E-Invoicing : vorteile und pflichten für unternehmen ab 2025

Im Jahr 2021 haben bereits 43 Prozent der deutschen Unternehmen E-Invoicing eingesetzt, also elektronische Rechnungen verschickt. Ab 2025 wird dieser Wert mit Sicherheit in die Höhe steigen – dafür sorgen neue Vorgaben für das E-Invoicing in Deutschland. Was genau Sie erwartet und welche Vorkehrungen Sie treffen müssen, erfahren Sie hier.

Definition: Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing ist die Abkürzung für Electronic Invoicing und beschreibt den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen zwei Parteien, meist Unternehmen. Die E-Invoices liegen dabei in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vor. Grundsätzlich werden hier drei Formate von Rechnungen unterschieden:

• Rechnungen auf Basis unstrukturierter Daten (PDF, Word)
• Rechnungen auf Basis strukturierter Daten (etwa Formate wie EDI und XML)
• Rechnungen auf Basis hybrider Daten (ZUGFeRD, Factur-X)
• Cloudbasierte E-Invoicing-Lösungen können schnell implementiert und einfach skaliert werden

Im Sinne der offiziellen Definition gelten ausschließlich strukturierte und hybride Formate als E-Invoices. Seit dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen gemäß dem Wachstumschancengesetz (Beschluss vom 27. März 2024, BGBl I 2024 Nr. 108) dazu verpflichtet, E-Invoices zu empfangen.

Rechtliche Grundlagen von E-Invoicing (EU und Deutschland)

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Invoicing in Deutschland basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Bereits seit 2019 sind öffentliche Auftraggeber – etwa der Bund – dazu verpflichtet, E-Invoices zu akzeptieren, die den Anforderungen der EN 16931-Norm entsprechen.

Die rechtliche Umsetzung dieser EU-Verordnung regelt auf deutscher Bundeebene die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO), die seit dem 27. November 2020 gilt. Sie enthält alle Vorgaben zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen für öffentliche Stellen. Im Bereich B2G (Business-to-Government), wenn Sie als Unternehmer:in also Geschäfte mit öffentlichen Auftraggeber:innen abwickeln, müssen Sie Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Format (etwa XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen, um Ihre rechtlichen Pflichten einzuhalten.

Welche Pflichten bringen E-Invoices für Ihr Unternehmen mit sich?

Im Rahmen des vorgestellten Wachstumschancengesetzes gelten diese Verpflichtungen seit dem 1. Januar 2025 auch im Bereich B2B (Business-to-Business). Unternehmen in Deutschland müssen dann elektronische Rechnungen wie bisher nicht nur ausstellen, sondern auch empfangen und verarbeiten können. Zudem dürfen nur Rechnungen akzeptiert werden, die in einem strukturierten elektronischen Format wie XML oder ZUGFeRD vorliegen.

Als Finanzverantwortliche:r oder Geschäftsführer:in sind weitere Regelungen wichtig:

• Steuerrechtliche Vorgaben: Elektronische Rechnungen müssen wie auch Papierrechnungen echt, unversehrt und lesbar sein (§ 14 UStG)
• Archivierungspflicht: E-Invoices müssen revisionssicher archiviert werden (§ 147 AO)
• Datenschutz: Versand und die Verarbeitung von E-Invoices müssen den Anforderungen der DSGVO entsprechen

Was sind die Vorteile von Electronic Invoicing und dem E-Invoicing-Workflow?

Auch wenn viele Unternehmen dem E-Invoicing (anfangs) kritisch gegenüberstehen – südhessische Betriebe etwa wehrten sich im Mai 2023 geschlossen und vehement gegen die Pflicht – sind die Vorteile klar:

• Geringere Kosten durch schlankere Prozesskosten und weniger Druckaufwand
• Verbesserte Umweltfreundlichkeit durch weniger Papierverbrauch
• Weniger manuelle Übertragungsfehler dank maschinenlesbarer Daten
• Verbesserte Compliance
• Einhaltung sämtlicher aktuell geltender, sowohl im B2B- und B2G-Bereich als auch in der Echtzeit-Berichterstattung (B2T)
• Erhöhter Cashflow, da Rechnungen schneller zugestellt werden
• Erhöhte Transparenz in einer digitalisierten Buchhaltung
• Rechnungen auf Basis unstrukturierter Daten (PDF, Word)
• Rechnungen auf Basis strukturierter Daten (etwa Formate wie EDI und XML)
• Rechnungen auf Basis hybrider Daten (ZUGFeRD, Factur-X)
• Cloudbasierte E-Invoicing-Lösungen können schnell implementiert und einfach skaliert werden

Ein Blick auf die Unternehmen selbst deckt sich mit den genannten Vorteilen: Diese nennen in einer Umfrage vor allem die Umweltschonung, die Optimierung der IT-gestützten Prozessabläufe sowie Kosteneinsparungen als die größten Vorteile von E-Invoicing.

Fazit: Mit der richtigen Invoicing-Software profitiert jedes Unternehmen

Eine Sage-Studie zeigt, dass die Arbeitsproduktivität in der EU durch E-Invoicing um bis zu 2,6 Prozent steigern könnte. Größere Unternehmen können so laut Sage bis zu 50.000 Euro jährlich einsparen, wenn sie die digitale Rechnungsstellung implementieren.

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