Metallbude: Mehr Kontrolle und weniger Zeitverlust mit Agicaps Ausgabenmanagement
Der Möbelproduzent Metallbude hat Agicap in seine Finanzmanagement-Prozesse integriert und kann nun sein schnelles Wachstum effizienter steuern und seine Liquidität optimal verwalten. Tobias Stermer, CEO & Head of Administration bei Metallbude, zeigt, wie Agicap dies ermöglicht und welche Rolle die umfassende Liquiditätsplanung und das effiziente Spend Management dabei spielen.
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Key Takeaways
E-Commerce-Brands wie Metallbude finanzieren oft Wachstum aus dem eigenen Cashflow. Aufgrund des stark saisonalen Geschäfts ist es daher extrem wichtig, einen jederzeit aktuellen Überblick über die Liquidität zu haben.
Die Nutzung mehrerer Tools im Finanzmanagement ist mühsam und erhöht die Fehleranfälligkeit. Der manuelle Aufwand für Spend Management und eine Liquiditätsübersicht ist immens.
Agicap löst diese Herausforderungen in einer einzigen Anwendung und ist für Metallbude so zu einem unverzichtbaren Tool geworden, das maßgeblich für die Realisierung des geplanten Wachstums ist.
" Agicap ist genau das richtige Tool für DTC-Brands und E-Commerce-Unternehmen, die ihr Wachstum aufgrund der starken Saisonalität aus dem eigenen Cashflow vorfinanzieren müssen. "
9 Mio. €
Umsatz
50%
Wachstum gegenüber dem Vorjahr
über 1. Mio. €
Marketing-Ausgaben
Kundengeschichte
Bei Metallbude erhalten Kund:innen hochwertige Möbel direkt aus eigener Produktion. Die Marke verkauft seit 2020 über einen Onlineshop Designstücke in zeitloser Optik aus Holz und Metall. Tobias Stermer ist einer der vier Gründer der E-Commerce-Brand und verantwortet als CEO und Head of Administration unter anderem die Finanzen des Start-ups.
Das Unternehmen wächst schnell. Gegründet wird die Firma im September 2020, die erste Million Euro Umsatz folgt bereits im Sommer darauf, heute sind es knapp zehn Millionen Euro geplanter Umsatz. Die größte Herausforderung des Geschäftsmodells ist das kurzfristige Liquiditätsmanagement. Denn in der E-Commerce-Branche ist es üblich, dass es eine hohe saisonale Schwankung gibt. Im Fall der Metallbude bedeutet das: Rund die Hälfte des Umsatzes wird im letzten Quartal erwirtschaftet. Um das starke Wachstum, Marketingausgaben im siebenstelligen Bereich und den Warenbestand vor allem für das verkaufsstarke vierte Quartal aus dem eigenen Cashflow zu finanzieren, muss die Liquidität jederzeit gewährleistet sein.
" „Ich will nicht fünf oder sechs Tools nutzen und switchen, sondern am besten alles aus einer Hand haben. Bei Agicap habe ich alles, was Finanzen angeht, in einem Tool – von Spend Management über Bankanbindung bis zur Liquiditätsplanung.“ "
Genau das stellte Metallbude und Tobias Stermer vor ein Problem. Mit den aktuellen Systemen gelang kein Überblick über sämtliche Finanzen, mehrere Tools waren im Einsatz. Eine weitere Herausforderung gab es im Bereich des Ausgabenmanagements. Durchschnittlich 200 bis 300 Transaktionen pro Monat ohne Belege – primär von Meta und Google – erforderten genau so wie andere Marketingausgaben verschiedener Mitarbeiter:innen einen hohen manuellen Aufwand im Spend Management.
