Comment bien choisir votre logiciel TMS ?

Optimiser la trésorerie est essentiel pour le bon fonctionnement et la croissance de votre entreprise. Face à la complexité de collecter et d’analyser les données financières, le logiciel TMS de gestion de trésorerie devient un indispensable. Découvrez les principaux avantages et fonctionnalités d’un TMS, notre comparatif des meilleures solutions du moment et nos conseils pour choisir le logiciel le plus adapté aux besoins de votre entreprise.

Logiciel TMS : définition et fonctionnalités principales

Un logiciel de gestion de trésorerie (TMS, pour Treasury Management System) est une solution informatique développée pour faciliter la gestion et l'optimisation des ressources financières d'une entreprise.

C’est un outil qui centralise et permet de superviser efficacement vos liquidités, vos placements, vos dettes, ainsi que vos transactions financières. Tous ces processus de trésorerie sont automatisés et rationalisés dans une seule et même interface.

Les principales fonctionnalités d'un TMS

Un logiciel de TMS dispose de plusieurs fonctions principales :

• Gestion des liquidités : cette fonction permet de suivre en temps réel l’état de la trésorerie, d'identifier les excédents ou les déficits et de prendre plus facilement des décisions concernant les placements ou les financements à court terme. Les TMS proposent aussi des projections de flux de trésorerie pour anticiper les besoins futurs et des fonctions de cash pooling.

• Gestion des risques : le TMS inclut des outils pour évaluer et gérer les risques financiers comme le risque de change ou le risque de taux d'intérêt. Il permet de définir des stratégies plus efficaces.

• Opérations de paiement : avec un logiciel TMS, vous pouvez automatiser les processus de paiement pour réduire les erreurs manuelles et diminuer vos coûts opérationnels. Cette fonctionnalité comprend la gestion des ordres de paiement, la réconciliation et l'intégration avec vos systèmes bancaires.

• Rapprochement et comptabilité : le TMS facilite le rapprochement automatique des transactions bancaires avec les écritures comptables, assurant ainsi l’exactitude des données financières.

• Reporting et analyse financière : un logiciel TMS peut génèrer des rapports détaillés qui offrent une vue d'ensemble de la situation financière de votre entreprise. Ces rapports facilitent l'analyse de ses performances, la planification et la prise de décision.

• Gestion des investissements et des dettes : cette fonction permet de suivre et de gérer les portefeuilles d'investissement et les obligations de dette. Vous obtenez une vue consolidée des actifs et des passifs financiers et pouvez optimiser la structure de votre capital.

Les critères essentiels pour le choix d’un logiciel TMS

Choisir un logiciel Treasury Management System est une décision stratégique qui ne peut se faire à la légère. Voici les principaux critères à considérer dans le cadre de votre recherche.

Ergonomie et facilité d’implémentation

Un logiciel intuitif, dont l’interface guide l’utilisateur à travers ses fonctionnalités sans nécessiter de nombreuses heures de formations, est essentiel. Cela réduit drastiquement le temps d'adaptation nécessaire et minimise les erreurs.

Le logiciel TMS devrait aussi s’intégrer sans difficultés à vos systèmes existants, qu’il s’agisse de votre ERP ou d’autres applications. Cette intégration assure une transition fluide et évite de désorganiser votre équipe et son fonctionnement. Recherchez donc des solutions TMS offrant une interface utilisateur claire et des guides d'intégration détaillés.

Étendue des fonctionnalités et des modules

Votre logiciel TMS idéal doit couvrir un large éventail d’opérations. Voici les principales fonctionnalités et modules à rechercher pour assurer une bonne gestion de votre trésorerie :

• Gestion de la liquidité : une fonction de prévision de trésorerie efficace vous permet d’anticiper les flux entrants et sortants dans le temps, pour une meilleure prise de décisions. Alliée à une visualisation en temps réel de vos soldes sur l’ensemble de vos comptes, cette fonctionnalité vous assure un suivi précis des liquidités disponibles.

• Gestion des risques : il est important de surveiller le risque de liquidité pour couvrir les obligations à court terme ou de mettre en place des stratégies de couverture. Si votre entreprise opère à l’international, optez pour des outils d’évaluation des risques liés aux fluctuations du taux de change. Surveillez également les variations des taux d’intérêt avec des modules dédiés.

• Opérations et transactions : les fonctions de gestion des paiements automatisent vos processus de paiement, depuis la création des ordres de paiement jusqu’à l’exécution. Le rapprochement bancaire est aussi utile : il va comparer automatiquement les opérations du TMS avec celles des relevés bancaires pour identifier les écarts.

