Die Datenkonsolidierung spielt in der heutigen Zeit eine wichtige Rolle, denn jeden Tag fallen in Unternehmen zahlreiche neue Daten an und die bereits bestehenden Daten müssen verwaltet, verarbeitet und mit den neuen abgeglichen werden. Wir zeigen Ihnen hier, warum die Datenkonsolidierung so wichtig ist und welche Rolle digitale Tools dabei spielen.
Datenkonsolidierung: Definition
Unter Datenkonsolidierung versteht man das Sammeln und Speichern von Daten an einem einzigen zentralen Ort. Das hat zum einen den Vorteil, dass Dubletten gelöscht werden können und Speicherplatz freigegeben wird, und zum anderen bleibt die Übersichtlichkeit erhalten, weil man weiß, dass alle Daten an diesem einen Ort liegen.
Ziel der Datenkonsolidierung ist es, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, damit man leichter eine Datenanalyse durchführen und Zusammenhänge leichter erkennen kann.
Datenkonsolidierung: Bedeutung für Unternehmen
Mit Hilfe der Datenkonsolidierung ist es einfacher, Korrelationen zwischen verschiedenen Datensätzen herzustellen. Das ermöglicht Unternehmen eine fundierte Datenanalyse und gewährt somit tiefere Einblicke in Geschäftsprozesse.
Da heutzutage eine Fülle an Daten aus unterschiedlichen Quellen anfällt, kommt der Datenkonsolidierung eine besondere Rolle zu. Sie gewährleistet, dass die Datensätze immer vollständig sind und keine Daten verlorengehen können.
Sie vermeidet außerdem Datensilos. Darunter versteht man eine Datenmenge, die dezentral verwaltet wird, z.B. auf einem bestimmten Rechner eines Mitarbeiters oder einer Abteilung. Sofern Nutzungsrechte für diese Daten nicht beschränkt werden sollen, sind Datensilos für die tägliche Arbeit ungeeignet, da kein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist, weil z.B. eine bestimmte Nutzergruppe keinen Zugriff auf die Daten hat oder weiß, dass diese überhaupt vorhanden sind.
Durch die zentrale Verwaltung der Daten erhöht sich außerdem die Datensicherheit, weil sich die Datensätze einfacher managen lassen als im Falle von Datensilos, wenn diese sich beispielsweise auf unzureichend geschützten Rechnern befinden.
Strategien zu einer optimalen Konsolidierung
Unternehmen, die Datensilos eliminieren und die Transparenz erhöhen wollen, tun sich mit einer effizienten Konsolidierung einen großen Gefallen. Damit die Konsolidierung gelingt, ist jedoch Vorarbeit notwendig und mehr oder weniger umfangreich, je nachdem wie groß die Menge an Daten ist.
Zuerst müssen die Datensilos identifiziert und beurteilt werden, ob das Ablegen an einem zentralen Ort nicht gegen die Unternehmens-Compliance verstößt, weil beispielsweise nur ein ausgewählter Kreis an Personen Zugriff auf die Daten haben soll.
Anschließend müssen die zu konsolidierenden Daten auf ihr Format hin analysiert und festgelegt werden, ob das Datenformat beibehalten oder geändert werden soll. Während des Konsolidierungsprozesses ist es außerdem Pflicht, dass die Datenbestände regelmäßig gesichert werden, damit bei der Migration keine Daten verlorengehen.
Tools zur Datenkonsolidierung für spezielle Zwecke
Datenkonsolidierung in Excel: Warum statische Tools nicht immer geeignet sind
In Excel können Daten konsolidiert werden. Mit der Funktion „Konsolidieren“ lassen sich Daten aus verschiedenen Dateien und Tabellen miteinander kombinieren. Diese Funktion stößt jedoch schnell an ihre Grenzen, denn die Tabellen müssen dieselbe Struktur aufweisen, damit Excel weiß, wie es die Daten in einer einzigen Tabelle zusammenführen soll.
Zudem müssen sämtliche Daten erst einmal in eine Tabelle eingetragen werden, bevor sie überhaupt konsolidiert werden können. Das ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, insbesondere wenn viele verschiedene Datenquellen durchforstet werden müssen und die Daten in unterschiedlichen Formaten vorliegen.
Je nachdem, was man mit der Konsolidierung erreichen möchte, sind deshalb möglicherweise andere Tools besser geeignet, bei denen das Sammeln von Daten automatisch abläuft.
Datenkonsolidierung mit einem dynamischen Tool am Beispiel von Agicap
Eine moderne Art der Datenkonsolidierung schauen wir uns am Beispiel von Agicap an, einer Liquiditätsmanagement-Software. Bei ihr handelt es sich im Gegensatz zu Excel um ein dynamisches Tool, was mehrere Vorteile hat.
Agicap synchronisiert sich per Schnittstelle mit den Bankkonten des Unternehmens, von denen es automatisch die Einnahmen und Ausgaben abruft. Zusätzlich lässt es sich mit vielen anderen Buchhaltungstools verbinden, z.B. mit der Software fürs Rechnungsmanagement. Die Daten von dort ruft es ebenfalls ab und übernimmt Fälligkeitsdaten und Beträge von Rechnungen automatisch in die Liquiditätsplanung.
Die Software ruft also Daten aus zahlreichen verschiedenen Quellen ab. Die Konsolidierung von verschiedenen Datensätzen erfolgt automatisch, sodass den Nutzer:innen manuelle Tipparbeit erspart bleibt. Nach der Datenkonsolidierung sind sämtliche Informationen fortan in Agicap hinterlegt und werden laufend mit aktuellen Datenbeständen abgeglichen, z.B. wenn neue Banktransaktionen stattfinden oder Rechnungen in der Rechnungsmanagement-Software abgelegt werden.
