Hauptbuch, Grundbuch, Nebenbuch: Welche Rolle spielen sie in der doppelten Buchführung?

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltung die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfüllt. Sie müssen also Bücher führen. Doch um welche Bücher geht es hier? Und welchen Zweck erfüllen diese Bücher? Bei der doppelten Buchführung erfolgen Aufzeichnungen im Hauptbuch, Grundbuch und zusätzlich in Nebenbüchern. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick zu den verschiedenen Begrifflichkeiten.

Hauptbuch: Doppelte Buchführung in der Finanzbuchhaltung

Das Handelsgesetzbuch stellt es klar: "Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen."

Warum ist das so wichtig? Nur, wenn Unternehmen ihren Aufzeichnungspflichten ordnungsgemäß nachkommen, wird die Buchführung auch entsprechend anerkannt. Wenn beispielsweise ein Betriebsprüfer erhebliche Mängel in der Buchführung feststellt, kann er die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Dann drohen einem Unternehmen Hinzuschätzungen durch das Finanzamt. Es kann sogar ein Steuerstrafverfahren eröffnet werden.

Eine höhere Steuerbelastung mindert wiederum die Liquidität. Und nicht zuletzt: Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung ist natürlich auch schlecht für die Unternehmensreputation. Es gibt also viele Gründe, warum Unternehmen ihren Buchführungspflichten gewissenhaft nachkommen sollten.

Die doppelte Buchführung ist für bilanzierende Unternehmen verpflichtend. Warum doppelt? Ein Geschäftsvorfall, der gebucht wird, wird immer auf einem Konto und Gegenkonto erfasst: Soll und Haben. Ein Buchungssatz betrifft also immer zwei Konten: Ein Sollkonto, dem Betrag Soll, dem Habenkonto und dem Betrag Haben.

Beispiel: Unternehmen A hat an seinen Kunden B eine Rechnung über 100 Euro gestellt. Kunde B begleicht diesen offenen Rechnungsbetrag. A bucht daher (vereinfacht dargestellt):

*Bank 100 Euro (Soll) an Forderungen 100 Euro (Haben) *

Die Soll- und Habenkonten werden in der Regel als T-Konten dargestellt.

Hauptbuch, Grundbuch und Nebenbücher im Rechnungswesen

Doch woher weiß ein Unternehmen, mit welchen Konten die Buchungen zu erfolgen haben und welche Bücher zu führen sind? Hauptbuch, Grundbuch und Nebenbücher sind für das Rechnungswesen von Unternehmen von großer Bedeutung. Nachfolgend werden die verschiedenen Begrifflichkeiten erklärt und eingeordnet:

Grundbuch: Definition

Im Grundbuch werden sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens chronologisch aufgeführt. Häufig liest man in diesem Zusammenhang auch den Begriff "Journal".

Wichtig: Nicht zu verwechseln ist das Grundbuch im Sinne der Buchführung mit dem Grundbuch des Grundstücksamtes. Auch wenn der gleiche Begriff verwendet wird: Beim Grundbuchamt ist ein Grundstücksregister gemeint.

"Keine Buchung ohne Beleg" lautet ein wichtiger Grundsatz in der Buchhaltung. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass nicht nur die entsprechenden Belege korrekt verbucht, sondern auch ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Hauptbuch: Bilanz

Das Hauptbuch ist ein wesentlicher Bestandteil der doppelten Buchführung. Es wird nach einem Kontenplan strukturiert. In der Regel wenden Unternehmen zur Aufstellung ihres Kontenplans entweder den Standardkontenrahmen 03 oder 04 (SKR 03 oder SKR 04) an. Das Hauptbuch ist die Basis für die Bilanz eines Unternehmens.

Hauptbuch: Definition

Das Hauptbuch bildet die sog. Sachkonten in der Buchführung ab. Sämtliche Geschäftsvorfälle werden also im Hauptbuch sachlich zugeordnet. Das Hauptbuch stellt sowohl die Aktiva und Passiva der Bilanz (sog. Bestandskonten) als auch die Aufwendungen und Erträge der Gewinn- und Verlustrechnung (sog. Erfolgskonten) dar.

