Come il Gruppo Madeo ha automatizzato il 95% della riconciliazione bancaria
Francesco Madeo (Direttore Finanziario) e Pierfrancesco Rima (Tesoriere) raccontano come l’implementazione di Agicap abbia permesso al Gruppo di centralizzare la tesoreria su un’unica piattaforma, automatizzare la riconciliazione bancaria e ottenere visibilità in tempo reale sulla liquidità.
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Punti chiave
Madeo è un gruppo agroalimentare familiare specializzato in salumi di altissima qualità (suino nero e DOP calabresi). Con 5 società, €30M di fatturato, >50% export e 150 dipendenti, la sfida principale era monitorare cash flow e liquidità in tempo reale senza perdere tempo nella raccolta dati.
Per sostenere l’operatività del team finance, il gruppo cercava una soluzione all-in-one capace di far lavorare più persone sulla stessa piattaforma, semplificando formazione e collaborazione e garantendo visibilità consolidata su incassi, pagamenti, carte e liquidità.
Prima di Agicap, la tesoreria era gestita in modo frammentato: accessi quotidiani a più portali bancari, download dei movimenti e registrazioni manuali sul gestionale, con il coinvolgimento di 2 o più persone e tempi sottratti all’analisi.
Con l’adozione di Agicap, il Gruppo Madeo ha centralizzato la gestione su un’unica piattaforma: connettività bancaria e movimenti consolidati, automazione dell’abbinamento tra movimenti e fatture (chiusura delle partite) e automazione della creazione ed export delle scritture contabili fino al 95%, grazie a regole e suggerimenti basati su AI; forecast a 13 settimane per ridurre i giroconti e ottimizzare il cash pooling, pagamenti massivi e gestione carte più semplice con rendicontazione e riconciliazione automatica.
" Abbiamo scelto Agicap perché l'utilizzo di una piattaforma all-in-one ha numerosi vantaggi. Interagire con un'unica piattaforma semplifica la formazione al personale, l'interazione fra i vari reparti. Oggi nel nostro team lavorano 8 persone, tutti nella medesima piattaforma, dal recupero crediti, ai pagamenti, alla rendicontazione con carta di credito, al monitoraggio della liquidità. "
€30M
di fatturato
5
società
150
dipendenti
Gruppo Madeo
Storia del cliente
Il Gruppo Madeo è una realtà agroalimentare familiare specializzata nella produzione di salumi di altissima qualità, tra cui il suino nero e i salumi DOP calabresi. Oggi il gruppo è organizzato in 5 società che coprono tutte le fasi del processo produttivo, con un fatturato di circa 30 milioni di euro, oltre 50% di export e 150 dipendenti. Il modello è quello di una filiera integrata, in cui agricoltura, allevamento, trasformazione e commercializzazione avvengono internamente alle società del gruppo. Questo assetto implica anche una componente capital-intensiva, con un capitale investito elevato sia nel circolante sia nelle immobilizzazioni.
In un contesto strutturato su più entità, la gestione della tesoreria e della liquidità richiedeva un coordinamento costante tra persone, reparti e banche. Per il team finance, la priorità era ottenere una visione affidabile e in tempo reale dei flussi di cassa, riducendo il tempo speso nella raccolta delle informazioni e aumentando quello dedicato all’analisi e alle decisioni.
Esigenze del cliente
Per gestire la liquidità in modo più efficace e ridurre le attività manuali, il Gruppo Madeo aveva bisogno di modernizzare i propri processi di tesoreria. Le principali esigenze erano:
Ottenere visibilità immediata sulla liquidità di gruppo in un business capital-intensivo strutturato su 5 entità, con molti istituti bancari e oltre 25 conti correnti, per passare dalla raccolta dati all’analisi.
Eliminare la riconciliazione e le scritture manuali legate agli estratti conto: prima era necessario accedere ogni giorno ai portali bancari, scaricare i movimenti e gestire numerosi estratti conto, arrivando a impiegare quasi mezza giornata solo per aggiornare i saldi, con il coinvolgimento di 2 o più persone.
Supportare le decisioni con una previsione affidabile a 13 settimane, migliorando la pianificazione dei flussi e ottimizzando cash pooling e scadenze dei finanziamenti grazie a una visione prospettica dei movimenti.
Modernizzare l’esecuzione dei pagamenti: passare dall’inserimento manuale dei singoli bonifici (5–10 minuti ciascuno, circa 150 operazioni al mese) a file di pagamento massivi, sicuri e compatibili con gli standard bancari.
Semplificare la gestione delle carte aziendali e della rendicontazione spese: superare la complessità di molte carte e l’attesa degli estratti conto, introducendo limiti dedicati, caricamento ricevute da app o portale e riconciliazione automatica per avere controllo più tempestivo sulle spese.
Ottimizzare il capitale circolante (WCR) e il monitoraggio del credito clienti: centralizzare la visione degli importi insoluti su un portafoglio di 900 clienti per strutturare i solleciti, ridurre il DSO e accelerare gli incassi.
Soluzione
Agicap è stato adottato come piattaforma all-in-one per centralizzare la tesoreria del Gruppo e automatizzare i processi operativi, dalla visibilità bancaria alla riconciliazione, fino a pagamenti, carte e gestione dei crediti.
