Bofrost* automatizza la gestione della liquidità e riduce i tempi di reporting in 35 entità.
Emilia Barrientos Luque, Controller, spiega come l’implementazione di Agicap abbia contribuito a rendere più efficiente la gestione della tesoreria e il reporting di gruppo.
Scopri di piùPunti chiave
Bofrost* Spagna gestisce 35 sedi locali, il che rende il consolidamento dei dati finanziari e la standardizzazione dei processi una sfida importante. A complicare ulteriormente la situazione, l’ERP di gruppo (SAP S/4 HANA) non veniva aggiornato da oltre 15 anni, costringendo i team della filiale spagnola a ricorrere a elaborazioni manuali, con conseguenti inefficienze e ritardi nel reporting.
Con Agicap, la visibilità sui flussi di cassa è diventata immediata grazie alla connettività diretta con le banche; il reporting è stato semplificato automatizzando l’estrazione e il consolidamento dei dati; il team di tesoreria ora può concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto.
Grazie ad Agicap, il reparto di tesoreria può anche costruire diversi scenari, permettendo a Bofrost* Spagna di reagire molto più rapidamente a shock esterni (come la tempesta Dana, che ha bloccato l’attività di tutte le filiali nella regione di Valencia), grazie a una migliore visualizzazione dei dati finanziari.
" Con Agicap abbiamo tutto a portata di mano in un’unica dashboard. Se qualcuno ha bisogno di informazioni su pagamenti, dati finanziari, scadenze delle fatture o liquidità, possiamo filtrare facilmente i dati e condividerli. Non è più necessario rifiutare queste richieste di informazioni. Ora investiamo il nostro tempo nel prendere decisioni, migliorare l’accuratezza e aumentare l’efficienza nella gestione della tesoreria. "
18.000
fatture gestite all’anno
35
sedi locali
1 000
dipendenti
Storia del cliente
Bofrost* è un gruppo europeo leader nella distribuzione diretta di prodotti surgelati. Presente in diversi Paesi, conta 10.000 dipendenti e dispone di una flotta di 5.000 camion. La filiale spagnola, con sede a Cordova, è composta da circa 1.000 persone distribuite in 35 filiali in tutto il Paese e serve 220.000 clienti
Esigenze del cliente
Unificazione dei processi di tesoreria tra 35 filiali semi-autonome, ciascuna con il proprio insieme di transazioni e fornitori.
Automazione della categorizzazione manuale di tutte le transazioni bancarie e della loro assegnazione alla filiale corretta (tutte le operazioni confluiscono su un unico conto bancario), nonché automazione della riconciliazione bancaria manuale (1.500 fatture al mese).
Automazione del reporting manuale per ridurre il tempo dedicato all’estrazione, al consolidamento dei dati e alla creazione di dashboard, accelerando così le risposte alle richieste di informazioni.
Visibilità in tempo reale sui flussi di cassa, sulla liquidità e sui pagamenti, a supporto delle esigenze di reporting sia locale sia di gruppo, con SAP S/4 HANA come unica fonte.
Standardizzazione dei dati finanziari per garantire che tutti i reparti della filiale spagnola lavorino con lo stesso set di dati affidabili invece che con informazioni frammentate.
Soluzione
Agicap ha fornito a Bofrost* Spagna una piattaforma centralizzata e intuitiva che ha trasformato radicalmente le operazioni di tesoreria. Integrandosi senza soluzione di continuità con SAP S/4 HANA e con i conti bancari dell’azienda tramite il protocollo EDITRAN, Agicap ha reso possibile il consolidamento in tempo reale dei dati finanziari provenienti da tutte le 35 filiali in un’unica dashboard accessibile. Ciò ha eliminato la necessità di esportazioni manuali e del complesso processo di unione di più file Excel, riducendo in modo significativo i tempi richiesti per reporting e analisi.
Il reparto di tesoreria può ora generare immediatamente dashboard e report personalizzati, ottenendo visibilità istantanea su flussi di cassa, pagamenti e posizioni di cassa. L’interfaccia user-friendly della piattaforma ha permesso ai membri del team di avere il pieno controllo delle informazioni finanziarie, aumentando il coinvolgimento e la collaborazione all’interno del dipartimento.
Le funzionalità di pianificazione degli scenari di Agicap si sono rivelate preziose, consentendo al team di valutare e gestire rapidamente i rischi di liquidità in occasione di eventi imprevisti, come la chiusura temporanea di una filiale:
" Con la tempesta DANA la nostra filiale di Valencia si è fermata. Grazie ad Agicap siamo riusciti a mantenere la visibilità sulla nostra situazione di cassa sia a livello nazionale sia di agenzia locale. Gli scenari ci hanno aiutato a prevedere il calo del fatturato e i dati disponibili in tempo reale ci hanno fornito le giuste informazioni per prendere decisioni. "
Inoltre, Agicap ha semplificato la gestione dei pagamenti tramite connettività bancaria diretta, rendendo possibile la selezione e la pianificazione dei pagamenti direttamente all’interno dello strumento.
La soluzione ha anche standardizzato i dati e i report finanziari tra i diversi reparti, garantendo che tutti gli stakeholder lavorino con informazioni coerenti e affidabili. Prima di Agicap, la preparazione dei report destinati alla sede centrale in Germania richiedeva fino a due settimane, poiché i dati dovevano essere consolidati in diversi file Excel e successivamente rielaborati in dashboard leggibili.
Durante l’intera fase di implementazione, il team locale di Agicap ha fornito formazione mirata e supporto continuo, assicurando a Bofrost* Spagna una transizione fluida ed efficace.
Conclusioni
L’adozione di Agicap ha trasformato le operazioni di tesoreria di Bofrost* Spagna, garantendo visibilità in tempo reale e automazione dei processi.
Il successo ottenuto in Spagna è diventato un punto di riferimento per l’intero gruppo, dimostrando il valore di soluzioni di tesoreria moderne e intuitive per le medie imprese che affrontano complessità operative e sfide legate alla crescita.
Émilia Barrientos Luque conclude: "Siamo molto soddisfatti di Agicap: ora possiamo dedicare tempo alle decisioni strategiche e non più a compiti manuali di reporting."
