So funktioniert die Ressourcenplanung in Excel
Eine Ressourcenplanung in Excel gibt Ihnen einen Überblick über sämtliche Ressourcen, die für ein Projekt notwendig sind sowie die einzelnen Kosten, die dafür anfallen. Wir zeigen Ihnen hier, wie eine einfache Vorlage aussieht und welche Vorteile die Ressourcenplanung im Allgemeinen hat.
Ressourcenplanung in Excel: Vorlage
Eine Ressourcenplanung in Excel hilft Ihnen die benötigten Mittel für ein Projekt konkret und korrekt zu planen. Als Ressource gelten dabei folgende Mittel:
• Projektbeteiligte (sowohl interne Angestellte, als auch externe Mitarbeiter:innen) • Sachmittel • Finanzmittel
Haben Sie im Rahmen Ihrer Projektplanung Ihren Bedarf an verschiedenen Ressourcen festgestellt, planen Sie diese im nächsten Schritt, um die Plankosten für das Projekt zu ermitteln.
Ressourcenplanung in Excel: Kostenlose Vorlage herunterladen
Sie können sich hier für Ihre Ressourcenplanung in Excel kostenlos eine Vorlage herunterladen. Sie gibt Ihnen einen Eindruck, wie die Ressourcenplanung für ein Projekt aussehen könnte, und Sie können die Vorlage nach Bedarf beliebig anpassen und erweitern.
Ressourcenplanung in Excel: Beispiel
Wir haben in unserer kostenlosen Ressourcenplanungs-Vorlage in Excel ein Beispiel für Sie vorbereitet, das folgende Tabelle beinhaltet:
| Ressource | Aufgabe/Beschreibung | Intern/extern | Einheit | Stundensatz | Planstunden | Plankosten | Gesamtkosten | | ---------- | ---------- | ---------- | ---------- | ---------- | ---------- | ---------- | ---------- | | Person 1 | Software-Entwicklung | Intern | Stunde | 100,00€ | 50 | | 5000,00€ | | Person 2 | Software-Projekt-Management | Extern | Stunde | 150,00€ | 60 | | 9000,00€ | | Person 3 | Software-Test | Software-Test | Stunde | 100,00€ | 40 | | 4000,00€ | | Material 1 | Platinen | | Pauschal | | | 2000,00€ | 2000,00€ | | Material 2 | Mikrocontroller | | Pauschal | | | 1000,00€ | 1000,00€ | | Dienstleistung 1 | Bestückung der Platinen | | Pauschal | | | 2500,00€ | 2500,00€ | | Person 4 | Qualitätssicherung | Intern | Stunde | 100,00€ | 60 | | 6000,00€ | | | | | | | | SUMME | 29.500,00€ |
Man trägt sämtliche Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden in eine Tabelle ein. Je nach Umfang des Projekts kann eine Ressourcenplanung auch für verschiedene Teilbereiche oder Arbeitspakete erstellt werden.
Am wichtigsten ist, dass Sie in Ihrer Ressourcenplanung auf einen Blick sehen, was insgesamt an Kosten für die verschiedenen Ressourcen anfällt. Falls Sie Verzögerungen im Projekt mit einpreisen wollen, können Sie zusätzlich zu den Plankosten und Planstunden auch noch unerwarteten Mehraufwand als Puffer miteinplanen.
Die Plankosten und die gesamten Kosten mit Mehraufwand können Sie getrennt darstellen. Dann sehen Sie, welche finanziellen Reserven eventuell nötig sind, falls es aus irgendwelchen Gründen zu Verzögerungen kommt oder einzelne Projektschritte länger dauern als geplant.
Vorteile der Ressourcenplanung in Excel
Häufig wird im Projektmanagement nur auf die Zeit geachtet, die ein bestimmtes Projekt in Anspruch nehmen darf. Neben der termingerechten Planung ist jedoch auch eine ressourcengerechte Planung notwendig, um sicherzustellen, dass die Kosten sich in einem vertretbaren Rahmen bewegen.
Wird nur auf die zeitliche Planung geachtet, kommt es oft vor, dass die benötigten Ressourcen das vorgesehene Projektbudget übersteigen. Mit einer ungefähren Ressourcenplanung in Excel können Sie dem jedoch schnell entgegenwirken. Benötigen Sie mehr Ressourcen als das Budget hergibt, können Sie das gegenüber den Verantwortlichen auch besser kommunizieren, wenn Sie ihnen im Detail aufzeigen, was Sie alles benötigen.
So können Sie Ihr Projekt fristgerecht und kostengerecht durchführen, sodass die angepeilten Margen nicht unterschritten werden und das Unternehmen seinen geplanten Umsatz erzielt.