• Reporting et analyse : un bon TMS va générer des rapports détaillés sur divers aspects de votre trésorerie (prévisions, risques, performance des placements, etc.). S’il dispose d’un tableau de bord, c’est encore mieux. Vous y visualiserez les données financières dans leur ensemble.

Cette liste n’est pas exhaustive, l’objectif principal étant de trouver un TMS qui propose les fonctionnalités capables de couvrir tous les aspects de votre gestion financière, sans avoir à recourir à d’autres solutions. Il est donc essentiel de bien évaluer les besoins de votre entreprise avant de sélectionner votre logiciel TMS.

Compatibilité et intégration système

L'intégration du TMS avec vos autres systèmes et logiciels est tout aussi critique. Un TMS efficace doit pouvoir communiquer et échanger des données avec vos outils existants (CRM, ERP, etc.).

En choisissant votre logiciel TMS, vérifiez donc cette compatibilité pour créer des flux de travail cohérents et une bonne transmission des données entre vos outils.

Recherchez plutôt un TMS qui propose des interfaces de programmation d’applications (API) et une prise en charge des formats de données standards comme XML ou JSON.

Privilégiez donc ceux qui ont déjà eu une expérience réussie d’intégration avec des systèmes similaires à ceux que vous utilisez, en particulier en ce qui concerne votre plateforme bancaire.

Le fournisseur de votre logiciel TMS doit bien entendu vous fournir un support dédié à l’intégration et des conseillers techniques. Vérifiez également que le TMS puisse être adapté à une potentielle évolution (intégration de nouveaux outils, croissance, etc.).

Sécurité et conformité aux normes

Choisissez un logiciel qui protège vos données sensibles avec des fonctionnalités de :

• Chiffrement : au repos comme en transit. Ce chiffrement empêche de lire ou de modifier les informations sans la clé de déchiffrement appropriée.

• Authentification multi facteurs (MFA) : cette authentification exige 2 formes ou plus de vérification de l’identité de l’utilisateur avant de permettre l’accès au système. Elle réduit le risque d’accès non autorisé suite à un mot de passe volé ou faible.

• Contrôle d’accès basé sur les rôles : cela permet de définir précisément qui peut voir ou modifier certaines données du TMS et minimise le risque d’erreurs et de fraude interne.

• Traçabilité : un bon TMS offre des fonctionnalités de traçabilité pour suivre qui a effectué quelle action et quand. Vous pouvez ainsi retracer toute opération effectuée dans le système.

En ce qui concerne la conformité aux normes, renseignez-vous sur la capacité du logiciel TMS à :

• Respecter les réglementations financières : selon votre secteur d’activité, certaines règlementations doivent être respectées (normes SEPA, RGPD, etc.).

• Se mettre à jour régulièrement : votre fournisseur de TMS doit avoir la capacité de maintenir le logiciel à jour en fonction des évolutions réglementaires et des menaces de sécurité. Des mises à jour régulières doivent donc être proposées.

Assistance et support technique

Les services d’assistance et de support technique doivent garantir que vous pouvez résoudre rapidement tout problème technique ou fonctionnel. En termes d’assistance pour un logiciel TMS, voici ce que vous devez rechercher :

• Disponibilité et réactivité : choisissez un fournisseur de TMS possédant une assistance technique accessible dès que vous en avez besoin, soit par téléphone, email ou à travers un chat en direct.

• Expertise technique : l’équipe qui va intégrer votre logiciel TMS doit être capable de comprendre et de résoudre des problèmes allant de simples questions d’utilisation à des difficultés techniques avancées, comme des problèmes d’intégration avec une plateforme bancaire.

• Ressources d’auto-assistance : choisissez un TMS qui dispose d’une base de tutoriels vidéo, de connaissances en ligne, de FAQ ou de guides d’utilisation détaillés. Ils permettront aux utilisateurs de trouver rapidement des réponses à leurs questions courantes sans avoir à contacter le support technique.

• Programmes de formation : ces programmes aident à mieux comprendre le logiciel et réduisent le besoin d’assistance pour des questions basiques. Sessions de formation en ligne, webinaires, ateliers en personne : assurez-vous de choisir un TMS avec un programme de formation solide.

Coût et modèle tarifaire

Le coût du logiciel de gestion de trésorerie va influencer directement votre choix. Pour choisir une solution adaptée à vos besoins et à vos contraintes financières, voici quelques aspects à considérer :

• Coût initial et coûts récurrents : au démarrage, vous devrez régler les frais de licence pour l’utilisation du TMS et les coûts d’implémentation.

