Wie Unternehmen analoge (Buchhaltungs-)Prozesse digitalisieren können

Wenige Unternehmen erlauben sich eine strategische Analyse über ihren eigenen Digitalisierungsstand. Dabei geht es nicht nur um die Digitalisierung zuvor analoger Prozesse, sondern auch um die Nutzung von Software. In digitalen Tools verstecken sich viele unentdeckte Potentiale. Unser Partner CAYA gibt Ihnen Inspiration und konkrete Handlungsempfehlungen für eine Step-by-Step-Digitalisierung und Potentialausschöpfung. So wird können auch Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren.

Inhalt:

Marktstudie zeigt Digitalisierungsstand bei Unternehmen auf

Nach der Studie „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“ von Star Finanz, sind primär kleinere Unternehmen Digitalisierungsprozessen gegenüber kritisch eingestellt. Woher kommt dies?

Ca. 45% der 11.000 befragten Unternehmen aus unterschiedlichen Wirtschaftsbereichen stehen in den nächsten fünf Jahren durch den Digitalwandel vor einer (nötigen) Veränderung des Geschäftsmodells. Jedoch planen nur 11% der Unternehmen dies proaktiv in den Fokus zu nehmen. Grund dafür ist unter anderem, dass vielen oft unklar ist, welche Auswirkungen der Digitalwandel auf das eigene Geschäftsmodell hat. Ca. jedes vierte Unternehmen berichtete, kommende Veränderungen nicht gut prognostizieren zu können.

Digitalisierung als Chance

Laut der Umfrage sehen 83% der befragten Unternehmen die Digitalisierung allgemein als Chance. Primär Unternehmen, die jünger als 5 Jahre sind, sind zu 91% positiv hierzu eingestellt. Kleinere und ältere Unternehmen sind meist kritischer. Große Unternehmen (ab 500 Mitarbeitern) haben die positivste Einstellung. Unternehmen mit bis zu 9 Mitarbeitern gaben sogar zu 26% an, die Digitalisierung als Bedrohung zu sehen.

Gründe für Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung der Skeptiker waren, dass kein Mehrwert darin gesehen wird (47%), Zeitmangel (45%) oder Kostengründe (15%). Außerdem bestand oft die Befürchtung, viele Veränderungen im laufenden Prozess umzusetzen. In den nächsten Absätzen zeigen wir auf, wie Sie leicht Schritt für Schritt digitalisieren und ihre Fortschritte jeweils ressourcenschonend im Blick behalten.

Unternehmensprozesse optimieren durch Digitalisierung analoger Dokumente

Starten Sie eine Digitalisierungsstrategie mit der Status-quo-Analyse. Was kann in welchem Umfang digitalisiert werden? Es empfiehlt sich, mit den Bereichen zu starten, die für den allerersten Part in Prozessketten stehen. Oft ist dies der Eingang von Briefpost.

Hier zu digitalisieren hilft, analoge Dokumente in einen digitalen Prozess zu bringen und katalysiert die Bearbeitungsgeschwindigkeit dadurch, dass z.B. Informationen aus Rechnungen durch OCR-Scantechnik (Optical Character Recognition) automatisch ausgelesen werden.

Durch moderne, proprietäre Machine Learning Technologie, entwickelt auf der Basis von hunderttausenden Scans, werden Dokumente mit höchster Genauigkeit ausgelesen. Diese Machine Learning-Technologie erkennt im selben Zusammenhang auch, wenn es sich bei einem Brief z.B. um eine Rechnung handelt und taggt diese automatisch als solche in der Document Cloud.

Das reduziert den administrativen Aufwand und die Anzahl notwendiger, manueller Eingaben. Dadurch lassen sich bisher physische Prozesse unkompliziert aus dem Aktenschrank in die Cloud verschieben, was neben Platzersparnis auch die ortsunabhängige Bearbeitung der Dokumente ermöglicht. Änderungen im ersten Schritt von Prozessketten versprechen viel Einfluss auf den weiteren Verlauf des Prozesses. Wir empfehlen zu prüfen, welche analogen Prozesse zu Beginn Ihrer Prozessketten stehen und diese mit digitalen Tools zu adressieren.

Digital ist nur der erste Schritt → Mitarbeiter schulen

Es empfiehlt sich, eine Digitalstrategie auf alle möglichen Unternehmensbereiche auszuweiten. Dadurch lassen sich Prozessschritte bündeln, automatisieren und verwalten.

Zu berücksichtigende Aspekte einer Digitalisierungsstrategie sind

• Mission & Vision (Strategie)
• Interne & externe Prozesse
• Tools
• Cloud-Solutions

Wenn man Digitalisierung von einer strategischen Ebene auf die operative Ebene für alle Mitarbeiter herunterbricht, steckt vor allem in der unterschiedlichen, differenzierbaren Nutzung von Software einiges an Potenzial.

Software kann schließlich nicht nur auf eine Art richtig eingesetzt werden, sondern bietet unterschiedliche Anwendungsmöglichkeiten (basierend auf verschiedensten Anwendungsfällen). Prozesse lassen sich daher auf unterschiedliche Weisen zum Ziel führen – Standardisierung und Wissen zur Funktionsweise dieser Prozesse helfen.

Schulungen zum besseren Umgang mit Software lassen sich auch durch internes Coaching, über eine Wissensdatenbank oder durch externen Support durch einen festen Ansprechpartner lösen, den Softwareunternehmen ab bestimmten Subscription-Plänen oft anbieten.

Fazit: Buchhaltungsthemen komplett digitalisieren

Haben Sie ggf. schon einmal eine Rechnung nicht bezahlen können, weil die IBAN falsch abgetippt war und haben den entsprechenden Brief dazu suchen müssen? In der CAYA Document Cloud zum Beispiel lassen sich alle Dokumente über eine Suchfunktion in einem Schritt auf entsprechende Schlagwörter durchsuchen.

Außerdem werden mit CAYA als Briefpost eingehende Rechnungen automatisch digitalisiert und Zahlungsdaten ausgelesen. Mit der passenden Buchhaltungssoftware verknüpft, werden die ausgelesenen Daten anschließend automatisch in die Programme eingepflegt und der zuständige Mitarbeiter bekommt im Monitoringprozess alle Daten final zur Entscheidung vorgelegt. Eine immense Zeitersparnis. Durch solche FinTech-Lösungen können Sie Ihre Buchhaltung nicht nur digitalisieren, Sie können die Buchhaltung auch automatisieren.

CAYA hat übrigens einen umfangreichen, unabhängigen Ratgeber zum Thema Buchhaltungssoftware-Vergleich erstellt, der dabei helfen soll, auf Basis von Ihren benötigten Funktionen, das passende Tool zu finden, die richtigen Schritte zur Einführung nach Kauf umzusetzen und Potentiale auszuschöpfen..