1. Visibilità bancaria consolidata e riconciliazione automatizzata (scritture contabili)
Con l’attivazione della connettività bancaria, Agicap recupera automaticamente i movimenti senza che il team debba accedere ai portali di home banking. Per Madeo, che lavora con 7 banche, questo comporta un risparmio quotidiano stimato di 15–30 minuti.
A partire da questi dati, Agicap ha permesso di automatizzare due attività diverse, entrambe centrali nel lavoro operativo:
Abbinamento tra movimenti e fatture (chiusura delle partite): quando un pagamento viene registrato in banca, la piattaforma facilita il match con la relativa fattura, riducendo drasticamente le attività manuali di ricerca, verifica e chiusura delle partite.
Creazione delle scritture contabili ed export: le transazioni vengono classificate e trasformate in registrazioni contabili (pre-contabilizzazione tramite scritture contabili) direttamente in Agicap. Questo passaggio è oggi in gran parte automatizzato grazie a regole e suggerimenti basati su AI, ed è qui che si concentrano i maggiori benefici operativi, su volumi di circa 1.200 movimenti al mese (circa 50 al giorno).
Infine, le scritture vengono esportate verso l’ERP, assicurando continuità con i processi contabili e riducendo drasticamente l’intervento manuale. Oggi Madeo ha automatizzato il 95% della creazione ed export delle scritture contabili a partire dai movimenti bancari.
" La mancanza di una visione complessiva della tesoreria e dei flussi di cassa di gruppo influiva negativamente sulle decisioni aziendali, soprattutto in una realtà come la nostra fortemente orientata allo sviluppo. Oggi in Agicap abbiamo la possibilità di consultare in pochissimo tempo la liquidità di gruppo e i movimenti di cassa prospettici. E di conseguenza è facile adesso per me e per il nostro team prendere decisioni strategiche come la pianificazione degli investimenti. "
2. Previsione di tesoreria a 13 settimane e ottimizzazione del cash pooling
Con Agicap, Madeo ha adottato una previsione a 13 settimane per anticipare le scadenze dei finanziamenti e i principali movimenti bancari. Questo consente di ridurre al minimo i giroconti, ottimizzare il cash pooling e e automatizzare il bilanciamento della liquidità a livello di gruppo.”.
3. Pagamenti più efficienti: da bonifici manuali a flussi massivi
Il processo di pagamento è stato modernizzato passando dall’inserimento manuale dei bonifici (circa 5–10 minuti per operazione) a una gestione più strutturata tramite file XML compatibili con gli standard bancari. Oggi il team può gestire pagamenti massivi arrivando fino a 50 bonifici con un’unica distinta, riducendo tempi operativi e rischi di errore.
4. Carte aziendali: gestione e rendicontazione semplificate
Dopo la migrazione delle carte in Agicap, la rendicontazione delle spese è diventata più lineare: ricevute caricate da app o portale, controllo e approvazione da parte del tesoriere e riconciliazione automatica grazie agli addebiti su conto corrente. Il risultato è una maggiore tracciabilità delle spese e un controllo più tempestivo.
5. Crediti e DSO: visione consolidata e portale cliente
Con Agicap, il Gruppo Madeo utilizza un modulo dedicato alla gestione dei crediti, che mette a disposizione una dashboard per monitorare l’intero portafoglio clienti: principali debitori, esposizioni, giorni medi di ritardo e fatture insolute. In aggiunta, il portale cliente permette ai clienti di consultare sia le fatture scadute sia quelle in scadenza, favorendo pagamenti più tempestivi e supportando l’obiettivo di riduzione della DSO.
Benefici principali ottenuti:
Centralizzazione reale in un’unica piattaforma: 8 persone lavorano nello stesso ambiente su incassi, pagamenti, carte e liquidità, con formazione e collaborazione più semplici.
Automazione e risparmio di tempo: con connettività bancaria e scritture contabili, il processo passa da attività manuali quotidiane a un flusso in gran parte automatizzato (95%).
Decisioni più rapide e informate: forecast a 13 settimane per pianificare flussi, debito e bilanciamento della cassa con maggiore affidabilità.
Operatività più efficiente: pagamenti massivi e gestione carte più snella, con meno passaggi e minori rischi di errore.
" Per monitorare la liquidità su base giornaliera ci basta aprire Agicap. Basta cliccare sul tasto “sincronizza” per avere una visione consolidata della tesoreria. "
Conclusioni
Grazie alla soluzione all-in-one di Agicap, il Gruppo Madeo ha centralizzato la gestione della tesoreria su un’unica piattaforma, riducendo la frammentazione operativa e ottenendo una visibilità più immediata sulla liquidità di gruppo. L’automazione dei flussi bancari ha permesso di semplificare sia l’abbinamento tra movimenti e fatture (chiusura delle partite), sia — soprattutto — la trasformazione dei movimenti in scritture contabili e il relativo export verso l’ERP: un processo oggi automatizzato al 95%, grazie a regole e suggerimenti basati su AI che accelerano classificazione e pre-contabilizzazione.
Sulla scia di questi risultati, Madeo prosegue il proprio percorso di digitalizzazione, consolidando l’uso di Agicap come piattaforma di riferimento per la tesoreria di gruppo.
