Was ist eine ABC Analyse einfach erklärt?
Die ABC Analyse ist ein Bewertungsverfahren, das Unternehmen beim Priorisieren von Projekten, Aufgaben oder operativen Tätigkeiten unterstützt. Wie dieses vielfältige Verfahren eingesetzt werden kann, zeigen wir Ihnen hier.
ABC Analyse: Definition
Die ABC Analyse dient Unternehmen zum Setzen von Prioritäten und hilft beim Treffen von Entscheidungen. Bei der Analyse werden Produkte, Kunden, Lieferanten, Materialien etc. nach ihrer Wichtigkeit bewertet. Das soll den Einsatz von Ressourcen in einem angemessenen Verhältnis steuern.
Die ABC Analyse basiert auf dem Pareto-Prinzip, welches besagt, dass ein geringer Einsatz von Ressourcen für die wichtigsten Aufgaben am höchsten zum Erfolg beiträgt. Man spricht auch von der 80/20-Regel. Das bedeutet, dass 20% der Ressourcen für 80% des Erfolgs verantwortlich sind. Daraus lässt sich ableiten, dass für den größten Unternehmenserfolg, Aufgaben so priorisiert werden sollten, dass man in die 20% der wichtigsten Aufgaben am meisten Zeit oder andere Ressourcen investiert.
Die ABC Analyse greift das Pareto-Prinzip auf und verfeinert dieses, indem man Aufgaben, Produkte, etc. in drei Kategorien einteilt, anstatt nur in zwei (wichtig oder weniger wichtig):
- A: sehr wichtig
- B: mäßig wichtig
- C: weniger wichtig
In Kategorie A befinden sich diejenigen Punkte, die am wichtigsten bewertet werden; in Kategorie C die am wenigsten wichtigen. In Kategorie B fallen die verbleibenden 10% bis 40% der Punkte.
ABC Analyse: Vorgehensweise
Bei der Durchführung einer ABC Analyse ordnet man die zu klassifizierenden Punkte (z.B. Kunden oder Produkte) nach ihrer Wichtigkeit. Dabei muss man eine passende Bewertungsgröße zugrunde legen.
Bewertet man Kunden nach ihrer Wichtigkeit kann dies zum Beispiel der Umsatz sein, der von einer bestimmten Kundengruppe stammt. Bei Produkten kann man zum Beispiel den Stückdeckungsbeitrag als Bewertungsgrundlage wählen oder ebenfalls den Umsatz, der aus dem Verkauf erzielt wird. Es kommt also immer darauf an, welches Ziel man bei der ABC Analyse verfolgt und unter welchem Aspekt man einen bestimmten Umstand betrachten bzw. bewerten möchte.
Beispiel für eine ABC Analyse
Bewertungsgrößen festlegen
Schauen wir uns die ABC Analyse anhand eines Beispiels an. Wir wollen Kunden nach ihrer Wichtigkeit sortieren. Dazu fassen wir entweder verschiedene Kunden in Kundengruppen zusammen und bewerten die Gruppen, oder wir bewerten die Kunden einzeln. Entscheiden wir uns für die Einzelanalyse, sieht das beispielsweise so aus:
- Kunde 1: 4.000€ Umsatz
- Kunde 2: 6.000€ Umsatz
- Kunde 3: 2.000€ Umsatz
- Kunde 4: 8.000€ Umsatz
Nach Priorität sortieren
Da wir an der Wichtigkeit interessiert sind, also daran, welcher Kunde am meisten Umsatz einbringt, ordnen wir die Liste anschließend nach dem Umsatz:
- 8.000€ Umsatz: Kunde 4
- 6.000€ Umsatz: Kunde 2
- 4.000€ Umsatz: Kunde 1
- 2.000€ Umsatz: Kunde 3
Prozentuale Anteile berechnen
Anschließend berechnet man für jeden Punkt in der Liste den prozentualen Anteil an der Gesamtsumme. Der Gesamtumsatz beträgt 20.000€. Daraus ergeben sich dann folgende Anteile:
- Kunde 4: 8.000€, 40%
- Kunde 2: 6.000€, 30%
- Kunde 1: 4.000€, 20%
- Kunde 3: 2.000€, 10%
Wir berechnen anschließend die kumulierten Prozentsätze:
