Comment fonctionne une extourne en comptabilité ?

L’extourne est une opération incontournable dans la comptabilité budgétaire d’une entreprise. Elle consiste à comptabiliser une écriture à l’inverse d’une autre antérieurement passée sur un compte et dont le montant est identique.

Qu’est-ce qu’une extourne ?

Une extourne en comptabilité désigne une méthode qui consiste à modifier un mouvement comptable en enregistrant une écriture déjà existante, mais en sens inverse. Les comptes qui ont été initialement crédités sont alors débités et inversement. L’extourne permet donc d’annuler une écriture, sans la supprimer.

Connaissez-vous tous les tenants et aboutissants de la gestion de trésorerie ? Besoin d’une remise à niveau en gestion de trésorerie ? Découvrez Cash Academy, une formation 100 % gratuite !

Les entreprises BNC

En pratique, l’extourne ne doit pas être utilisée par les entreprises BNC, c’est-à-dire qui relèvent des bénéfices non commerciaux. Celles-ci, en effet, optent pour une comptabilité de trésorerie qui exige d’enregistrer uniquement les dépenses et recettes réellement payées ou reçues.

Les autres structures

À contrario, la comptabilité d’engagement pratiquée par les entreprises individuelles ou les sociétés commerciales nécessite la pratique de l’extourne. Ces structures ont en effet l’obligation de comptabiliser la totalité des engagements qu’elles reçoivent et donnent.

Quelle relation existe-t-il entre la note de crédit et l’extourne ?

La note de crédit est une pièce justificative qui informe un client de la baisse partielle ou totale d’une créance. Cette facture d’avoir permet de rectifier une erreur commise sur une facture déjà éditée ou de réaliser un geste commercial.

L’extourne est la méthode qui permet de comptabiliser une note de crédit. Il s’agit donc ici de contrepasser les écritures initialement comptabilisées afin de diminuer le solde débiteur du compte tiers. L’entreprise doit également décider si ce nouveau solde devra être remboursé ou déduit de la prochaine facture.

Quand extourner ?

Généralement constatée le dernier jour de l’exercice de clôture, l’extourne doit alors être comptabilisée au 1er jour de l’exercice suivant. Dans les faits, la contre passation d’une écriture se fait dès lors que l’exercice, constatant cette extourne, est clôturé.

Afin de ne pas les oublier, il est possible de réaliser un suivi des écritures à extourner. Il est courant en comptabilité de constater ces écritures dans un journal dédié, ce qui simplifie leur traitement. Certains logiciels facilitent ce procédé en automatisant ce mouvement comptable, évitant ainsi toute erreur liée à la saisie manuelle.

Comment annuler une écriture ?

Les doublons ou les erreurs d’écriture sont courants en comptabilité. S’il n’est pas possible de supprimer une facturation, plusieurs techniques permettent de mettre à jour un compte tiers.

Annuler une facture en doublon

Dans ce cas précis, l’annulation se fait par l’extourne. Ainsi, si une facture a été comptabilisée deux fois, il convient de repasser les écritures en sens inverse :

• Le montant au débit est mis au crédit,
• Le montant au crédit est mis au débit.

Comptablement, ce procédé est identique à celui d’un avoir. L’intitulé de cette écriture devra impérativement commencer par « ANNUL… ».

Annuler une facture fournisseur

Puisqu’il est impossible d’annuler une facture, il convient alors de la rectifier. Selon le cas de figure, deux procédés sont possibles.

1. Si la facture a déjà été payée, un avoir devra être comptabilisé afin de l’annuler.
2. Si celle-ci est en attente de paiement, il convient d’éditer une facture rectificative et d’informer le client que la facture initiale est nulle.

Bon à savoir : généralement, les doublons de facture sont causés par des saisies manuelles. La facturation électronique permet de détecter instantanément la création de deux factures portant le même numéro.

Quelles sont les écritures à extourner ?

Sont à extourner les écritures qui courent à la fois sur un exercice clôturé et sur celui qui le suit. Il est question presque exclusivement d’écritures de régularisation comptabilisées à la clôture de l’exercice comptable. Elles correspondent principalement :

• Aux charges et aux produits constatés d’avance,
• Aux factures non parvenues et à établir,
• Aux charges à payer,
• Et aux produits à recevoir.

Les extournes doivent faire l’objet d’une attention particulière. Elles nécessitent une bonne organisation administrative et comptable.

À lire aussi : Tout savoir sur la facture électronique obligatoire

Les avantages d’une extourne

Cette méthode présente de nombreux avantages :

• Elle permet de représenter avec exactitude l’état financier d’une entreprise.
• Elle permet à une structure d’affecter ses opérations de charges à payer et/ou à recevoir et ainsi de respecter le principe comptable d’indépendance des exercices.
• Elle nécessite une charge de travail moindre par rapport aux ordres de paiement.

L’extourne nécessite un suivi rigoureux des écritures comptables. Elle peut s’appliquer via un mandat d’extourne signé par un ordonnateur. Ce procédé est une opération technique de contre-passation. Il correspond à l’émission d’une liste d’opérations extournées.

L’extourne est un procédé comptable qui concerne toutes les entreprises tenues par une comptabilité d’engagement. Elle fait partie des méthodes qui favorisent la transparence et la bonne marche des finances d’une entreprise. Garantir une pérennité financière requiert l’utilisation d’outils performants et efficaces. Le logiciel d’Agicap est une solution de gestion de trésorerie qui propose de nombreux bénéfices : gain de temps, maîtrise des flux et projections de plan prévisionnel. Découvrez toutes ses fonctionnalités.