Tout savoir sur l’EPM : définition, usages, enjeux
Au cœur des stratégies d’optimisation des performances et de maintien de la compétitivité, le logiciel EPM se positionne comme un atout majeur pour les entreprises. Les équipes de contrôle de gestion et les DAF ont longtemps été entravés par des processus chronophages et manuels.
Cet outil polyvalent est venu révolutionner la manière dont les entreprises pilotent leurs activités et prennent leurs décisions. Découvrons le rôle essentiel de ce logiciel EPM et son impact sur la performance.
Qu’est-ce qu’un logiciel EPM ?
Définition : logiciel Enterprise Performance Management (EPM)
Un logiciel EPM, parfois appelé logiciel de gestion de la performance d’entreprise, est un outil pour les entreprises souhaitant améliorer leur gestion financière et opérationnelle.
Cet outil EPM permet à la fois d’analyser les données, de planifier les ressources et de budgétiser les performances futures. C’est un allié de taille pour les équipes financières cherchant à optimiser leurs processus décisionnels.
Histoire de l’EPM
Les EPM ont évolué au fil des années pour répondre aux besoins de plus en plus nombreux des entreprises en matière de gestion de la performance.
Initialement, une solution EPM servait uniquement à gérer la budgétisation et la prévision financière. Au fur et à mesure, l’EPM s’est doté de fonctionnalités plus avancées de reporting, d’analyse et de planification stratégique.
Les premiers logiciels des années 80 étaient principalement développés en interne. Des éditeurs de logiciels spécialisés ont ensuite émergé, proposant des solutions intégrées plus intéressantes et flexibles.
Quels sont les liens entre les EPM et les FPM (Financial Performance Management) ?
Le Financial Performance Management (FPM) est une des composantes de l’EPM. L’EPM englobe à la fois les aspects opérationnels et stratégiques de l’entreprise. Le FPM va, lui, se concentrer uniquement sur la gestion de la performance financière. Le sigle FPM désigne aussi les outils logiciels dédiés au pilotage financier.
L’EPM est un concept très similaire au FPM, mais avec un champ d’application beaucoup plus large. Il inclut les aspects financiers, mais aussi les performances opérationnelles et stratégiques. Un logiciel EPM peut inclure des fonctionnalités de FPM. EPM et FPM sont donc complémentaires.
Pourquoi un EPM et à quoi servent-ils par compétences métiers ?
Les solutions EPM proposent des fonctionnalités adaptées aux besoins des différentes équipes de l’entreprise. Ils vont ainsi aider chaque département à optimiser ses processus et ses performances. Découvrons comment.
Le logiciel EPM pour les équipes commerciales
La solution EPM va permettre aux équipes commerciales d’anticiper les tendances de vente grâce aux modèles de prévision. Il devient ainsi plus simple de prévoir et d’ajuster les stratégies commerciales en conséquence.
C’est aussi un bon moyen de suivre les KPI de près. Chiffre d’affaires, taux de conversion, rentabilité client : toutes ces données sont réunies en une seule interface. Grâce à l’EPM, vous allez pouvoir fixer des objectifs de vente et suivre leur progression.
Le logiciel EPM pour les équipes financières
Pour les équipes financières, le logiciel EPM sera utilisé pour générer des rapports précis et fournir une vue d’ensemble des performances de l’entreprise. Les écarts vont être rapidement identifiés et leurs causes deviennent plus faciles à comprendre.
L’EPM offre aussi aux équipes financières la possibilité de créer et d’ajuster les budgets en temps réel grâce à ses outils de planification intégrés.
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Le logiciel EPM pour les équipes RH
Les équipes de ressources humaines pourront, elles aussi, tirer parti d’un EPM. La planification des effectifs devient plus efficace, avec une prévision des besoins précise en fonction des objectifs.
L’analyse des coûts est également facilitée puisqu’il devient possible de suivre et d’optimiser les coûts de gestion des RH (salaires, formations, avantages, etc.).
