Wie die Madeo Group 95 % des Bankabgleichs automatisiert hat

Die Madeo Group ist ein familiengeführtes Unternehmen der Agrar- und Lebensmittelbranche, das sich auf die Herstellung von hochwertigen Fleischwaren, darunter Schwarzwildprodukte und kalabrische g.g.A.-Spezialitäten, spezialisiert hat. Die Gruppe besteht heute aus fünf Gesellschaften, die sämtliche Stufen der Wertschöpfungskette abdecken – von der Landwirtschaft und Tierhaltung über die Verarbeitung bis hin zur Vermarktung – und erzielt einen Umsatz von rund 30 Millionen Euro, davon über 50 % im Export, mit 150 Mitarbeitenden. Das Geschäftsmodell folgt einem integrierten Wertschöpfungsansatz, bei dem sowohl das Umlauf- als auch das Anlagevermögen eine bedeutende Rolle spielen und zu einem hohen Kapitalbedarf führen.

In diesem Multi-Entity-Umfeld erforderten Treasury- und Liquiditätsmanagement eine ständige Koordination zwischen verschiedenen Personen, Abteilungen und Banken. Für das Finanzteam hatte es oberste Priorität, einen verlässlichen und aktuellen Überblick über die Zahlungsströme zu erhalten, die Zeit für Informationsbeschaffung zu minimieren und stattdessen mehr Ressourcen für Analyse und Entscheidungsfindung einzusetzen.

Agicap wurde als All-in-One-Plattform eingeführt, um das Treasury-Management der Gruppe zu zentralisieren und operative Prozesse zu automatisieren – von der Bankanbindung und Bankabstimmung über Zahlungen und Karten bis hin zum Forderungsmanagement.

1) Konsolidierte Bankübersicht und automatisierte Bankabstimmung (Buchungssätze)

Durch die Bankanbindung ruft Agicap die Transaktionen automatisch ab, sodass das Team sich nicht mehr täglich in die Onlinebanking-Portale einloggen muss. Für Madeo, das mit sieben Banken arbeitet, bedeutet das täglich eine Zeitersparnis von geschätzt 15–30 Minuten.

Auf Basis dieser Daten hat Agicap zwei zentrale Alltagsprozesse automatisiert:

• Abgleich von Transaktionen mit Rechnungen (Offene-Posten-Abstimmung): Sobald eine Zahlung bei der Bank eingeht, unterstützt die Plattform die Zuordnung zur passenden Rechnung – dies reduziert manuelle Suche, Prüfung und Abstimmung erheblich.

• Erstellung und Export von Buchungssätzen: Transaktionen werden direkt in Agicap kategorisiert und in Buchungsvorschläge überführt (Vorkontierung). Dieser Schritt ist inzwischen dank Regeln und KI-gestützter Vorschläge zu 95 % automatisiert – bei rund 1.200 Buchungen monatlich (etwa 50 pro Tag) führt das zu erheblichen Effizienzgewinnen.

Abschließend werden die Buchungssätze ins ERP exportiert, was einen nahtlosen Anschluss an die Buchhaltungsprozesse sichert und den manuellen Aufwand drastisch verringert. Heute sind bei Madeo 95 % der Erstellung und des Exports von Buchungssätzen aus Banktransaktionen automatisiert.

" Das Fehlen eines Gesamtüberblicks über die Treasury- und Zahlungsströme der Gruppe hatte negative Auswirkungen auf unsere geschäftlichen Entscheidungen – gerade in einem Unternehmen wie unserem, das stark auf Wachstum ausgerichtet ist. Heute können wir mit Agicap die Liquidität der gesamten Gruppe und die zukünftigen Zahlungsströme innerhalb weniger Augenblicke überblicken. Dadurch ist es für mich und mein Team viel einfacher geworden, strategische Entscheidungen wie zum Beispiel Investitionsplanungen zu treffen. "

Francesco Madeo

CFO, Madeo Group

2) 13-Wochen-Liquiditätsforecast und Optimierung des Cash Poolings

Mit Agicap hat Madeo eine 13-Wochen-Prognose eingeführt, um Kredite und wesentliche Bankbewegungen frühzeitig zu erkennen. Das hilft dabei, Umbuchungen zu minimieren, das Cash Pooling zu optimieren und die Liquidität automatisiert auf Gruppenebene zu steuern.

3) Effizientere Zahlungen: von Einzelüberweisungen zu Sammelzahlungen

Der Zahlungsprozess wurde modernisiert: Statt Einzelüberweisungen manuell zu tätigen (ca. 5–10 Minuten pro Zahlung) arbeitet Madeo nun mit XML-Dateien, die bankkompatibel sind. So kann das Team heute bis zu 50 Zahlungen gebündelt in einem Schwung ausführen – das spart Zeit und senkt das Fehlerrisiko erheblich.

4) Firmenkarten: einfachere Verwaltung und Spesenabrechnung

Nach der Einbindung der Firmenkarten in Agicap ist die Spesenabrechnung deutlich schlanker: Belege können per App oder Portal hochgeladen werden, die Prüfung und Freigabe übernimmt der Treasurer, und die Abstimmung erfolgt automatisiert über die Bankabbuchungen. Das Ergebnis: bessere Nachvollziehbarkeit der Ausgaben und schnellere Kontrolle.

5) Forderungen und DSO: konsolidierte Übersicht & Kundenportal

Mit Agicap nutzt die Madeo Group ein eigenes Forderungsmodul inklusive Dashboard, das den kompletten Kundenbestand transparent macht: Top-Debitoren, aktuelle Außenstände, durchschnittliche Überfälligkeiten und offene Rechnungen sind jederzeit im Blick. Über das Kundenportal können Kunden sowohl fällige als auch künftige Rechnungen einsehen, was die pünktliche Zahlung fördert und zur Reduzierung des DSO beiträgt.

Erreichte Hauptvorteile:

• Echte Zentralisierung auf einer Plattform: Acht Mitarbeitende arbeiten gemeinsam in einer Umgebung an Ein- und Ausgängen, Karten und Liquiditätssteuerung; Einarbeitung und Zusammenarbeit sind viel einfacher.

• Automatisierung und Zeitersparnis: Durch Bankanbindung und Vorkontierung wird der gesamte Prozess von täglicher Handarbeit zu einem zu 95 % automatisierten Workflow.

• Schnellere und fundiertere Entscheidungen: Die 13-Wochen-Planung sorgt für deutlich bessere Steuerung von Cashflow, Schulden und Liquiditätsausgleich.

• Effizientere Abläufe: Sammelzahlungen und schlankes Kartenmanagement, weniger Schritte, geringeres Fehlerrisiko.

" Um unsere Liquidität täglich im Blick zu behalten, öffnen wir einfach Agicap. Mit einem Klick auf „Sync“ erhalten wir einen konsolidierten Überblick über unser Treasury. "

Pierfrancesco Rima

Treasurer, Madeo Group