Certains fournisseurs proposent l’achat d’une licence, d’autres optent pour un abonnement. Par la suite, vous réglez les frais d’abonnement mensuels ou annuels, les coûts de maintenance et les mises à jour. Évaluez donc le montant de l’investissement total sur la durée de vie du logiciel.

• Modèle de tarification : certaines tarifications sont flexibles, basées sur l’usage réel du logiciel (nombre de transactions, d’utilisateurs, volume des fonds, etc.). Ce modèle est économique pour les TPE et PME avec des besoins de gestion de trésorerie moins volumineux.

• Options d’abonnement : certains TMS fonctionnent par abonnement avec des frais périodiques couvrant l’utilisation du logiciel, le support technique, etc. Attention cependant aux frais cachés des modules additionnels ou frais de dépassement, non inclus dans l’abonnement de base.

Les principaux logiciels TMS sur le marché

Plusieurs acteurs se distinguent sur le marché des logiciels de gestion de trésorerie (TMS). Capables de répondre aux besoins d’entreprises de toutes tailles et de secteurs divers, ils proposent des offres très complètes. Voici un aperçu des principaux logiciels TMS.

Kyriba

La plateforme Cloud de Kyriba offre une visibilité complète sur la trésorerie, la gestion des risques et les opérations financières.

Ses plus :

• Une visibilité accrue sur votre trésorerie globale ;
• des outils avancés de gestion des risques financiers ;
• une facilité d’intégration avec d’autres systèmes.

FIS Integrity

FIS Integrity est une solution spécialement conçue pour les grandes entreprises. Elle offre une gestion complète de trésorerie et une intégration facile avec les systèmes existants.

Ses plus :

• Une bonne adaptation aux besoins complexes des grandes entreprises ;
• une intégration facile avec les systèmes ERP et financiers courants ;
• un large éventail de fonctionnalités de gestion de trésorerie.

GTreasury

GTreasury, c’est une solution de gestion de trésorerie tout-en-un avec une interface utilisateur intuitive et des outils puissants pour l’analyse financière.

Ses plus :

• Une interface utilisateur agréable ;
• une solution complète avec une large gamme de modules ;
• une bonne capacité d’analyse et de reporting.

ION Treasury

Le logiciel TMS ION Treasury est adapté à une large gamme d’industries, puisqu’il est modulable et personnalisable.

Ses plus :

• Personnalisable pour répondre à des besoins très spécifiques ;
• une solution évolutive qui grandit avec votre entreprise ;
• supporte une large gamme de produits financiers.

Bellin tm5

Bellin tm5 est un TMS centré sur la sécurité et la collaboration. Il offre une gestion centralisée pour les entreprises de toutes tailles.

Ses plus :

• Une interface utilisateur claire ;
• facilite la collaboration interne comme externe ;
• priorité donnée à la sécurité des données.

SAP S/4HANA treasury management

Intégré à la suite ERP de SAP, ce logiciel TMS offre une solution complète pour la gestion financière et de trésorerie des grandes entreprises.

Ses plus :

• Intégration pratique avec les processus ERP de SAP ;
• fonctionnalités avancées pour les grandes entreprises ;
• large base d’utilisateurs pour enrichir le support client.

Oracle treasury

Oracle treasury fait partie d’Oracle financial cloud. Il fournit une gestion intégrée de la trésorerie et des risques particulièrement adaptée aux grandes entreprises.

Ses plus :

• La couverture d’une large gamme de besoins financiers ;
• l’intégration avec d’autres modules Oracle cloud ;
• des capacités intéressantes de reporting et d’analyse.

Reveal the Verizon Connect

Cet outil permet de suivre les expéditions de vos flottes, d’optimiser les trajets et ainsi de réduire les dépenses de carburant, de programmer l’entretien des véhicules, etc.

Voici les principaux points forts de Reveal the Verizon Connect :

• Fiabilité ;
• Gestion par conducteur, par véhicule ou par groupe de conducteurs ;
• Reporting personnalisable.

MyReport

MyReport est une solution dédiée aux PME avec des données mises à jour en temps réel, des rapports automatisés et personnalisables et des fonctionnalités de travail collaboratif.

Ses points forts :

• Fiabilité des données ;
• Simplicité d’utilisation ;
• Tableaux de bord interactif.

DashDoc

Dashdoc est un TMS qui permet de :

• Suivre en temps réel les trajets et itinéraires de vos véhicules ;
• Optimiser les itinéraires ;
• Suivre la maintenance de votre flotte ;
• Gérer les documents de vos véhicules et de vos conducteurs.

