Liquidez: esencial para la supervivencia de la restauración

La tesorería es uno de los elementos más importantes a la hora de administrar el negocio en el sector de la hostelería y la restauración. Es necesario tener claro si el flujo de caja de nuestro restaurante es el adecuado para afrontar distintos tipos de gastos, y conocer el beneficio percibido, así como las deudas con proveedores.

En el sector de la hostelería de España, no todos los establecimientos pasan por la misma situación. Si bien algunos tienen flujos de ingresos constantes, otros funcionan de manera estacional, como por ejemplo, los chiringuitos costeros. Y unos están mejor preparados que otros para afrontar crisis o situaciones inesperadas. Sigue leyendo para conocer la importancia de la liquidez en el sector restauración.

La importancia de controlar la caja del restaurante

Entre los distintos tipos de negocios de nuestro país, la hostelería y la restauración es el sector que más usa efectivo: según una encuesta realizada por el Banco Central Europeo (BCE) de julio 2021, el efectivo fue usado un 63% en restauración (incluye restaurantes y hoteles), un 57% en pequeños comercios y un 38% en supermercados.

Un error frecuente es descuidar el dinero que entra en la caja: ya sea para pagar los gastos del día a día o bien, salarios y deudas a proveedores, es necesario llevar un registro del dinero que entra y sale para optimizar las ganancias. Con una hoja de cálculo o un software de gestión de tesorería, se puede tener una imagen financiera más clara.

Cómo gestionar el flujo de caja de tu restaurante

El flujo de caja es el resultado de tus ingresos totales tras descontar los gastos fijos. Se trata de la cantidad de dinero con la que tu establecimiento afronta sus gastos cotidianos. Lo ideal, y el objetivo para abrir un negocio o un punto de venta, es que ingrese más dinero del que sale que nos permita ganarnos la vida.

No obstante, dependiendo el tipo de comercio, será más o menos difícil lograr un equilibrio y preparar la caja para afrontar eventos desfavorables que puedan ocurrir. Ahora bien, ¿cuáles son las mejores prácticas para garantizar la liquidez y poder pagar las cuentas en tiempo y forma?

La información que es bueno conocer

La información es poder. Por esta razón, si gestionamos un bar, lo primero que tenemos que saber antes de empezar el servicio es cuánto dinero disponible hay en la caja. El dinero inicial se corresponde con la cantidad en efectivo que disponemos de las semanas anteriores. Las entradas de caja, derivadas de los ingresos y pagos con tarjetas, son también útiles de conocer.

Una vez informado de las entradas y del dinero disponible, es necesario conocer cuáles han sido las salidas de caja. Estas salidas, o gastos, se producen por diversos gastos, como el coste de los productos alimentarios vendidos, gastos en trabajadores, gastos en gestión del local, o los pagos a los distribuidores de material.

Cierre de caja

El método contable denominado arqueo o cierre de caja se lleva a cabo al final de la jornada laboral para comprobar si al final del día, el dinero en efectivo concuerda con los valores registrados en caja. Si no concuerda, se debe a que hubo fraude, robo o descuidos contables a la hora de registrar una venta. Al final del año contable, estas sumas suponen importantes pérdidas.

Una actuación contable correcta registra la totalidad de transacciones comerciales, tomando como punto de partida el arqueo de caja al final de cada jornada laboral. Así, el establecimiento conocerá cuántas ventas ha realizado y cuál ha sido la cantidad de pérdidas durante un periodo determinado de tiempo.

Una persona por caja

Una caja a la que solo tiene acceso un trabajador es más sencilla de controlar. Algunos establecimientos, debido a decisiones directivas, otorgan la responsabilidad de acceder a la caja y al dinero efectivo a multitud de trabajadores. Es común que, cuantas más personas tengan acceso al efectivo, ocurren más problemas y descuidos.

