo.

El tipo de negocio al que se destina la herramienta

Hemos mencionado en algún momento que el sistema operativo debe adaptarse en todo momento a las necesidades del usuario. De este modo se deben tener en cuenta los aspectos funcionales que requiere el usuario demandante.

El soporte: un buen servicio de atención al cliente

En este entorno digitalizado, contar con un equipo de soporte al otro lado es esencial para que las posibles incidencias se resuelvan lo antes posible. Podrás incluso contar con ellos para resolver dudas respecto al uso de la plataforma.

El periodo de prueba y la demostración del software de gestión de tesorería

Una de las principales ventajas de nuestro programa es que incluye un periodo de prueba gratuita. En este tiempo los usuarios pueden familiarizarse con el sistema y acostumbrarse a su uso. Después de este periodo, la mayoría se da cuenta de lo simples que es la tesorería cuando cuentan con ayuda informática y se deciden a implantarlo.

Reportes simples y personalizados

Un TMS debe permitirles a cada CEO y CFO crear sus propios reportes. Como resultado, la información financiera de su empresa esá disponible para directivos, accionistas, inversores, prestamistas y otras partes interesadas de manera rápida e intuitiva.

Categorización automática de las transacciones

Contabilizar las transacciones y separarlas en categorías debes ser fácil. Asignar de forma predeterminada determinados valores a las transacciones para que se vayan ordenando, es un punto clave a la hora de escoger un software de gestión de tesorería. Así, acceder a los archivos concretos y encontrar la información relevante es una tarea sencilla.

Comparación de los presupuestos reales con los previstos

La previsión de escenarios es esencial para mitigar riesgos. Cuando cuentas con un archivo histórico de presupuestos, puedes comprobar las variaciones. Además, un TMS debe ofrecer información muy detallada sobre los desvíos entre el plan de tesorería original y el resultante.

También debes exigir la posibilidad de rastrear y controlar las variaciones del IVA.

Alertas de morosidad y descubierto

Un software todo en uno o especializado que establece avisos cuando hay incidencias con pagos de terceros y obligaciones no cumplidas, hará la diferencia en tu gestión.

7. ¿Cuál es el precio de un software de gestión de tesorería?

El precio de un software de gestión de tesorería (TMS) o de un software "todo en uno", depende de los módulos que utilices, del número de cuentas bancarias que tenga la empresa, la conectividad con otras herramientas y/o el número de entidades.

👉 ¿Cuáles son los mejores programas para tesorería?

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