Tout savoir sur la note de crédit
En comptabilité, une note de crédit se matérialise par la notification d’une somme créditrice en faveur d’un client. Cet avoir a lieu après émission d’une facture, que celle-ci ait déjà été réglée ou non.
Qu’est-ce qu’une note de crédit ?
L’extourne ou note de crédit est une forme particulière de facturation. Elle permet au créancier de modifier en toute légalité une facture à la baisse. La législation interdit en effet la suppression d’une facture émise. La note de crédit permet donc de réajuster cette facturation au besoin.
En France, cette pratique est couramment appelée facture d’avoir. Elle correspond donc à une somme négative qui va être portée au crédit du compte client. Dans les faits, la note de crédit est entièrement dissociée de la facture. Ce document peut annuler tout, ou simplement une partie, d’une facture émise.
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Quelle est l’utilité de l’extourne ?
Plusieurs raisons peuvent inciter une entreprise à émettre une extourne. En voici quelques-unes.
L’annulation d’une facture qui a déjà fait l’objet d’un règlement
Si la facture a déjà été réglée, la note de crédit va donc rectifier le solde du client.
- Si l’annulation concerne une partie de la facture, l’extourne fait donc office de notification du remboursement partiel de la facture d’origine.
- Si l’annulation est en revanche totale, la note de crédit fait office d’une notification d’annulation et du remboursement intégral de la facture d’origine.
- Il est également possible de modifier une facture en y ajoutant des prestations ou des marchandises supplémentaires. L’avoir va ici annuler la facture d’origine afin de permettre la création d’une nouvelle.
Quelle que soit la situation, la note de crédit doit toujours faire référence à la facture d’origine.
Le retard de livraison
Il est possible d’émettre une note de crédit si des délais de livraison ne sont pas tenus. Dans ce cadre, le montant de l’avoir sera en principe déduit de la prochaine facture du client.
Le rabais dans le cadre d’un geste commercial
L’extourne peut aussi être l’occasion d’un geste commercial. Dans le but de fidéliser un client, une entreprise peut consentir d’un rabais après l’émission d’une facture.
La modification du montant de la facture suite à un retour de la marchandise par le client
Ici, l’avoir sur facture est justifié par un retour de marchandise pour non-conformité par rapport à celle qui a été commandée.
La présence d’erreur sur une facture
Si des erreurs sont constatées sur la facture d’origine, une extourne peut également être émise. Il s’agit ici d’anomalies telles que :
- Un trop perçu non appliqué,
- Un oubli de ristourne,
- Une erreur sur le prix,
- Etc.
Un avoir sur facture peut être à la fois émis et reçu par une entreprise.
Comment créer une note de crédit ?
Une note de crédit ne doit pas être considérée comme une réduction de valeur. Elle indique qu’une créance ne va pas être recouvrée, en partie ou en totalité, pour une raison dépendante du créancier.
Les conséquences de la note de crédit sur le créancier
Il existe 3 conséquences pour l’entreprise émettrice d’une note de crédit :
- Le montant de la créance client diminue,
- Le montant des ventes de marchandises ou de biens est réduit,
- Le montant de la TVA sur les ventes est également minoré.
Cette facture négative doit contenir des mentions obligatoires et faire figurer le montant exact en faveur du client.
La création d’un avoir sur facture
La note de crédit doit obligatoirement comporter les informations suivantes :
- Les coordonnées de l’entreprise et du client concernés,
- Le numéro et la date d’émission de la facture d’origine,
- Les marchandises ou les services concernés,
- Le motif de l’extourne,
- La date et le montant du crédit,
- L’ensemble des informations relatives à la TVA.
Qu’elle soit remboursée ou en attente de déduction sur la prochaine facture client, l’extourne doit préciser par quel biais le client va percevoir ce crédit.
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Comment comptabiliser une note de crédit ?
Toute extourne doit apparaître dans la comptabilité d’une entreprise. À la clôture de l’exercice comptable, la mention « **note de crédit à recevoir **» doit figurer sur le bilan, à côté de chaque avoir. À l’instar des factures, il est conseillé de respecter la numérotation des notes de crédit dans le but d’un meilleur suivi commercial.
Plus précisément, la note de frais doit correspondre en tout point à la facture d’origine, à un seul détail près, son montant négatif. La comptabilisation doit ainsi annuler en partie ou totalement le solde débiteur du client.
Quelle différence avec la note de débit ?
À l’inverse de l’extourne, la note de débit informe le client de ses obligations de paiement en cours. Elle est souvent utilisée dans le cas où l’entreprise demande le règlement d’une somme supplémentaire à son client. Comme la note de crédit, elle doit impérativement apparaître dans la comptabilité. Ses écritures sont strictement le contraire de celles de l’extourne.
L’extourne, ou note de crédit, formalise la correction d’une facture émise. Elle permet à l’entreprise de disposer d’une trace claire et formelle de toutes ses transactions. Le traitement minutieux des avoirs sur facture impacte directement la gestion de la trésorerie d’une entreprise. En automatisant cette partie de votre activité, vous vous assurez d’un suivi rapide et facile de votre comptabilité. Testez Agicap et découvrez une nouvelle façon de gérer votre trésorerie.
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