Enfin, le logiciel EPM permet de planifier plus facilement les parcours de formation ou de carrière.
Le logiciel EPM pour les équipes achat
Pour les équipes achat, l’EPM est essentiel pour gérer les dépenses plus efficacement et en temps réel. Cette surveillance continue permet d’identifier sans délai les opportunités de réduction des dépenses.
L’automatisation des processus d’achat facilite la négociation avec les fournisseurs. Avec un accès à des données analytiques détaillées, les équipes peuvent négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs. Résultat : les marges s’améliorent et la qualité des produits ou des services aussi.
Le logiciel EPM est également un outil qui permet de suivre les performances des fournisseurs sur divers critères (respect des délais de livraison, qualité, coût, etc.), assurant une qualité et une continuité des approvisionnements.
Le logiciel EPM pour les équipes achat et la chaîne logistique
Les logiciels EPM aident à planifier les besoins en approvisionnement avec précision, ce qui évite les ruptures de stock. L’optimisation des niveaux de stockage est aussi intéressante : la rotation des stocks est assurée et les coûts d’inventaire diminués.
Enfin, l’EPM assure une meilleure coordination entre les différents acteurs de la chaîne logistique. Les opérations sont mieux synchronisées et les délais s’en trouvent réduits.
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Quelles sont les fonctionnalités récurrentes d’un logiciel EPM ?
Parmi la multitude de fonctionnalités d’une solution EPM, certaines sont particulièrement intéressantes pour l’entreprise.
La budgétisation
Avec un EPM, vous créez, ajustez et suivez les budgets en temps réel. Ses fonctionnalités permettent d’élaborer des plans financiers détaillés et de mieux planifier les ressources en conséquence.
Le reporting et l’analyse
Les rapports financiers des logiciels EPM sont précis, ils permettent d’analyser les données en profondeur pour identifier les écarts et les tendances par rapport aux objectifs fixés.
Les prévisions financières
La fonction de prévision financière aide à anticiper les résultats. Vous simulez différents scénarios et ajustez les stratégies en fonction de ces prévisions.
La consolidation financière
Les logiciels EPM facilitent l'agrégation des données financières. Ils permettent de rapprocher les comptes de de garder une vision cohérente des performances de l’ensemble de l’entreprise.
La gestion des risques
En fournissant des outils d’analyse des risques, les EPM aident à développer des stratégies de gestion des risques et servent à prendre des mesures préventives pour atténuer ces risques.
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Le cycle EPM en détail
Le cycle de gestion de la performance est un processus structuré. Voici les étapes clés du cycle EPM en détail.
1. La définition des objectifs
La première étape du cycle EPM consiste à définir les objectifs stratégiques et opérationnels de l'entreprise. Ces objectifs vont servir de guide pour l'ensemble des activités et permettront d'aligner les efforts de toutes les équipes.
2. La planification
La phase de planification implique l'élaboration de plans détaillés qui précisent comment les objectifs seront atteints. Cette étape inclut la création de budgets, la planification des ressources et la définition des prévisions financières. Les plans doivent être flexibles pour pouvoir s'adapter aux changements internes et externes.
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3. L'exécution
La phase d'exécution implique le suivi des activités quotidiennes. Il faut s'assurer que toutes les actions sont alignées sur les objectifs définis. C’est là qu'interviennent les outils EPM pour suivre les performances en temps réel, ce qui permet de détecter rapidement tout écart par rapport aux plans.
4. La surveillance et le reporting
Les logiciels EPM fournissent des tableaux de bord et des rapports afin de suivre les indicateurs de performance (KPI) et de mesurer les progrès réalisés par rapport aux objectifs. Les rapports réguliers fournissent des informations précises et à jour sur la performance de l'entreprise.
5. L’analyse
L'analyse des données collectées permet de comprendre les causes des écarts entre les performances réelles et les objectifs. Les outils d'analyse avancés des logiciels EPM permettent d'identifier les tendances, de détecter les anomalies et de comprendre les facteurs qui influencent la performance.
