Cómo implementar un esquema de avisos de pago automático a clientes

En el ámbito empresarial han ido surgiendo, a lo largo del tiempo, diversas herramientas destinadas a facilitar el intercambio comercial, los contratos y las ventas. Una de ellas es, precisamente, la que va a protagonizar el artículo de hoy: el aviso de pago.

Sigue leyendo para conocer qué es exactamente este aviso, cómo funciona, cuáles son sus ventajas y, sobre todo, de qué manera incorporarlo en tu propio negocio para sacarle el máximo beneficio.

¿Qué es un aviso de pago?

El aviso de pago a proveedores o clientes se trata de una herramienta destinada a informar a una determinada persona de que ha de efectuar un pago concreto.

La mejor manera de entender su utilidad radica en la comprensión de que hay muchas compras que se realizan a plazo. A veces, un proveedor o cliente adquiere algo con la condición de poder abonar su importe más tarde. Para ello se establece un plazo en el que se determina cuándo exactamente habrá de realizarse el abono.

Dado que muchas veces ese plazo es largo, pueden tener lugar potenciales olvidos. El aviso de pago sirve para evitar esta situación.

Las ventajas del aviso de pago

Las ventajas y beneficios que se derivan de llevar a cabo la implantación del servicio de carta de aviso de pago se pueden deducir a partir de otros conceptos.

El primero es uno que, por desgracia, es muy común en los momentos de mayor aprieto económico: los atrasos en los pagos. Cuando se hace una venta a plazo, se ofrece, muchas veces gratuitamente, un servicio de financiación al comprador bajo la condición de que pague cuando se haya acordado.

Pues bien, un aviso de factura pendiente de pago es la mejor manera de reducir sustancialmente los atrasos en los pagos de los clientes, ya que impide que el cliente pueda olvidar (sea o no con mala fe) la efectiva existencia de una deuda pendiente. Esto hace que puedas recibir tu dinero cuando corresponda, evitando demoras indebidas que pueden afectar negativamente a tu flujo de caja.

Una manera de maximizar estas ventajas es implementar un sistema de automatización de envíos de avisos de pago.

Cómo funciona un aviso de pago a proveedores o clientes

Entender cómo solicitar el pago a un cliente supone la necesidad de saber cómo funcionan.

1. En primer lugar se establece un sistema de automatización de avisos.
2. En segundo lugar, se introducen los datos de los clientes, plazos e importes.
3. En tercer lugar, se deja que todo ello actúe por sí mismo. En todo caso, has de estar atento a posibles clientes que no respeten este tipo de medidas y que necesiten otras de tipo coercitivo, que también los hay.

Consejos para un sistema automatizado de avisos eficiente

El aviso de pago es útil para evitar los retrasos en el abono de importes pendientes, pero lo cierto es que no es el único. En este sentido, te animamos a que introduzcas medidas adicionales para aumentar las probabilidades de éxito en tu demanda:

• Mantén registros detallados de tu trabajo. Tú eres el primer responsable del cobro, si se te olvida lo que tienes que cobrar, cuándo y a quién, no podrás lograr que el flujo de caja se mantenga a los niveles convenientes. Mantén un registro detallado de todos los cobros pendientes, los pagados, los plazos para el cobro, las entidades que te lo deben, el concepto y el medio de pago pactado, entre otros. Estos datos, además, los necesitarás para automatizar el envío de avisos de pago.

• Configura múltiples opciones de pago. Los medios de pago solo modifican el modo en el que el dinero llega a tu cuenta, pero no el dinero en sí mismo. Habilitar distintas opciones de pago no es molestia para ti, pero puede ser una enorme ventaja para el pagador.

• Firma contratos. Los contratos son legalmente vinculantes. En el indeseable supuesto en el que un comprador, incluso habiendo recibido un aviso, se negase a entregar lo que debe, tendrías que acudir a los tribunales para que todo ello fuera efectivo. Por eso te recomendamos que tengas en tu favor toda la documentación que pueda ser de utilidad, incluyendo el contrato.