Kundenwünsche
Übersicht über kurzfristige Liquidität: Genauer Überblick über die Liquidität mit einem 30-Tage-Forecast, in den sämtliche erwartete Transaktionen einfließen
Ein Tool für alles: Keine fünf oder sechs Tools, die parallel mit Daten gefüttert werden müssen, sondern ein Finanztool, das sowohl Spend Management als auch Liquiditätsplanung abdeckt
Vereinfachtes Spend Management: System, das es allen Mitarbeiter:innen mit virtuellen Karten einfach ermöglicht, Ausgaben zu erfassen, die dann in einem System zusammenlaufen
Automatisierte Belegzuweisung: Hunderte Transaktionen ohne Rechnung, gängige Praxis großer Werbeplattformen wie Google oder Meta im E-Commerce, sollen bestenfalls automatisiert zugewiesen werden
Einfache Zusammenarbeit mit der Steuerberatung: Übermittlung aller relevanter Daten aus der vorbereitenden Buchhaltung mit wenigen Klicks
Lösung
Die Lösung für die genannten Herausforderungen liegen für Metallbude in einem einzigen Tool: Agicap. Dabei nutzen Tobias Stermer und sein Team die Lösung in erster Linie zum einen für die kurzfristige Liquiditätsplanung und zum anderen für das Spend Management.
In der kurzfristigen Liquiditätsplanung kommt vor allem der 30-Tage-Forecast zum Einsatz. Tobias Stermer blickt jeden Morgen darauf und kann so auf einen Blick identifizieren, wo in der nahen Zukunft Liquiditätsengpässe auftreten könnten. Sämtliche Umsätze und Verkäufe aus dem Onlineshop (80 Prozent des Gesamtumsatzes) fließen in die Berechnung mit ein, ebenso alle Marketingausgaben, Lieferanten- und Warenkosten und weitere relevante Posten. Das ermöglicht bei möglichen Engpässen schnelles Handeln – sei es durch das Strecken einer Rechnung oder einen Flash Sale, um kurzfristig Liquidität zu generieren.
" „Agicap Spend ist unser favorisiertes Tool im Bereich Cash Management. Alle Marketingausgaben fließen direkt in die kurzfristige Liquiditätsplanung ein. So muss ich nicht mehr so viel Zeit mit Buchhaltungsaufgaben verschwenden.“ "
Mit ein Grund, warum alle Daten in Echtzeit jederzeit abrufbar sind, ist die Integration von Agicap Spend. Metallbude arbeitet hier in erster Linie mit virtuellen Karten, die von verschiedenen Mitarbeiter:innen und für verschiedene Zwecke genutzt werden. Der Vorteil aus Sicht von Tobias Stermer: Sämtliche Daten fließen live ins System, Mitarbeiter:innen werden automatisiert daran erinnert, Belege hochzuladen – Budgets lassen sich so in Konsequenz deutlich leichter planen und der manuelle Arbeitsaufwand sinkt.
Abgerundet wird der Einsatz des Tools durch die Schnittstelle zur Steuerberatung. Alle Metallbude-Daten werden per DATEV-Schnittstelle übertragen, was den Arbeitsaufwand der vorbereitenden Buchhaltung im Vergleich zur Zeit vor Agicap deutlich verringert hat.
" „Alles in einem Tool zu haben ist für mich der größte Vorteil von Agicap. So erleben wir keine bösen Überraschungen im Hinblick auf unsere Liquidität. Wir sehen jeden Tag den Cashflow und wie viel wir am Ende des Tages übrig haben. So können wir Liquiditätsengpässe frühzeitig antizipieren und auffangen.“ "
Fazit
Agicap nimmt bei Metallbude die Funktion eines All-in-One-Tools für das gesamte Cash Management ein. Agicap Spend und die Liquiditätsplanung-Funktionen stehen dabei im Vordergrund, aber auch die Bankanbindung sowie Schnittstellen zur Steuerberatung werden genutzt.
Durch Agicap sieht Tobias Stermer als Finanzverantwortlicher der Metallbude sämtliche Zahlungsströme und Cashflows tagesaktuell auf einen Blick und erkennt so Liquiditätsengpässe, bevor sie entstehen. Das ist vor allem in Hinblick auf die Finanzierung des Wachstums aus dem eigenen Cashflow und der Verwaltung von Marketingausgaben im siebenstelligen Bereich wichtig.
Im Bereich Spend Management vereinfacht Agicap das Handling der Ausgaben deutlich. So können etwa hunderte Transkationen ohne Belege mit nur einem Klick automatisiert der richtigen Rechnung zugeordnet werden.
Agicap hat die gesamte vorbereitende Buchhaltung des Unternehmens vereinfacht – was eine deutliche Zeiteinsparung zur Folge hat.
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