Was gehört alles zum aktiven Rechnungsabgrenzungposten?

Ein Unternehmen muss viele unterschiedliche Zahlungsverpflichtungen erfüllen. Dabei ist es im Alltag selbstverständlich, dass auch vor einem Abschlussstichtag bestimmte Zahlungstransaktionen vorgenommen werden, obwohl der Aufwand (zumindest teilweise) einer späteren Periode zuzurechnen ist. In der Bilanz findet sich hier die Position "aktive Rechnungsabgrenzungsposten". Was ist das genau und wie erfolgt die Buchung? Hier ein Einblick:

Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten: Definition und gesetzliche Regelung

In der Finanzbuchhaltung müssen Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens beurteilt werden. Während in der Gewinnermittlung nach Einnahmen-Überschussrechnung der Zufluss bzw. Abfluss von Einnahmen und Ausgaben entscheidend ist, muss für die Bilanz die periodengerechte Zuordnung beachtet werden. Wann ist der Aufwand/Ertrag erfolgswirksam?

Wenn Ausgaben/Einnahmen also zwar bereits erfolgt sind, jedoch als Aufwand/Ertrag (teilweise) einer späteren Rechnungsperiode zuzuordnen sind, dann müssen Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden.

Ausgaben vor dem Abschlussstichtag, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen, sind als aktive Rechnungsabgrenzungsposten anzusetzen. Dies wird in § 5 Absatz 5 Satz 1 Nummer 1 Einkommensteuergesetz geregelt. Eine entsprechende Definition gibt auch das Handelsgesetzbuch in § 250 Absatz 1: „Als Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlußstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.“

Hinweis: Aktive Rechnungsabgrenzungsposten werden häufig mit aRAP abgekürzt.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten

Eine vergleichbare Regelung gibt es für Erträge. Hier werden sog. passive Rechnungsabgrenzungsposten gebildet. Die gesetzliche Regelung hierzu findet sich in § 5 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Einkommensteuergesetz, bzw. in § 250 Absatz 2 HGB:

„Auf der Passivseite sind als Rechnungsabgrenzungsposten Einnahmen vor dem Abschlußstichtag auszuweisen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.“

Transitorische Posten in der Bilanz

In Bezug auf Rechnungsabgrenzungskosten fallen häufig die Begriffe „transitorische Posten“ und „antizipative Posten“. Was ist damit gemeint? Transitorische Posten sind Ausgaben und Einnahmen, die vor einem Abschlussstichtag anfallen, jedoch Erträge und Aufwendungen für eine spätere Zeit darstellen. In der Bilanzierung werden für transitorische Posten Rechnungsabgrenzungsposten gebildet. So stellt die Finanzverwaltung in den Einkommensteuerrichtlinien R 5.6 klar, dass die Rechnungsabgrenzung nach § 5 Abs. 5 Satz 1 EStG auf die sog. transitorischen Posten beschränkt ist. Sie führt aus: „Es kommen danach für die Rechnungsabgrenzung in der Regel nur Ausgaben und Einnahmen in Betracht, die vor dem Abschlussstichtag angefallen, aber erst der Zeit nach dem Abschlussstichtag zuzurechnen sind.“

Antizipative Posten stellen den umgekehrten Fall dar. Es handelt sich dann um Aufwendungen und Erträge, die vor dem Abschlussstichtag anfallen, jedoch erst danach vereinnahmt oder verausgabt werden. Als Rechnungsabgrenzungsposten werden diese nur in den besonderen Fällen des § 5 Absatz 5 Satz 2 Einkommensteuergesetz (vgl. spätere Ausführungen) in der Steuerbilanz ausgewiesen.

In anderen Fällen finden die Vorgänge von antizipativen Posten zwar in der Bilanzierung durchaus statt – aber wir sprechen hier dann von Verbindlichkeiten oder Forderungen. In diesem Beitrag sollen jedoch die transitorischen Posten betrachtet werden.

Wo finden sich die Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz?

Wo Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz aufgeführt werden, richtet sich nach der Frage, ob es sich um aktive oder passive Rechnungsabgrenzungsposten handelt.

• Bei aktiven Rechnungsabgrenzungsposten werden Aufwendungen abgegrenzt. Sie werden auf der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen.
• Bei passiven Rechnungsabgrenzungsposten werden Erträge abgegrenzt. Sie werden auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen.

Eine Hilfestellung findet sich in § 266 Handelsgesetzbuch. In dieser Vorschrift werden Anforderungen an die Bilanzgliederung von Kapitalgesellschaften geregelt. Hieraus ergibt sich für Rechnungsabgrenzungsposten folgende Positionen in der Bilanz:

Hinweis: In einer Bilanz kann also zwei Mal die Position „Rechnungsabgrenzungsposten“ vorkommen. Das mag für manch einen Leser irritierend sein. Doch hier muss man sich merken:

• Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite = Abzugrenzende Aufwendungen
• Rechnungsposten auf der Passivseite = Abzugrenzende Erträge

Es hat also seine Berechtigung, dass sowohl auf der Aktivseite als auch der Passivseite der Bilanz Abgrenzungen vorgenommen werden.

