Das Grundbuch im Rechnungswesen ist neben dem Hauptbuch zentraler Bestandteil der doppelten Buchführung. Wir zeigen Ihnen hier, was im Grundbuch alles erfasst werden muss, und wer gesetzlich zu dieser Erfassung verpflichtet ist.
Grundbuch im Rechnungswesen: Was ist das?
Das Grundbuch im Rechnungswesen dient der chronologischen Auflistung aller Geschäftsvorfälle. Es wird auch als Journal oder Tagebuch bezeichnet und bildet neben dem Hauptbuch die Grundlage zur Erfassung sämtlicher Finanzvorgänge im Unternehmen.
Zur Dokumentation der Vorfälle werden Belege, Quittungen, Rechnungen und Kontoauszüge gemeinsam mit dem entsprechenden Eintrag im Grundbuch abgelegt. Die Vorfälle werden tagesaktuell erfasst und beinhalten folgende Angaben:
• Datum des Vorgangs • Beschreibung/Art des Vorgangs (z.B. Nummer des Belegs) • Evtl. Bemerkungen zum Vorgang • Konto- und Gegenkonto, auf die gebucht werden (Haben- und Sollkonto) • Betrag, der gebucht wird
Diese Auflistung erleichtert es Finanzprüfer:innen und Verantwortlichen die Vorgänge nachzuverfolgen. Jeder einzelne Vorgang, der im Grundbuch erfasst ist, muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können. Deshalb müssen Belege grundsätzlich aufbewahrt werden.
Vom Grundbuch aus werden die Einträge in das Hauptbuch übertragen, wo die Geschäftsvorfälle den einzelnen Sachkonten zugeordnet werden. Damit trägt man der Tatsache Rechnung, dass die Vorfälle nicht nur chronologisch, sondern auch sachlich geordnet werden müssen.
Grundbuch im Rechnungswesen: Buchungssätze im digitalen Zeitalter
Während früher das Grund- und Hauptbuch physische Bücher waren, verwendet man heutzutage Software, die diese Bücher digital abbilden. Trägt man die Geschäftsvorgänge ins Grundbuch ein, bedient man sich je nach Vorfall an einem bestimmten Buchungssatz.
Für die Buchung einer eingehenden Rechnung sieht der Buchungssatz zum Beispiel so aus:
• Rechnungsnummer: 12345 • Buchungsdatum: 07.05.2022 • Belegdatum: 05.05.2022 • Buchungssatz: Verbindlichkeiten aus LL an Bank • Soll: 100,00€ • Haben: 100,00€
Die zugehörigen Belege können bei manchen Softwares digital mit dem entsprechenden Eintrag abgelegt werden. Das Aufbewahren der physischen Belege (sofern diese ausgestellt wurden) ist jedoch trotzdem Pflicht. Ein Betriebsprüfer vom Finanzamt kann diese jederzeit verlangen. Einträge im Grundbuch, die nicht belegt werden können, werden vom Finanzamt nicht akzeptiert.
Grundbuch im Rechnungswesen: Vorlage & Beispiel
Eine mögliche Vorlage für ein Grundbuch im Rechnungswesen kann man sich leicht selbst erstellen, zum Beispiel in Excel. Eine Tabelle könnte so aussehen:
| Buchungsdatum | Soll | Haben | Buchungssatz | Belegdatum | Belegnummer |
|---|---|---|---|---|---|
| 07.05.2022 | 100,00€ | 100,00€ | Verbindlichkeiten aus LL an Bank | 05.05.2022 | 12345 |
| 10.05.2022 | 200,00€ | 200,00€ | Forderungen aus LL | 10.05.2022 | 100522A |
Auf diese Weise werden sämtliche finanziellen Geschäftsvorgänge erfasst. Zu den Belegen zählen zum Beispiel:
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen • Kontoauszüge • Kassenbelege • Quittungen • Eigenbelege
Ein Eigenbeleg wird dann ausgestellt, wenn der Originalbeleg eines Vorgangs verloren gegangen ist, zum Beispiel wenn man vergessen hat, nach dem Geschäftsessen die Quittung mitzunehmen. Der Eigenbeleg muss das Datum enthalten, an dem der Vorgang stattgefunden hat, sowie den Verwendungszweck und den Betrag.
Wer muss ein Grundbuch im Rechnungswesen führen?
Wer ein Grundbuch führen muss und wer von der Buchführungspflicht ausgenommen ist, ist im Handelsgesetzbuch ganz klar geregelt. Folgende Gruppen müssen zwingend die doppelte Buchführung anwenden, d.h. ihre Geschäftsvorfälle dokumentieren:
• Unternehmen und Kaufleute, die ins Handelsregister eingetragen sind (GmbH, KG, UG, AG, OHG, e.K.) • Unternehmen und Kaufleute, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind, jedoch in einem Jahr mehr als 60.000€ Gewinn gemacht haben oder der Jahresumsatz höher als 600.000€ war
Ausgenommen von der Buchführungspflicht sind: • Freiberufler (z.B. Anwälte, Architekten, Journalisten, Notare, Ärzte) • Einzelkaufleute, Selbstständige und eingetragene Unternehmen, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 60.000€ Gewinn und weniger als 600.000€ Umsatz erwirtschaftet wurden
Eine eigenmächtige Umstellung von doppelter Buchführung auf einfache Buchführung bzw. umgekehrt, ist nicht gestattet. Es entscheidet immer das Finanzamt, welche Methode angewendet werden muss und informiert die Betroffenen schriftlich darüber. Unternehmen oder Kaufleuten, die kein Grundbuch im Rechnungswesen führen müssen, ist es jedoch freigestellt, dies freiwillig zu tun für ihre eigenen Dokumentationszwecke.
