Cómo automatizar la gestión de facturas

Automatizar la gestión de facturas se ha convertido en uno de los principales retos de pequeñas y medianas empresas que aún usan Excel o lo hacen de manera manual. Con la gran disponibilidad de la tecnología y los distintos tipos de ayudas a la digitalización, la factura electrónica experimentará un gran impulso. Ahora bien, ¿vale la pena invertir en este proceso? Sigue leyendo y descúbrelo.

La importancia de la gestión de facturas

La buena gestión de albaranes y facturas es uno de los procesos vitales para un negocio. Por una parte, te permite tener un panorama claro de cómo va tu empresa y, por otra, sirve para hacer previsiones realistas del futuro y planear distintas acciones.

Sin embargo, este proceso suele encontrarse con un problema: las microempresas y los autónomos han de realizar ellos solos todas las tareas relacionadas con la gestión de su negocio. Como consecuencia, aumenta el número de errores; al final del día, todos somos humanos. Sin ir más lejos, el 10% de las facturas no se paga a tiempo, lo que genera una pérdida del 2,6% de los ingresos para las compañías.

¿Cómo evitar estos retrasos?

La integración y automatización de la gestión de facturas en un programa especializado permite, entre otras cosas, evitar los retrasos administrativos que tan caros pueden salir. En algunos casos, como las empresas que tienen tiendas online, contar con una solución de este tipo es algo totalmente necesario para controlar los ingresos y gastos.

¿Te imaginas que, después de cualquier compra online, se te genere una factura automáticamente? De esta manera, te puedes olvidar de hacer "a mano" las interminables listas de excel para llevar el control. Además, los programas de facturación actuales están bastante alejados de los tradicionales y complejos programas de contabilidad que, al final, te quitan tiempo y energía.

Las ventajas de una tesorería digitalizada

Los programas informáticos de tesorería pueden venir integrados dentro de un ERP (plataforma de gestión) o consistir en herramientas individuales y especializadas. De cualquier manera, estas son las principales ventajas que te van a reportar.

1. Automatización de tareas

En un negocio hay multitud de tareas repetitivas, sobre todo a nivel administración, que nos quitan mucho tiempo de nuestras actividades principales. Al mismo tiempo, son acciones esenciales para la supervivencia de la empresa, como pueden ser la gestión de cobro de facturas, el pago de impuestos, los impagos de clientes, etc.

Contar con un software de facturación o tesorería automatiza estas y otras funciones repetitivas, a la vez que puedes programar alertas considerables, como el pago de impuestos. Además, como las facturas se generan automáticamente con cada compra, como hemos dicho antes, puedes ver en tiempo real cómo va tu tesorería. Los números arrojarán también la salud financiera de tu negocio y el estado de las cuentas.

2. Menos gastos de papel

Si sumamos todo el papel que gastamos en facturas a lo largo del año, nos daremos cuenta de que es una cantidad importante que nos podemos ahorrar con la digitalización. Además de este interés para nuestras cuentas anuales, estaremos contribuyendo a hacer un mundo más sostenible. El green IT no es simplemente una palabra de moda, es una tendencia necesaria de la que, cada vez más empresas, son conscientes.

3. Ahorro de tiempo y dinero

Un negocio exige mucho tiempo y dedicación, sobre todo, si es pequeño o está empezando. Seguramente tendréis mil trámites que realizar y muchos números que examinar. Todas las tareas que podáis automatizar desde el principio os supondrán un importante ahorro de tiempo y dinero. Principalmente, en aquellas áreas donde es necesario tener ciertos conocimientos, como la contabilidad.

4. Hablar directamente con tu gestor

Incorporar ciertas herramientas de colaboración está poniéndose de moda en el sector, tales como bots o chats en vivo. Todas ellas van dirigidas a mejorar la experiencia del cliente y puedes aprovecharlas para tratar asuntos directamente con tu proveedor de software. De esta manera, aprenderás a manejar mejor y más rápido la herramienta informática y a automatizar tus procesos.

La importancia de integrar facturas en el flujo de caja

¿Es importante integrar las facturas en el flujo de caja? Mucho más de lo que imaginas. Conocido también como cash flow, este instrumento financiero es un informe donde se recogen los ingresos y gastos de una empresa en un periodo determinado. La diferencia entre unas cantidades y otra se llama flujo neto, y es lo que indica la salud económica que tiene una empresa (o la falta de ella).

