Was sind Fremdleistungen und wann sind sie erforderlich?

Unternehmen beziehen Fremdleistungen, wenn sie eine Leistung nicht selbst erbringen können oder einen bestimmten Teil ihrer operativen Tätigkeit nicht selbst durchführen wollen. Es gibt viele verschiedene Arten von Fremdleistungen, die wir Ihnen in diesem Artikel präsentieren werden. Dabei zeigen wir auch auf, was man aus steuerlicher und aus buchhalterischer Sicht beachten muss.

Fremdleistungen: Definition

Bei Fremdleistungen handelt es sich um Leistungen, die ein Unternehmen von einem anderen Unternehmen bezieht, die in Verbindung mit dem eigenen operativen Geschäft stehen.

Im Allgemeinen gehören zu den Fremdleistungen:

• Erbringung von Leistungen an Bauteilen oder Baukomponenten aus eigener Herstellung
• Fertigung von einzelnen Komponenten
• Installation von Bauteilen oder Komponenten
• Beauftragung von Subunternehmern

Damit stehen die Fremdleistungen im Gegensatz zu den Eigenleistungen, die ein Unternehmen selbst erbringt. Fremdleistungen dienen immer dem Betriebszweck des beauftragenden Unternehmens.

Beispiele für verschiedene Arten von Fremdleistungen

Lohnveredelungen: Produktion

In einem Produktionsbetrieb kann dies beispielsweise so aussehen: Ein drittes Unternehmen erbringt gewisse Leistungen für das beauftragende Unternehmen bei der Fertigung von Bauteilen. Der Auftraggeber gibt dabei seine produzierten Teile zur Endmontage an das Drittunternehmen und erhält diese dann fertig montiert zurück.

Subunternehmerleistungen

Nicht nur im Produktionsbereich können Dienstleistungen eingekauft werden, sondern auch in vielen anderen Bereichen. Eine Marketing-Agentur hat beispielsweise einige Kund:innen, für die sie Werbekampagnen erstellt. Zur Übersetzung der Texte in eine andere Sprache kann sie Freelancer:innen beauftragen, die diese Arbeit für sie erledigen und demnach eine Fremdleistung erbringen.

Arbeitsaufteilung

Manchmal erhält ein Unternehmen einen Auftrag, der zu groß ist, um ihn alleine zu stemmen, z.B. die Renovierung eines großen Bürogebäudes. Das Unternehmen kann den Auftrag dann ganz oder teilweise an andere Unternehmen auslagern, die eigenständig einige Arbeiten durchführen. Eines kümmert sich beispielsweise um die Bodenverlegung, das andere führt Malerarbeiten durch.

Vorleistungen

Bei Vorleistungen werden noch nicht fertige Produkte bezogen, oder solche, die während des Produktionsprozesses erst noch verarbeitet werden. Das können Halbfabrikate sein oder Roh- und Hilfsstoffe. Bezieht ein Maler Farbe vom Hersteller, damit er bei seinem Kunden die Wand streichen kann, handelt es sich bei der Lieferung um eine Vorleistung.

In allen vorangegangenen Beispielen bezahlt der Auftraggeber lediglich den Auftragnehmer. Letzterer kümmert sich dann um die Bezahlung der Unternehmen, die für ihn Fremdleistungen erbringen.

Fremdleistungen nach §13b UStg

Werden Fremdleistungen bezogen, muss dies auch steuerlich korrekt erfasst werden, da Finanzämter bei diesem Thema besonders genau hinschauen. Üblicherweise schuldet derjenige, der die Leistung erbringt, die Umsatzsteuer an das Finanzamt. Laut §13b UStgG (Umsatzsteuergesetz) gibt es hierbei jedoch Ausnahmen. In diesen Fällen ist der Bezieher der Leistungen der Schuldner für die Umsatzsteuer:

• Werklieferungen und sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmens (auch EU-Ausland)
• Bauleistungen, die der Herstellung, Instandhaltung/-setzung dienen (keine Planungs- und Überwachungstätigkeiten)
• Lieferung von elektronischen Geräten
• Gebäudereinigungen

Fremdleistungen ohne Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer

Eine Rechnung, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, muss als solche gekennzeichnet sein. Auf einer solchen Rechnung ist die Umsatzsteuer deshalb nicht ausgewiesen, und es wird auf §13b UStG verwiesen. Der Prozess läuft in der Regel nach folgenden Schritten ab:

1. Leistender meldet Umsatz nach §13b beim Finanzamt und erstellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer mit Verweis auf §13b
2. Leistungsempfänger erhält die Rechnung
3. Leistungsempfänger zieht die Vorsteuer ab und führt die Umsatzsteuer ans Finanzamt ab

Durch den Vorsteuerabzug wird erreicht, dass die Umsatzsteuer ausgeglichen wird. Die beiden Steuerbeträge heben sich also gegenseitig auf, sodass durch dieses Verfahren dem Leistungsempfänger kein Nachteil entsteht.

Im Zweifel: Steuerberater:in

Da es sich bei Fremdleistungen um ein sehr heikles Thema handeln kann, ist hier unbedingt Vorsicht geboten. Wer Fremdleistungen nicht richtig bucht, bekommt schnell Besuch vom Finanzamt. Deswegen sollte man hier korrekt vorgehen, denn bei wiederkehrenden Nachfragen und Unsauberkeiten kann das Finanzamt einem Unternehmen den Vorsteuerabzug streichen.

Falls Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Rechnungen für Fremdleistungen buchen müssen, wenden Sie sich am besten an eine Steuerberatung, sodass es gar nicht zu Ungereimtheiten bei Ihrer Steuererklärung kommt.

Fremdleistungen in der Buchhaltung

Fremdleistungen werden in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf verschiedenen Konten gebucht. Dabei wird zwischen verschiedenen Arten von Fremdleistungen unterschieden:

• Fremdleistungen im Produktionsbereich (bei SKR03: Konto 3100, bei SKR04: Konto 5900)
• Fremdleistungen im Vertrieb (bei SKR03: Konto 4780, bei SKR04: Konto 6780)
• Fremdleistungen durch freie Mitarbeiter:innen (bei SKR03: Konto 4909, bei SKR04: Konto 6303)
• Bauleistungen (bei SKR03: Konto 3120, bei SKR04: Konto 5920)

Je nach Art der Fremdleistung besteht die Aktivierungspflicht von Wirtschaftsgütern, wenn die Anschaffungskosten den Nettowert von 1.000 Euro übersteigen. Die bezogenen Wirtschaftsgüter müssen dann über deren vorgesehene Nutzungsdauer abgeschrieben werden.