• Envía la factura inmediatamente después de completar el trabajo. Más allá del aviso y los plazos pactados para cada caso, enviar la factura a tu cliente ayuda para que acabes recibiendo el pago. Al fin y al cabo, la factura es un documento legal, al igual que el contrato, que puede ser una prueba a tu favor en caso de que se dé un indeseable conflicto.

¿Cómo automatizar el envío de la carta de aviso de pago?

Para entender cómo automatizar los avisos de pago, necesitas un software online como un ERP o un software de gestión de tesorería que tenga integrada esta funcionalidad.

Ejemplo de esquema de avisos

Es muy común que no se envíe un único aviso, sino que se siga un esquema destinado a solicitar recurrentemente el cobro. Normalmente se sigue uno parecido al siguiente ejemplo:

1. Notificación de factura emitida. Esto ha de realizarse en el instante mismo en el que se cierra el contrato.
2. Aviso de factura a vencer en 7 días.
3. Aviso de vencimiento de factura en el mismo día del fin de plazo.
4. Aviso de factura vencida y no pagada a los 7 días del fin de plazo.
5. Mismo aviso a los 10 días de fin de plazo.
6. Nuevo aviso a los 14 días.
7. Nuevo aviso a los 21 días.
8. Ultimátum a los 30 días. En el que se da un último plazo de una semana o se tomarán medidas legales.

Todo esto, por supuesto, se aplica en el caso en el que no se reciba ninguna respuesta o explicación.

¿Qué debe contener el mensaje de aviso de pago?

Todo aviso para el cobro, ya sea a través de una carta o un correo electrónico, debe incluir, al menos, la siguiente información:

• Que se trata de un aviso de la existencia de una deuda pronta a vencer o ya vencida.
• Quién está reclamando el cobro.
• El concepto del cobro, incluyendo copia de la factura impagada si es necesario, así como su número, fecha de emisión y fecha de vencimiento.
• Monto exacto que queda pendiente de cobrar.
• Propuesta de todos los medios de pago disponibles.
• Información de contacto para posibles reclamaciones o pedidos de información adicional, como número de teléfono.
• Párrafo en el que indicas que, si se hubiera realizado el pago y tú no te hubieras dado cuenta, el cliente te envíe justificante del mismo para que tú puedas comprobarlo.

Qué hacer si no llega el aviso de pago

En el supuesto en el que, incluso habiendo automatizado el envío, no llegue a su destinatario, debes conocer los cuatro pasos que debes realizar para alcanzar una solución:

1. Comprobar que, efectivamente, el aviso no ha llegado.
2. Observar que, en cambio, sí existe una deuda pendiente que debería haber sido abonada.
3. Exigir personalmente el pago de la deuda mediante cualquier otro medio de comunicación, incluyendo llamadas telefónicas.
4. Verificar si el mensaje no ha llegado por una falla en el funcionamiento del sistema.

Así, ya sabes qué hacer si no llega el aviso de pago a tu deudor.

Qué hacer si recibes un aviso de factura pendiente de pago

Hasta ahora, hemos visto los avisos de pago desde la perspectiva del que reclama el pago a un tercero. Sin embargo, puede que en alguna ocasión estés del otro lado y seas tú el deudor. Pero, ¿qué hacer si recibes un aviso de pago?

Lo más lógico es pagar, pero antes de ello, haz algunas comprobaciones.

Es sabido que hay cientos de campañas fraudulentas enviadas por mensaje de texto o correo electrónico destinadas a exigir el cobro de una factura inexistente. Diversos ciberdelincuentes de distintas partes del mundo se aprovechan de la buena fe de muchos empresarios para obtener ilícitamente dinero de ellos. Por ello, es importante asegurarse de que la supuesta obligación de pago es cierta y auténtica. Además, si el mensaje incluye algún enlace, evita hacer click y analiza el sitio al que lleva ya que puede ocultar algún virus malicioso.

Una vez hayas visto que todo es conforme a lo que debería ser, te quedan pocas opciones: comportarte como te gusta que lo hagan contigo y abonar el importe exigido. Si no lo haces, podrías acabar teniendo que pagar mucho más dinero en concepto de intereses, costas judiciales y demás consecuencias derivadas de un juicio por impago de deuda.

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