Por tanto, llevar un control riguroso de las facturas en el flujo de caja es vital para saber la situación de tu negocio y las probabilidades que tiene a corto y medio plazo. Es importante matizar que en el cash flow se anota la entrada y la salida real de efectivo, no las pérdidas o las ganancias. Con esta información, podrás tomas decisiones tan importantes como:

- Alcanzar un punto de equilibrio entre los costes variables y fijos, y el margen de contribución que necesitas para el proceso de producción. - Cuánta mercancía puedes comprar a un precio determinado. - Saber si puedes necesitar o no financiación pudiéndote anticipar a un escenario futuro en el que tengas un déficit de efectivo. - Poder realizar compras al contado o necesidad de buscar un préstamo para ello. - Establecer límites a los créditos que les concedas a tus clientes. - Con respecto a las deudas, saber de antemano si necesitarás refinanciar tus deudas o pagarlas en el tiempo establecido. - Realizar o no nuevas inversiones.

Al final, cualquiera de los pasos que des en torno a tu flujo de caja va a afectar a la cuenta de resultados de tu negocio y a la evolución de este. Un error en estas operaciones, como pérdida de facturas, duplicaciones, etc. va a provocar un mal análisis y, por tanto, decisiones equivocadas.

Cómo hacer facturas

Para que una factura sea válida, tanto si la haces manualmente como si usas un programa informático, ha de tener ciertos elementos o requisitos:

- Tener un título que indique 'Factura': Imagina la cantidad de documentos que tiene que ver la Administración en caso de inspección. Ahora seguramente comprenderás que algo tan obvio es muy importante de añadir para que se considere legal. También puede ser muy útil para ti si manejas un nivel alto de compraventa. Para evitar errores o pérdidas de operaciones administrativas o comerciales, mira que el programa nombre de forma inequívoca estos archivos.

- Un espacio para dejar constancia de la fecha de emisión. - El número de factura: Es importante, de cara a Hacienda, que tus facturas tengan números correlativos. En el caso contrario puede parecer que cometiste fraude o ser sospechoso. - Los datos del emisor, ya sea empresario o profesional, o compañía. Los básicos son el nombre, apellidos o la razón social de tu negocio, DNI o NIF y el domicilio fiscal. - Los datos del cliente. Las facturas tienen que tener un espacio para replicar la información anterior, pero relativa a cada cliente. - Información de los productos comprados, donde aparezca el precio sin IVA y los impuestos que les corresponden. - El total de la factura con un desglose del importe en neto, el tipo impositivo, la cantidad de IVA y el importe en bruto (suma de las dos cantidades anteriores). En el caso de que haya algún descuento aplicado, también hay que agregarlo.

Qué facturas pueden integrarse de manera automática

➡️ Todo lo que necesita saber sobre nuestro software de emisión de facturas, en este vídeo :

Quizás no sepas que, en el mercado español, existen diferentes tipos de facturas y en cada una de ellas ha de constar una información única y concreta:

1. La más usual es la factura ordinaria y se encarga de documentar cualquier compraventa que se realice.

2. Las facturas rectificativas son documentos que sirven para corregir otras facturas, recuperar el IVA de aquellas que no se han pagado o hacer una devolución.

3. Las facturas recapitulativas son aquellas que recogen los resúmenes de varias operaciones económicas realizadas durante un tiempo y que van dirigidas al mismo destinatario.

4. La factura electrónica o e-factura es como las otras que acabamos de mencionar, pero se envían y reciben de forma digital.

5. La factura proforma es una oferta comercial o borrador que se realiza a modo de propuesta antes de cerrar una venta.

Además de todos estos tipos, las facturas pueden ser simplificadas y completas, según criterios de la Agencia Tributaria. La factura completa es la que cumple todos los requisitos normativos y la simplificada no tiene toda la información, pero es válida en algunos casos establecidos por la Administración.

Gestión de facturas Excel

Excel es una herramienta de gestión que consiste en una hoja de cálculo para organizar operaciones más o menos complejas. Para muchas empresas, este es su único y gran contacto con la digitalización e invierten tiempo en tener el Excel actualizado en materia de facturas.

El principal motivo de estos trabajadores para seguir usando Excel es que es mucho más barato que otras soluciones de contabilidad y, sobre todo, que les resulta familiar. Pero en muchas ocasiones, no es suficiente.

¿Cuáles son las desventajas? Excel es una herramienta que puede ser útil en determinadas ocasiones, pero frente a un software de facturación, es probable que pierda la batalla. Para empezar, tanto el proceso de crear una plantilla de factura como de incorporar las facturas al flujo de caja es manual. Esto, aparte de llevar mucho tiempo, puede generar errores indeseados.

Las claves de la gestión de facturación electrónica

La factura electrónica sigue las mismas reglas que las de papel pero en formato digital. Pero, al ser digital, tendrá características especiales y ciertas ventajas. Por ejemplo, las facturas digitales siempre serán más claras que las manuscritas y la e-factura siempre deja rastro de su origen, así como su integridad y validez.

A su vez, esto da mayor garantía jurídica a las operaciones de compraventa y reduce la posibilidad de fraude y de error humano. Además, los ciclos de facturación son más rápidos y esto se traduce en una mayor velocidad para tramitar los cobros.

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