L’outil compte comme points forts :

• Planning intuitif ;
• Logiciel connecté à vos outils ;
• Travail collaboratif.

Eniram

Eniram est un TMS spécialement dédié aux entreprises de transport qui ont une flotte de navires. Il permet ainsi de :

• Suivre les déplacements de vos navires en temps réel ;
• Optimiser les itinéraires ;
• Planifier efficacement les opérations de logistique.

Voici ses points forts :

• Stockage sécurisé des données ;
• Mise à jour en temps réel des données.

A lire aussi : top des logiciels de gestion de trésorerie cette année

Voici un tableau comparatif des principaux logiciels TMS :

Logiciel TMS	Caractéristiques	Avantage principal	Pour qui ?
Agicap	Solution de gestion de trésorerie tout-en-un	Outil collaboratif dont la mise en place est simplifiée	Moyennes et grandes entreprises
KYRIBA	Gestion de trésorerie basée sur le cloud	Outils de gestion de trésorerie et des risques	Moyennes et grandes entreprises
FIS Integrity	Conçu pour les grandes entreprises	Bonne intégration aux outils existants	Tout type d'entreprise
GTreasury	Solution tout-en-un	Interface utilisateur	Moyennes et grandes entreprises
ION Treasury	Plateforme personnalisable	De nombreux modules	Grandes entreprises
Bellin tm5	Sécurité des données	Gestion centralisée	Moyennes et grandes entreprises
SAP S/4HANA Treasury management	Intégration ERP	Bon service client	Grandes entreprises
Oracle treasury	Intégré à Oracle financial cloud	Solution complète	Moyennes et grandes entreprises

Différences entre un logiciel TMS et un logiciel de trésorerie comme Agicap

Agicap est une solution complète et polyvalente de gestion de trésorerie.

Voici ce qui distingue les deux types d'outil :

• Le TMS est une solution créée pour répondre aux besoins complexes de gestion quotidienne de la trésorerie. Il s'adresse donc exclusivement à des trésoriers experts.

• D'autre part, sa profondeur fonctionnelle est liée à des besoins avancés et spécifiques (risque lié aux matières premières, risque de change, gestion des comptes bancaires, gestion de l'exposition).

Un TMS est donc un outil pensé pour les trésoriers et utilisé exclusivement par les trésoriers.

Au contraire, Agicap est une solution plus polyvalente basée sur une conviction forte : la trésorerie n'est pas seulement l'affaire des trésoriers.

En effet, les informations, les leviers et les défis liés à la trésorerie concernent la quasi-totalité de l'entreprise (trésorier, dirigeant, DAF, FP&A, comptabilité, achats, ventes...). A contrepied des TMS traditionnels, Agicap vise donc à faciliter la collaboration de toutes les fonctions autour de la trésorerie.

Cette approche multi-acteurs permet de placer la trésorerie au centre des intérêts de chacun pour une efficacité optimale.

Agicap apporte de la valeur à tous les niveaux de l'entreprise, en transformant le cash en levier de croissance et de profit :

• Au niveau stratégique (assurer le financement de la croissance, maîtriser le risque de manque de liquidités, contrôler les entrées et sorties de cash, améliorer le reporting financier)
• Au niveau financer (augmenter la capacité d’investissement, améliorer les produits des placements, réduire les charges financières, faciliter les négociations avec les banques)
• Au niveau opérationnel (fiabiliser les prévisions de trésorerie, gagner du temps, réduire le risque d’erreurs, faciliter la vie des équipes).

Mise en place d’un logiciel TMS VS mise en place d’Agicap

Enfin, les modalités de déploiement d'Agicap contrastent bien souvent avec les implémentation de TMS, souvent assez lourdes.

La durée de déploiement est souvent significativement réduite, divisée par 2 voire 3. Les équipes implémentations d'Agicap sont des experts internalisés, alors que de nombreux TMS ont fait le choix d'externalisé cette fonction clé.

Le niveau d'accompagnement n'est donc pas le même car du côté d'Agicap un interlocuteur dédié reste joignable par téléphone et email, tout est ayant un service support réactif en quelques minutes.

Le schéma ci-dessous synthétisent les principales différentes d'implémentation et d'accompagnement entre Agicap et un TMS traditionnel.

Vous envisagez probablement de digitaliser ou en tout cas d'améliorer votre gestion de trésorerie afin de prendre plus facilement des décisions éclairées. Les logiciels TMS et solutions SaaS comme Agicap vous aideront à améliorer vos prévisions de trésorerie, optimiser votre BFR et gagner en visibilité. Essayez Agicap dès maintenant !