Hauptbuch und Grundbuch: Unterschied

Im Hauptbuch werden Geschäftsvorfälle sachlich zugeordnet, während im Grundbuch alle Vorfälle chronologisch aufgelistet werden. Man kann sich also merken:

Grundbuch = chronologische Auflistung Hauptbuch = sachliche Zuordnung

Wie hängen nun die unterschiedlichen Bücher miteinander zusammen? Die Buchungen im Grundbuch bilden die Basis für die Erfassung im Hauptbuch. Auch die Nebenbücher liefern die erforderlichen Daten für das Hauptbuch. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Nebenbuch zum Hauptbuch

Einzelne Geschäftsvorfälle werden nicht im Hauptbuch, sondern in Nebenbüchern erfasst. Typische Beispiele sind hier:

• Kreditoren
• Debitoren
• Anlagenbuch
• Kassenbuch

Wenn ein Unternehmen beispielsweise regelmäßig Lieferungen von einem bestimmten Geschäftspartner bezieht, so wird das Verbindlichkeitskonto für diesen Lieferanten im Nebenbuch geführt. Im Hauptbuch – in der Bilanz – werden dann jedoch die Verbindlichkeiten zusammengefasst dargestellt. Bei Sammelkonten, wie beispielsweise Forderungen oder Verbindlichkeiten, ist also eine Nebenbuchhaltung erforderlich.

Hauptbuch und Nebenbuch Abstimmung

In der Buchführung kommt es zu Kontenabstimmungen. Das ist insbesondere bei der doppelten Buchführung erforderlich für das Haupt- und Nebenbuch. Die Daten müssen stimmig sein. Wenn beispielsweise eine Rechnung des Lieferanten A eingeht, dann muss im entsprechenden Konto des Lieferanten im Nebenbuch eine Verbindlichkeit ausgewiesen werden. Im Hauptbuch werden jedoch Verbindlichkeiten als Sammelkonto geführt. Die Saldi müssen schlüssig sein.

Hauptbuch: Beispiele

In einem Hauptbuch werden die Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch übertragen. Doch dafür müssen die Buchungen auf Sachkonten zugeordnet werden – entsprechend dem Kontenplan. Bestandskonten und Erfolgskonten werden hier erfasst.

Bestandskonten betreffen beispielsweise folgende Bereiche:

• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen
• Verbindlichkeiten

Erfolgskonten bilden die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens ab. Das kann beispielsweise betreffen:

• Umsatzerlöse
• Löhne und Gehälter
• Mietzahlungen

Hauptbuch abschließen

Wenn das Hauptbuch abgeschlossen wird, werden alle Sachkonten abgeschlossen. Es werden sog. Abschlussbuchungen vorgenommen. Sämtliche Bestandskonten gehen in die Bilanz, sämtliche Erfolgskonten in die Gewinn- und Verlustrechnung ein. Die Sachkonten gelten dann als "ausgeglichen". Mit dem Abschluss des Hauptbuches wird also eine Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.

Für wen ist Bücher führen Pflicht?

Wer buchführungspflichtig ist, muss sich auch mit dem Hauptbuch, Grundbuch und der Nebenbuchführung auseinandersetzen. Nach § 141 Abgabenordnung sind das Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr mehr als 600.000 Euro beträgt oder deren Gewinn bei mehr als 60.000 Euro liegt. Für Land- und Forstwirte sind noch die selbst bewirtschafteten Flächen maßgeblich.

Hinweis: Freiberufler und Selbstständige nach § 18 Einkommensteuergesetz können ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Sie sind also grundsätzlich nicht buchführungspflichtig, können jedoch auch freiwillig Bücher führen.

Aufbewahrungsfristen beachten

Die Aufzeichnungspflichten müssen eingehalten werden – ansonsten können erhebliche Sanktionen drohen. Wichtig ist außerdem, dass die Bücher aufbewahrt werden müssen. Hier müssen Unternehmen gesetzliche Fristen beachten:

Nach § 141 Abgabenordnung müssen Bücher zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das Hauptbuch, Grundbuch und Nebenbuch darf also nicht zu früh "entsorgt" werden. Bei den Aufbewahrungsfristen sei auch gesagt: Im Zweifel sollten Unternehmen wichtige Unterlagen, wie Hauptbuch, Grundbuch und Nebenbücher eher länger aufbewahren. Diese Informationen bilden sämtliche Geschäftsvorfälle eines Geschäftsjahres ab. Sind sie erst einmal vernichtet, ist es später sehr schwer, diese Zusammenhänge wieder herzustellen.

Fazit: Bücher führen gehört zur wichtigsten Aufgabe des Rechnungswesens

Daten gehören heute zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Das gilt auch für die Buchführung. Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher bilden hier ein wichtiges Grundgerüst. Unternehmen können nicht nur für deklaratorische Zwecke wichtige Analysen dieser Daten vornehmen. Auch das Management behält bei einer gewissenhaften Buchführung den Überblick. Moderne Softwarelösungen bieten hier bereits zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten und Analysen an.