Recuento al empezar el día

Es común considerar la acción de cuadrar el efectivo disponible en caja como una de las últimas tareas del servicio, pero es recomendable revisar el efectivo registrado en la caja al empezar cada jornada. Este método sirve para garantizar una cifra de efectivo suficiente para dar la vuelta tras los pagos. Además, al hacer la comprobación dos veces en un día, los descuadres de caja son atendidos con inmediatez.

Depositar el dinero en efectivo durante los turnos de trabajo

El orden es primordial en la hostelería. Existen una serie de pasos a seguir, y una alteración de los mismos supone problemas que acaban pagando nuestros clientes. En este caso, ordenar la caja es equivalente a sanearla. En los periodos menos intensos de la jornada debemos atender la caja y depositar el efectivo. En caso de ser el turno de tarde, hay que descontar la diferencia de efectivo que se adquirió durante la mañana.

Balance de caja

Los expertos aseguran que el balance de caja es idóneo hacerlo al terminar cada turno de trabajo. No es una obligación imposible de esquivar, puesto que cada restaurante conocerá cuál es la frecuencia aconsejable para ello. Aun así, la revisión diaria del dinero en la caja es importante realizarla a diario debido a que nos permite actuar de inmediato. Podemos corregir rápidamente aquello que no nos cuadre.

Porque corregir algo con posterioridad puede convertirse en una odisea. Tendríamos que incluir y comprobar, cada día que no hemos hecho el balance, de forma manual, con vistas a encontrar el descuadre. Por esta razón, un balance al final de cada jornada es necesario para evitar discrepancias y asegurar la vitalidad de la caja.

Haz previsiones fiables

Una manera de asegurarte de que tendrás el dinero que necesitas para hacer frente a los gastos previstos e imprevistos es realizar un plan de tesorería. Si bien se puede realizar a 3 o 6 meses, lo más común es que se cree al final del año fiscal en vistas de los 12 meses siguientes.

Para anticipar las operaciones futuras, lo mejor es empezar por los gastos e ingresos fijos: facturas de servicios, sueldos y todo tipo de suscripciones. Luego, teniendo en cuenta el año anterior, se generan estimaciones de movimientos variables. Si necesitas ayuda para empezar, descarga nuestro libro electrónico con el paso a paso para generar previsiones de tesorería fiables.

Otras consideraciones sobre el flujo de caja

Una consideración para mantener saludable el flujo de caja es revisar el crédito que otorgas a tus clientes. En hostelería, es frecuente encontrarnos con individuos que por diversas razones resultan poco rentables. Algunos tienen demasiada confianza y dejan a deber en exceso; otros, al revés, directamente no pagan.

Otro consejo es revisar si los proveedores permiten extender los métodos de pago. Algunos, gracias a ser proveedores fijos, permiten extender el pago hasta tres meses después de la entrega. De este modo, el flujo de caja será mayor pese a la deuda. Del mismo modo, hay que asegurarse que nuestros clientes entienden y aceptan nuestros términos.

Contar con una cantidad de tiempo mayor te permitirá invertir ese dinero en ganancias potenciales. Tampoco descartes la posibilidad de volver a negociar tu situación contractual en busca de mejores condiciones.

Tienes que ser previsor con tus gastos. La crisis sanitaria ha llevado a la ruina a muchos negocios, reduciendo las ofertas de hoteles, bares y restaurantes. Es mejor mantener una reserva de dinero destinado a emergencias y contar con los recursos, para, por ejemplo, cubrir y limpiar los tpv táctil o pedir el certificado covid si así lo requiriera la normativa.

Para conocer más sobre las formas de estructurar mejor la gestión del flujo de caja, descárgate nuestra guía exclusiva para el sector de hostelería y restauración. Aprende a gestionar tu restaurante de manera omnicanal, sacar el mayor provecho al proceso de digitalización y automatizar el seguimiento de la tesorería para ahorrar tiempo y ganar visibilidad. ¿Qué estás esperando? Solicita tu demostración gratuita de Agicap y recupera el control de tu tesorería.