Cómo actualizar tu flujo de caja tras las vacaciones
Las vacaciones de verano significan muchas cosas: sol, arena, mar. Ya sea lejos o cerca de casa, el tan ansiado momento de desconexión se hace desear. Pero, como todo lo bueno, dura poco. Muchas veces, el regreso a la realidad nos coge por sorpresa y antes de lo que pensábamos, estamos nuevamente pensando en lo que tenemos que hacer al llegar a casa, en lo que necesitan los niños para la vuelta al cole, en retomar la actividad. Sin embargo, para aquellos que tienen un negocio, el regreso a la rutina implica también una puesta al día de la contabilidad y la tesorería.
Dependiendo del tamaño de la empresa y su industria, existe la posibilidad de que alguien se marche de vacaciones y encuentre todo el trabajo al día cuando regrese. Sin embargo, esto no es común para las pymes; más bien, se da el escenario opuesto donde está todo por hacer. A veces ni siquiera está ordenado.
Si bien la cantidad de tareas pendientes y papeles sin revisar puede resultar abrumadora al principio, cuando todavía tienes arena en el zapato, no hay que agobiarse. A continuación, encontrarás las cinco claves para poner al día las finanzas de tu empresa.
Poner orden tras las vacaciones
El orden es muy importante para llevar un correcto seguimiento de las operaciones monetarias. Ya sean archivos digitales o papeles físicos, es necesario revisarlos y clasificarlos por grupos, para separar el inevitable correo no deseado y otros papeles basura de los asuntos importantes, como facturas pendientes de pago. De esta manera, podrás avanzar más rápidamente en tu trabajo. La falta de orden puede traer falta de visibilidad, errores e incluso estrés.
Actualizar el plan de tesorería
Tener las facturas con los cobros y pagos pendientes permite actualizar el plan de tesorería a corto, medio y largo plazo. Esto brinda visibilidad no sólo de cuándo entra y sale el dinero, sino también de qué cosas pueden esperar un poco más y qué saldo habrá en cada cuenta bancaria. Una buena previsión ayuda a evitar descubiertos y excesos en pólizas de créditos.
Ponerse al día con el equipo
Además de leer todos los correos electrónicos y analizar cada transacción hecha y por hacer, si alguien ha quedado en tu puesto durante tus vacaciones, es útil reunirse con esa persona para saber en qué estado se encuentra cada una de las tareas, si ha surgido algo nuevo y/o urgente o bien, si algo puede dejarse para más adelante. Una conversación con nuestro superior también puede resultar conveniente para conocer cualquier tipo de situación que considere relevante.
Revisar cobros y pagos
Todas las facturas que hayamos recibido para pagar, ya sean de servicios o proveedores, deben estar clasificadas, así como las facturas pendientes de cobro. Si durante nuestra ausencia se ha procesado algún cobro o pago, debemos asegurarnos de que se hayan realizado en tiempo y forma y que no haya nada pendiente que pueda generar intereses. Asimismo, es buena idea hacer una conciliación bancaria para asegurarse de que no hay ningún cargo indebido y que se han realizado las operaciones previstas.
Realizar un arqueo de caja
Así como es importante realizar una conciliación bancaria, es aconsejable llevar a cabo un arqueo de caja para verificar que en las cuentas hay lo que debe haber. Este proceso implica el análisis y recuento de los bienes y efectivo pertenecientes a la entidad para comprobar que se ha contabilizado todo el dinero recibido y si el saldo que arroja una cuenta corresponde con el dinero realmente disponible. En oficinas bancarias, esta labor suele realizarse cada día al finalizar la jornada de apertura al público.
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El flujo de caja en vacaciones
Un sistema centralizado de gestión y previsión de tesorería puede ayudar a simplificar la puesta al día del flujo de caja al finalizar las vacaciones. De hecho, una buena planificación antes de las vacaciones es clave para tener una mejor visibilidad acerca de lo que sucede luego.
Un software de gestión de tesorería como Agicap facilita el seguimiento del flujo de caja sincronizando y clasificando las transacciones bancarias de manera automática. Ayuda a ahorrar tiempo a los ejecutivos y gestores financieros a la vez que los protege de posibles errores. Al elaborar previsiones de tesorería más precisas, permite tomar mejores decisiones para garantizar la continuidad del negocio.
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