Nota de crédito o cómo corregir un error en una factura

Tanto en España como en un gran número de países, eliminar una factura o modificarla una vez ha sido emitida se considera un delito. ¿Qué hacemos entonces si hemos cometido un error o necesitamos cambiar algún dato? La solución es emitir una nota de crédito, un documento administrativo que permite realizar rectificaciones de forma legal y sin destruir el documento original.

Es posible que en algún momento en tu empresa se haya emitido una factura de forma errónea o sobre la que haya habido que hacer correcciones. Un ejemplo muy común es que el importe ha disminuido por un descuento aplicado a posteriori o que los datos del cliente eran incorrectos.

La duda entonces salta: ¿rompo la factura original y le envío la nueva versión al cliente, incluso estando ya liquidada? Si no quieres incurrir en fraude, lo correcto es elaborar una nota de crédito que acredite la devolución de una cantidad económica y actúe como rectificación oficial y legal a la factura ordinaria.

Son múltiples las cuestiones sobre cómo hacerla, cuál es su validez, qué efecto tienen en la tesorería de nuestras empresas o cuándo se emite. Para contestar a cada una de estas cuestiones, en este artículo explicaremos con detalle qué es una nota de crédito y bajo qué requisitos podemos usarlas.

¿Qué es una nota de crédito?

Una nota de crédito es un documento legal que permite anular total o parcialmente una factura emitida con anterioridad y ajustar así la cantidad liquidada. Actúa también como comprobante y justificante de la transacción derivada.

Las causas que llevan a eliminar una factura pueden ser varias, como una gestión de las facturas no optimizada, un descuento aplicado posteriormente, la corrección de un error en el documento original, una devolución parcial o una anulación total. Por lo tanto, la nota de crédito siempre es egresada, pues representa un reembolso.

Por ejemplo, una empresa ha emitido una factura con un valor de 100€+IVA, pero después decide hacerle al cliente un descuento del 10%. Para reflejar esa bonificación y justificar el movimiento de dinero, la empresa emitirá una nota de crédito por el valor de 10€+IVA.

En la nota de crédito deben aparecer los datos del emisor y el receptor del documento, además de una referencia a la factura que se modifica y el concepto de la devolución. Por supuesto, también debe constar el dinero que se le va a reembolsar al receptor.

Tipos de notas de crédito

En España, lo más común es usar alguna de estas dos notas de crédito:

• Comerciales: utilizadas en transacciones entre una empresa y un proveedor. Reflejan el saldo a favor del último.
• Financieras: las emiten entidades bancarias para que quede constancia de que han entregado una cantidad de dinero a un cliente.

Características principales de la nota de crédito

Como ya hemos ido adelantando, las notas de crédito se caracterizan por varios factores:

• Son documentos administrativos y legales.
• Corrigen errores o inexactitudes de una factura ya emitida y un valor liquidado.
• Siempre generan un reembolso de dinero para el receptor y un egreso (una disminución de valor de la factura original) para el emisor.
• Representan un apoyo para registrar modificaciones fiscales.
• Debe emitirlas la misma entidad que emitió la factura original y asociarla, por medio de datos identificativos, a esta.

Rectifica facturas con nota de crédito

La nota de crédito es una de las únicas maneras que la AEAT (Agencia Tributaria Española) acepta como modo de rectificar una factura.

Legalmente, una factura errónea no puede deshacerse o alterarse, como sí ocurre con un ticket de compra. En cambio, es necesario elaborar un documento administrativo adicional para ello y reflejar en él la subsanación y devolución.

Esto resulta de gran utilidad a nivel fiscal, ya que es normal que, una vez se emite o incluso se liquida una factura, el cliente o la empresa tengan que hacer un cambio sobre ella.

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¿Cuándo se emite una nota de crédito?

Varias circunstancias pueden requerir que se envíe una nota de crédito. Por lo general, lo común es usarlas para corregir una factura, bien porque se ha cometido un error en los datos o los valores, o porque se ha producido un cambio posterior.

Nota de crédito: ejemplo de situaciones en las que se usa

La nota de crédito se puede enviar cuando se le ha concedido al cliente una bonificación una vez la factura de origen ya estaba liquidada. En ese caso, la nota de crédito sirve como acreditación de que se va a reembolsar una cantidad de dinero.

Cuando el cliente finalmente no va a pagar la factura (un banco que ha hecho un cargo erróneo o se ha rescindido un contrato), una nota de crédito también es válida para reflejar esta transacción.

También es frecuente hacer uso de este documento en una devolución comercial. Por ejemplo, el cliente ha adquirido un producto y, cuando lo recibe, este está dañado. Procede entonces a solicitar un reembolso (total o parcial) que la empresa gestionará y certificará a través de una nota de crédito.

Otras circunstancias en las que puede hacerse uso de una nota de crédito son:

• Un error en la base imponible.
• Error en el cálculo o asignación de los impuestos aplicados.
• Se olvidó incluir el descuento previamente acordado con el cliente.
• El servicio contratado por el cliente no se ha completado y se procede a devolver la diferencia.
• Se ha emitido una factura duplicada.