6. Le réajustement
Sur la base des analyses réalisées, l'entreprise peut réajuster ses plans et ses stratégies. Cela peut impliquer la modification des budgets ou la réallocation des ressources, par exemple. Le réajustement doit être continu. C’est lui qui permet à l'entreprise de s'adapter rapidement aux changements et de maintenir sa performance sur la bonne voie.
7. La boucle de rétroaction
Les leçons apprises et les meilleures pratiques identifiées sont intégrées dans les cycles de planification futurs, ce qui permet d'optimiser constamment la gestion de la performance.
Complémentarité avec les systèmes ERP et BI
Les logiciels EPM peuvent fonctionner seuls, mais leur efficacité est amplifiée lorsqu’ils sont intégrés avec les systèmes ERP et les outils de Business Intelligence.
EPM et ERP : un travail en synergie
Les systèmes ERP sont conçus pour gérer les processus opérationnels de base de l'entreprise, comme la comptabilité, la gestion des stocks, les ressources humaines ou la production. En intégrant les logiciels EPM avec les systèmes ERP, il est possible de tirer parti de ces données pour la planification et l'analyse de la performance.
L’intégration permet aussi de minimiser les erreurs de saisie de données et de garantir une cohérence des informations à travers toute l'organisation.
La complémentarité EPM avec les outils de BI
En complément des logiciels EPM, les outils de Business Intelligence permettent de creuser plus profondément dans les données, d'identifier des tendances cachées et de produire des visualisations avancées qui facilitent la prise de décision.
Les entreprises peuvent donc bénéficier de capacités analytiques améliorées en intégrant les outils de BI. Les données financières et opérationnelles consolidées par les logiciels EPM peuvent être exploitées par les outils de BI pour fournir des insights plus détaillés et des analyses prédictives.
Impacts de l’IA sur les logiciels EPM
L’intelligence artificielle a transformé et continue de transformer les logiciels EPM en introduisant des capacités qui améliorent considérablement leur efficacité. Innovations, automatisation des processus ou amélioration des prévisions sont autant d’avancées significatives liées au développement de l’IA.
Automatisation des processus
Les tâches répétitives et chronophages comme la collecte de données ou la génération de rapports peuvent être totalement automatisées grâce à l’IA. Les équipes peuvent maintenant se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse stratégique.
Amélioration des prévisions
L'intelligence artificielle améliore également la précision des prévisions financières. Les algorithmes d'apprentissage automatique peuvent analyser de vastes ensembles de données pour identifier des tendances et des modèles.
Ces algorithmes permettent de produire des prévisions plus précises en tenant compte de multiples variables et scénarios possibles. Les entreprises peuvent ainsi anticiper plus efficacement les fluctuations du marché et ajuster leurs stratégies en conséquence.
Analyses approfondies
Les capacités analytiques de l'IA permettent désormais d'approfondir l'analyse des données. L'IA peut détecter des anomalies et des corrélations complexes qui pourraient échapper à une analyse humaine.
En fournissant des insights détaillés et en temps réel, l'IA aide à identifier les opportunités de croissance, les risques ou les domaines nécessitant des améliorations. Certains outils EPM dotés d'intelligence artificielle offrent même des recommandations personnalisées pour chaque situation.
Personnalisation et adaptabilité
Les systèmes peuvent désormais apprendre des comportements et des préférences des utilisateurs pour offrir une expérience plus intuitive et adaptée : c’est le machine learning. Par exemple, les tableaux de bord et les rapports peuvent être personnalisés en fonction des besoins des utilisateurs et fournir ainsi des informations plus pertinentes et ciblées.
Gestion proactive des risques
En analysant continuellement les données, les systèmes EPM basés sur l'IA peuvent identifier les signes avant-coureurs de problèmes potentiels et alerter les responsables avant qu'ils ne deviennent critiques. Cela permet de prendre des mesures préventives et de minimiser les impacts négatifs sur leurs opérations et leurs finances.
Agicap comme logiciel EPM / FPM (Financial Performance Management)
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