12 consejos para mejorar la gestión de tesorería de tu empresa

Dirigir un negocio sin una buena gestión de la tesorería es como tratar de conducir un coche sin volante. Es de vital importancia en el día a día de un empresario, pero que muchas veces se realiza de manera arcaica o rudimentaria. Por suerte, existen diversas formas de gestionar el flujo de caja de tu empresa con éxito y eficacia.

Cómo llevar a cabo una gestión de la tesorería eficiente

La gestión de tesorería es la capacidad de optimización de la liquidez que tiene nuestra empresa para garantizar que disponemos de los fondos necesarios en el momento preciso y así, solventar los pagos comprometidos. Pero, ¿cómo debemos gestionarla?

1. Presta atención y anticípate todo lo posible

Mejor prevenir que lamentar. Este refrán es 100% aplicable a la gestión del flujo de caja, obligándonos a mantener la mirada puesta en el futuro. Para tener el control total de nuestro flujo de caja debemos identificar las entradas y salidas de efectivo fijas y variables, y situarlas en el tiempo para armar las previsiones de tesorería.

2. Haz un seguimiento constante

Con frecuencia, los empresarios caen en el error de creer que la gestión del flujo de caja es una disciplina estancada en el tiempo, cuando en realidad se trata de un ámbito dinámico, en continua evolución.

3. Forma a un empleado en la gestión del flujo de caja

Como dueño de la empresa, debes ser tú el mejor preparado para gestionar el flujo de caja de tu propio negocio. Pero esto no significa que tengas el tiempo para hacerlo. Por ello, es muy importante formar a un empleado de confianza para que gestione la tesorería de la empresa por ti, ya sea porque estás enfocado en otra cosa o porque estás de vacaciones. De esta manera, siempre habrá alguien que pueda avisar en caso de emergencia para reaccionar con margen de maniobra.

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4. Utiliza la tecnología

Realizar la gestión de la tesorería en papel, aunque factible, no es recomendable. De hecho, hoy por hoy, muchas pymes hacen el seguimiento del flujo de caja con Excel. Pero se trata de una herramienta relativamente compleja de usar por el alto nivel de concentración y el buen control que requiere. En definitiva, un tiempo valioso que los empresarios no pueden perder.

Para todo director financiero que desee olvidarse del control manual, existe la opción de un software de gestión de tesorería. Agicap, por ejemplo, te permite automatizar tus operaciones y previsiones de manera rápida y sencilla. Así, podrás gestionar tu flujo de caja de la manera más eficiente ahorrando gran cantidad de tiempo, en un programa intuitivo y fácil de usar.

Optimiza los plazos de pago

Los pagos son siempre un verdadero quebradero de cabeza. Si quieres saber cómo optimizarlos de la mejor manera, te dejamos una serie de recomendaciones:

5. Recibe tu pago a tiempo

Nunca se enfatiza lo suficiente, pero los clientes que no pagan son una verdadera amenaza para la salud financiera de tu empresa. Causan un vacío en las arcas y además, requieren un esfuerzo constante de tu parte reclamando los pagos pendientes.

Si el problema persiste, evita la confrontación, busca la empatía. Puedes empezar a cobrar penalizaciones adicionales por cada día de retraso siguiendo las condiciones de venta previamente establecidas. Si, a pesar de esto, todo sigue igual, habrá que pasar a opciones más extremas como un requerimiento o incluso, un juicio. No obstante, la mejor opción será siempre alcanzar un acuerdo amistoso.

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6. Recompensa los pagos en efectivo

Si tenemos clientes que no pagan, ¿qué tal si hacemos un esfuerzo para que paguen lo antes posible? Uno de los métodos más utilizados consiste en ofrecer un descuento comercial a los clientes que pagan al contado, en vez de esperar a la fecha acordada. Normalmente, este descuento se lleva a cabo incluyendo una reducción de un porcentaje variable en la factura de los compradores.

7. Paga tus compras lo antes posible

Aunque seas empresario, también eres cliente para muchos proveedores. Debes estar atento a los próximos cobros y gastos para optimizar tus pagos y mejorar tu liquidez. Por otra parte, si sabes que los próximos meses se presentan complicados desde el punto de vista financiero, lo mejor es no arriesgarse.

En este sentido, trata de conseguir las mejores condiciones de pago para no poner en peligro tu tesorería y agota el final del plazo para liquidar tus facturas. Eso sí, no olvides nunca la fecha de vencimiento: no hagas nunca lo que no quieres que te hagan a ti.

Aumenta las ventas y reduce los gastos

Si deseas saber cuál es la mejor manera para aumentar las ventas y reducir los gastos, sigue leyendo las siguientes recomendaciones.