Cómo hacer una nota de crédito

Al hacer una nota de crédito, hay que incluir los datos de la factura que se está modificando, para poder identificarla, y el motivo por el que se modifica, además del valor del reembolso.

Recordemos que sirve también como garantía para el cliente que la recibe, pues con ella podrá exigir la devolución. También es un comprobante para la empresa emisora, que acredita y registra ese egreso en su tesorería.

Pasos para hacer una nota de crédito

Una nota de crédito debe incluir algunos datos de manera obligatoria y presentar adecuadamente la información. Compartimos cuáles son esos requerimientos y cómo cumplimentarla correctamente para asegurar su validez.

1. Precisar que se trata de una nota de crédito: esta especificación es importante para distinguirla de una factura ordinaria.

2. Incluir los datos contables y fiscales correspondientes: a. Referencia numérica a la factura original (se recomienda adjuntarla al enviar la nota de crédito). b. Fecha de emisión de la nota de crédito. c. Concepto o descripción del motivo por el que se emite. d. Importe total. e. Valor reembolsado, sin olvidar los impuestos. f. Información fiscal del emisor. g. Información fiscal del receptor.

3. Mantener una numeración correlativa: ha de seguirse la misma serie utilizada para el resto de facturas. Por lo tanto, si la última factura que hemos emitido (no tiene por qué ser la misma que se modifica) es la 0035, la nota de crédito será la 0036.

4. Presentarla dentro del tiempo establecido: el plazo de presentación de una nota de crédito acaba en el momento en el que el IVA de la factura original se liquida. Cuando se cierra el trimestre en el que se emitió dicha factura y se presenta la declaración correspondiente, la nota de crédito ya no se puede emitir.

¿La factura de abono sirve como nota de crédito?

Una duda muy común es si la factura de abono sirve como nota de crédito y pueden usarse de manera indistinta. La respuesta corta es sí, ya que son esencialmente lo mismo. Vamos a explicar el por qué.

Una factura rectificativa de abono, coloquialmente denominada solo factura de abono, es un documento legal que refleja la devolución de una cantidad mal liquidada.

Dentro de las facturas de abono, existen casos particulares. Esto quiere decir que el término “factura de abono” engloba diferentes tipologías.

Una de ellas es un modelo específico para recuperar el IVA de una factura impagada. En este documento se incluye el valor del IVA en números negativos, anulando así la base imponible.

Las notas de crédito son otro subtipo de las facturas de abono. Su particularidad es que reconocen y acreditan que el receptor tiene derecho a la devolución de una cantidad antes facturada. Como hemos visto, la razón puede ser un error cometido en la factura original, una bonificación aplicada con posterioridad o el desistimiento de la compra por parte del comprador.

Diferencia entre nota de crédito o factura rectificativa

Al igual que una nota de crédito, una factura rectificativa corrige una factura ordinaria y también está aceptada por la AEAT. Saber esto nos puede hacer pensar que podemos utilizar indistintamente una nota de crédito o una factura rectificativa, pero no siempre es así. Es importante recalcar y explicar el por qué y los casos en los que podemos usar una u otra.

La diferencia radica en los plazos de emisión de una nota de crédito o una factura rectificativa. La factura rectificativa puede corregir una factura incluso después de haber liquidado su IVA, es decir, una vez que se presenta la declaración trimestral a la que pertenecía.

Con una nota de crédito esto no es posible, por lo que si la modificación de la factura es posterior a la fecha de presentación de la trimestral, la forma adecuada de reflejar ese cambio es con una factura rectificativa.

Otra diferencia es que las notas de crédito siempre son negativas, pues suponen la devolución de una cuantía al cliente a cargo de la empresa. En cambio, las facturas rectificativas también pueden ser positivas y reflejar un aumento en el valor de la factura ordinaria. En ese caso, el receptor es quien debe abonar la diferencia, que se traduce en un ingreso a favor de la empresa emisora.

Diferencias entre notas de crédito y notas de débito

La nota de débito se utiliza para reflejar un aumento en la cuantía total de una factura ordinaria y notificar al receptor una deuda de pago.

A diferencia de la nota de crédito, que supone una pérdida para la empresa que reembolsa una cantidad, con la de débito es el comprador quien debe hacer el ingreso y devolver dinero.

Además de para corregir errores en la factura original, como las notas de crédito, las notas de débito se emiten en casuísticas concretas:

• Se han generado intereses.
• Se han cobrado comisiones.
• El receptor debe hacerse cargo de gastos de envío no reflejados antes en el valor total.

Cometer un error en una factura es algo habitual, por eso es interesante valorar la automatización de facturas y así reducir el riesgo de errores financieros en tu empresa. Sea como sea, ya hemos visto que tratar de subsanar errores de una forma ilegal que ponga en peligro la liquidez de nuestra empresa no es una opción. Por eso es imprescindible conocer las notas de crédito y emitirlas adecuadamente.

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