Wer darf die einfache Buchführung nutzen und wie geht man dabei vor?
Die einfache Buchführung ist für bestimmte Gewerbetreibende eine erlaubte, vereinfachte Form der Buchführung. Sie soll den Dokumentationsaufwand geringhalten und dennoch die relevanten Informationen über die finanzielle Tätigkeit eines Unternehmens an das Finanzamt liefern. Wer die einfache Buchführung machen darf, und wie man dabei vorgeht, zeigen wir Ihnen hier.
Einfache Buchführung: Definition
Die einfache Buchführung ist eine Art der Buchführung, die nur von bestimmten Betrieben oder Gewerbetreibenden genutzt werden darf. Dabei führt man lediglich ein Buch, in welchem man sämtliche finanziellen Ereignisse während eines Geschäftsjahres festhält. Man spricht dabei auch von einem Kassenbuch, in welchem die Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge dokumentiert werden.
Die einfache Buchführung darf von folgenden Gewerbetreibenden genutzt werden:
- Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn gemacht haben oder nicht einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro erwirtschaftet haben
- Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind, aber in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn gemacht haben oder nicht einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro erwirtschaftet haben
- Einzelunternehmen und Kleinunternehmer
- Freiberufler
- Land- und forstwirtschaftliche Unternehmen, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn erzielt wurde und wenn die bewirtschaftete Nutzfläche einen Gesamtwert von weniger als 25.000 Euro hat
- Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
Einfache Buchführung & EÜR
Bei der einfachen Buchführung wird das Betriebsergebnis im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben des gesamten Geschäftsjahres einander gegenübergestellt. Der Saldo stellt das Gesamtergebnis dar. Sämtliche Einnahmen und Ausgaben müssen belegt werden können. Belege, Quittungen, etc. sind also aufzubewahren.
Einfache Buchführung vs. Doppelte Buchführung
Sind die Kriterien zur einfachen Buchführung nicht erfüllt, sind Gewerbetreibende zur doppelten Buchführung verpflichtet. Anstatt einer EÜR müssen am Ende des Geschäftsjahres eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt werden sowie eine Bilanz.
Da eine Bilanzierung durchgeführt werden muss, bei der man pro Einnahme und Ausgabe zwei Buchungen auf verschiedenen virtuellen Konten ausführt, spricht man hierbei von doppelter Buchführung.
Ebenso muss bei der doppelten Buchführung am Ende des Geschäftsjahres eine Inventur durchgeführt werden. Diese ist bei der einfachen Buchführung nicht notwendig.
Einfache Buchführung: Beispiel
Bei der einfachen Buchführung stellt man die Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Geschäftsjahres einander gegenüber. Sämtliche Positionen sind in chronologischer Reihenfolge zu erfassen. Eine Tabelle zur einfachen Buchführung kann zum Beispiel so aussehen:
| Datum | Einnahmen | Ausgaben | Belegnummer | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 08.01.2021 | 200€ | Rechnungen 1314, 1315 | 200€ | |
| 12.01.2021 | 300€ | Rechnungen 1316, 1317, 1318 | 500€ | |
| 15.01.2021 | 100€ | 200€ | Rechnung 1319, Beleg xy | 400€ |
| 03.02.2021 | 200€ | Beleg yz | 200€ |
Setzt man diese Tabelle bis ans Ende des Geschäftsjahres fort und verrechnet stets die Einnahmen mit den Ausgaben, entspricht der Saldo am Jahresende dem Geschäftsergebnis. Ist der Betrag negativ, handelt es sich um einen Verlust; ist er positiv, hat man einen Überschuss (Gewinn) erwirtschaftet.
Zu sämtlichen Einnahmen und Ausgaben müssen die Belege aufbewahrt werden, damit man diese bei Nachfrage dem Finanzamt zur Verfügung stellen kann. Die Belege sind zehn Jahre lang aufzubewahren.
Einfache Buchführung: Wann Kleinunternehmer und andere Gewerbetreibende auf doppelte Buchführung umstellen müssen
Sobald eines der Kriterien aus dem obersten Abschnitt dieses Artikels erfüllt ist, müssen Kleinunternehmer und andere Gewerbetreibende, die bisher die einfache Buchführung gemacht haben, die doppelte Buchführung anwenden.
Nachdem das Finanzamt die letzte EÜR begutachtet hat, entscheidet es, ob im nächsten Geschäftsjahr die doppelte Buchführung zur Anwendung kommen soll. Die Betroffenen werden diesbezüglich informiert. Ein eigenmächtiger Wechsel darf nicht durchgeführt werden.
Ebenso ist es denkbar, dass Gewerbetreibende, die bisher eine doppelte Buchführung gemacht haben, auf die einfache Buchführung umstellen dürfen, wenn sie die Kriterien dazu erfüllen. Auch hier muss auf den Bescheid vom Finanzamt gewartet werden, wie in Zukunft zu verfahren ist.
Tipps für die einfache Buchführung
Auch wenn die einfache Buchführung deutlich weniger Arbeit macht als die doppelte Buchführung und an weniger Regeln gebunden ist, darf sie nicht vernachlässigt werden. Auch hier muss sorgfältig gearbeitet werden, um Rückfragen vom Finanzamt zu vermeiden.
Im Gegensatz zur doppelten Buchführung muss bei der einfachen Buchführung nicht kontinuierlich gebucht werden. Man könnte sämtliche Belege am Ende des Geschäftsjahres auf einmal in der Einnahmen-Ausgaben-Liste erfassen. Diese Methode empfehlen wir Ihnen jedoch nicht, da sie sehr fehleranfällig ist und man Belege, die schon mehrere Monate zurückliegen, nicht mehr so einfach zuordnen kann.
Tragen Sie Ihre Buchungen deshalb während des Jahres regelmäßig in Ihre Liste ein. Das kann je nach Belegaufkommen einmal oder zweimal pro Monat sein – am besten an einem festen Tag.
So behalten Sie stets den Überblick und können Belege den Einnahmen und Ausgaben einfach zuordnen. Am Ende des Geschäftsjahres tragen Sie dann einfach die letzten Belege nach und ermitteln dann schneller Ihren Jahresendsaldo, womit die EÜR auch schon erledigt und die einfache Buchführung für dieses Jahr abgeschlossen ist.