8. Reduce costos innecesarios

Una correcta gestión de la tesorería significa, también, detectar las áreas en las que se produce un mayor gasto y reducirlo. Aquí te dejamos una lista con los principales elementos que debes tener en cuenta para hacerlo:

• Elimina los residuos. Apaga las luces cuando no hay nadie, no enciendas la calefacción ni aire acondicionado si la temperatura es agradable, aprovecha la impresión de los folios por las dos caras. Son pequeñas cosas que marcan la diferencia.
• Vuelve a negociar con tus proveedores. Compara tus contratos con los de la competencia para ver en qué puedes mejorar y ajustar precios a la baja. Si no llegas a un buen acuerdo, no dudes en buscar otros proveedores.
• Centraliza las compras. Aunque no es necesario contratar a un director de compras, sí es esencial que una persona desempeñe esta función que se encargará de hacer inventarios, comprobar las compras, encontrar los mejores precios. Esto ayudará a ahorrar.
• Deshazte del papel. Aún muchas empresas siguen realizando la contabilidad en papel, lo que acaba siendo muy costoso. Y ya que vivimos en la era de internet, podemos reducir los gastos realizando estos procesos en modo on line. Por otro lado, además de ser un método extremadamente rápido y eficaz, es una forma sostenible.

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9. Aumenta las ventas

Si bien reducir los costes es importante, también lo es aumentar el volumen de ventas. ¿Cómo? Sigue leyendo.

• Segmenta a tus clientes en categorías y pon tus esfuerzos en aquellos que tienen mayor potencial de facturación.
• Aumenta los precios con sentido, de manera paulatina y siguiendo una estrategia determinada. El principal factor que debes tener en consideración es la competencia. Analiza en qué precios se mueve para ver a dónde puedes llegar tú.
• Visibiliza tu actividad. En pleno auge de las redes sociales, las empresas pueden sacar provecho de estos medios de comunicación. Además, las ferias y eventos relacionados con el sector también son buenas oportunidades para darse a conocer.
• Sé innovador. Lo primero que tenemos que hacer es analizar a la competencia y ver cuál es su elemento diferenciador, a cuántos clientes atrae y cómo lo hace. Otro punto importante es la opinión de los clientes. Es importante escucharlos, saber qué piensan de nuestros servicios, qué sugerencias tienen y qué podemos hacer para mejorar su experiencia.

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10. Prioriza tu flujo de caja para optimizar su rentabilidad

El beneficio obtenido de las ventas es una parte fundamental de cada negocio. No obstante, también es tanto o más importante contar con una buena gestión de tesorería. Vender mucho está muy bien, pero debes asegurarte de que ese dinero se va a cobrar en el momento adecuado para poder hacer frente a los salarios, por ejemplo.

Acumula reservas de efectivo

Acumular reservas de efectivo puede ser complicado para tu empresa. Te contamos cómo puedes hacerlo.

11. Reserva una parte de los resultados

Cuando las cosas van bien, surge el deseo de invertir, de expandirse y de emprender nuevos proyectos. Ahora bien, para gestionar eficientemente la tesorería, hay que saber ahorrar. Es más, el 5% de tus beneficios debería ir destinado a una reserva. No obstante, esta obligación termina cuando el importe de tu reserva alcanza el 10% del capital social. Esto ayudará al momento de enfrentarse a duros golpes, contratiempos e imprevistos.

12. Negocia una línea de crédito en descubierto cuando las cosas van bien

En el momento en el que te conviertes en gestor sabes que pasarás por situaciones y momentos excepcionales. Uno de ellos puede ser el día que tengas que contratar un descubierto bancario, un proceso que sirve para sacarnos de un apuro, pero que tiene un precio. De todas formas, no es necesario que surjan dificultades para negociar una autorización de descubierto bancario con entidades financieras.

Este enfoque tiene dos ventajas:

• Si se produce una situación que requiera un descubierto bancario, estarás mejor preparado. Una vez concedida la autorización, podrás beneficiarte de ella automáticamente en caso de necesidad.
• Negociar esta autorización dentro de un período normal te permite beneficiarte de varias ventajas (mejor tarifa, aumento del límite máximo) que pueden marcar claramente la diferencia en tu tesorería.

En conclusión, la gestión de la tesorería no se puede improvisar ni mejorar de la noche a la mañana. Se necesita rigor y cierta organización para que los esfuerzos den sus frutos. Si estás interesado en un software de gestión de tesorería que ayude a controlar los problemas de liquidez de tu empresa, en Agicap te proporcionamos los mejores recursos para gestionarla.

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