- Kunde 4: 40%
- Kunde 4 + Kunde 2: 40% + 30% = 70%
- Kunde 4 + Kunde 2 + Kunde 1: 40% + 30% + 20% = 90%
- Kunde 4 + Kunde 2 + Kunde 1 + Kunde 3: 40% + 30% + 20% + 10% = 100%
ABC Analyse in Excel übertragen
Die oberen Zusammenhänge können wir auch übersichtlich in einer Tabelle darstellen. Wenn man dies in Excel macht, kann man sogar die kumulierten Zahlenwerte bequem mit der Summenformel berechnen lassen:
| Kunde | Umsatz in % | kumulierter Umsatz in % |
|---|---|---|
| 4 | 40 | 40 |
| 2 | 30 | 70 |
| 1 | 10 | 90 |
| 3 | 10 | 100 |
Anhand dieser kumulierten Prozentsätze nehmen wir die Klassifizierung dann in A-, B- und C-Objekte vor:
| Kunde | Umsatz in % | kumulierter Umsatz in % | Klasse |
|---|---|---|---|
| 4 | 40 | 40 | A |
| 2 | 30 | 70 | A |
| 1 | 20 | 90 | B |
| 3 | 10 | 100 | C |
In diesem Beispiel sind 50% der Kunden für 70% des Umsatzes verantwortlich. Das Unternehmen bewertet diese Gruppe demnach als kritisch für seinen Erfolg.
ABC Analyse: Vor- und Nachteile
Vorteile
Mit Hilfe der ABC Analyse lassen sich Kunden, Güter, Lieferanten und sämtliche anderen Objekte in einem Unternehmen nach Priorität bewerten. Das verschafft Verantwortlichen einen Überblick, worauf sie ihre Ressourcen konzentrieren sollten.
Mit relativ geringem Aufwand lassen sich damit einfacher Entscheidungen treffen. Da eine ABC Analyse einfach zu erstellen ist, kann sie in sämtlichen Unternehmensbereichen angewendet werden.
Nachteile
Für die Einteilung der Bewertungsobjekte in die Gruppen A, B und C gibt es keine Richtlinien. Man kann also frei einteilen. Das kann durchaus auch zu Fehlbewertungen und -einschätzungen führen und das unternehmerische Risiko erhöhen. Es können zwar noch weitere Abstufungen gemacht werden in zusätzliche Kategorien, was jedoch den Aufwand erhöht und das grundsätzliche Problem der freien Einteilung nicht behebt.
Außerdem fallen bei dieser Art von Analyse die geringbewerteten Objekte oftmals komplett unter den Tisch und bleiben unbeachtet. Im unternehmerischen Alltag ist diese Praxis jedoch häufig nicht anwendbar, denn auch weniger wichtigen Dingen muss ab und an Augenmerk geschenkt werden.
Maßnahmen bei der ABC Analyse
Je nachdem, in welche Kategorie man ein Objekt einsortiert hat, trifft man seine Entscheidungen und formuliert Maßnahmen, um den Unternehmenserfolg sicherzustellen.
Für Objekte in Kategorie A gilt die höchste Priorität. Kunden in dieser Kategorie werden also besonders genau analysiert und sich angeschaut, was diese vom Unternehmen erwarten. Materialien in dieser Kategorie müssen leicht beschaffbar sein, das heißt, die Auswahl von zuverlässigen Lieferanten ist hier von höchster Bedeutung.
Bei C-Objekten werden dagegen wenig Ressourcen eingesetzt. Bei Materialien zählen zu den sogenannten C-Gütern beispielsweise Büromaterialien und andere Gegenstände, die einer niedrigen Preis haben und einfach zu beschaffen sind. Beschränken sich Unternehmen hier nur auf das Nötigste, lassen sich auch Einsparpotenziale identifizieren.
Welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen, hängt letztendlich vom Zweck ab, den sie verfolgen. Da die ABC Analyse sehr vielfältig eingesetzt werden kann, unterstützt sie Verantwortliche dabei, sämtliche Unternehmensbereiche zu bewerten und zu optimieren.