Typische Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten

Es gibt zahlreiche Beispiele, wann ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden ist. In der Praxis kommt dies zum Beispiel besonders häufig vor im Zusammenhang von:

• Versicherungsbeiträge und weitere Beiträge/Gebühren
• Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (zum Beispiel Softwareverträge)
• Kraftfahrzeugsteuer
• Wartungskosten
• Erbbauzinsen
• Leasing-Sonderzahlungen

Typische Beispiele für passive Rechnungsabgrenzungsposten

Hier zum Verständnis auch einige typische Beispiele für passive Rechnungsabgrenzungsposten:

• Erhaltene Mietzahlungen im Voraus
• Erhaltene Beiträge/Prämien im Voraus
• Erträge für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (zum Beispiel Softwareverträge)
• Erhaltene Zahlungen für Wartungsleistungen

In welcher Höhe aktive Rechnungsabgrenzungsposten zu buchen sind

Mit welchem Wert muss ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten gebucht werden? Die Ermittlung ist denkbar einfach: Der Betrag der Ausgaben ist so aufzuteilen, dass der Anteil für die Aufwendungen, die einem späteren Zeitraum zuzurechnen sind, als Rechnungsabgrenzungsposten gebucht werden kann. Es kann auch vorkommen, dass der komplette Ausgabenbetrag als Rechnungsabgrenzungsposten zu buchen ist.

Beispiel: Ein besonders leicht verständliches Beispiel ist die Kraftfahrzeugversicherung. Ob Privatperson oder Unternehmen: In vielen Fällen wird der komplette Versicherungsjahresbeitrag bereits im Dezember für das Folgejahr überwiesen. Mit anderen Worten: Zwar wird der Beitrag als Einmalzahlung bereits im Dezember veranlasst. Doch zuzuordnen ist der Betrag dem Folgejahr. Das Unternehmen muss deshalb den kompletten Betrag als aktiven Rechnungsabgrenzungsposten buchen und im Folgejahr den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten auflösen.

Etwas anders sieht der Fall aus, wenn eine Ausgabe gebucht wird, die teilweise als Aufwand der aktuellen Periode und teilweise der folgenden Periode zuzurechnen ist. Sehr häufig ist das der Fall im Zusammenhang mit Softwareverträgen. Immer mehr Unternehmen nutzen Softwarelösungen über bestimmte Laufzeiten. Gehen wir von folgendem Fall aus:

Beispiel: Unternehmen A abonniert ab 1. Juli 2022 für die Laufzeit von einem Jahr beim Softwarehersteller B die Nutzung der Software XY. Der Jahresbetrag für diesen Vertrag liegt bei 250 Euro netto. Wenn A nicht kündigt, verlängert sich der Vertrag automatisch. Den Jahresbetrag bezahlt A am 1. Juli 2022 als Komplettbetrag. Bei A ist das Kalenderjahr gleich dem Wirtschaftsjahr. Das bedeutet: Die Hälfte des Softwarejahresbeitrags ist dem nächsten Wirtschaftsjahr zuzuordnen. A muss also entsprechend einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten in Höhe der Hälfte des Jahresbetrags buchen.

Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten: Buchung

Doch wie sieht die Buchung nun genau aus? In dem Beispielsfall zur Software bucht A für 2022 wie folgt (die Umsatzsteuer ignorieren wie aus Vereinfachheitsgründen für dieses Beispiel):

Soll	Euro	Haben	Euro
Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (Lizenzen, Konzessionen)	125	Bank	250
Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten	125

Im Jahr 2023 muss A den Rechnungsabgrenzungsposten dann entsprechend auflösen:

Soll	Euro	Haben	Euro
Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (Lizenzen, Konzessionen)	125	Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten	125

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten: Besondere Fälle

Nicht immer sind die Regelungen für die Steuerbilanz und Handelsbilanz identisch. In einigen Fällen kommt es zu unterschiedlichen Vorgehensweisen. Auch bei den Rechnungsabgrenzungsposten sind hier spezielle Regelungen zu beachten. Hier ein paar Beispiele: Besonderheiten gelten für Verbrauchsteuern und Zölle, die auf Wirtschaftsgüter des Vorratsvermögens entfallen. In der Steuerbilanz sind hier Rechnungsabgrenzungsposten nach § 5 Absatz 5 Satz 2 Nummer 1 Einkommensteuergesetz anzusetzen. In der Handelsbilanz ist das jedoch bei antizipativen Posten nicht erlaubt.

In der Steuerbilanz sind auch Rechnungsabgrenzungsposten für die Umsatzsteuer auf am Abschlussstichtag auszuweisende Anzahlungen zu bilden (§ 5 Absatz 5 Satz 2 Nummer 2 Einkommensteuergesetz). Sonderregelungen gibt es auch im Zusammenhang mit einem Disagio. An dieser Stelle soll dies jedoch nicht weiter vertieft werden.

Fazit: Rechnungsabgrenzungsposten gehören zum Buchhaltungsalltag

Sowohl aktive als auch passive Rechnungsabgrenzungsposten müssen regelmäßig gebildet werden. Für eine korrekte Bilanzierung sind sie von großer Bedeutung: Sie stellen sicher, dass Erträge und Aufwendungen periodengerecht erfasst wurden.