Los 10 problemas más comunes en el cashflow de una startup

¿Sabías que el motivo más común por el que una startup termina fracasando se encuentra en una mala gestión de sus finanzas? En efecto, independientemente de la cantidad de inversores, del atractivo de la idea o del compromiso de sus empleados, si la gestión financiera falla, las probabilidades de que la empresa emergente quiebre son muy altas. Sigue leyendo para conocer los 10 problemas más comunes en la gestión del flujo de caja de una startup o scaleup.

Antes de seguir: ¿qué es una startup exactamente?

Este tipo de empresas puede ser definida teniendo en cuenta los siguientes puntos:

• Se trata de una empresa de nueva creación, en fase inicial, por lo que no está todavía totalmente asentada en el mercado y de cara a sus clientes que, si ya los hay, todavía no están fidelizados.
• Nace de la mano de una o varias personas de carácter emprendedor y de espíritu empresarial, con la mirada puesta en el éxito.
• El fundamento principal de su producto o servicio es una idea innovadora, que hace un uso más o menos intensivo de la tecnología.
• Su idea de negocio presenta un gran potencial de crecimiento futuro.

¿Cómo gestionar las finanzas en una startup?

Ahora veamos qué significa startup desde el punto de vista de las finanzas:

• Es una empresa emergente que aún no cuenta con el total de flujos monetarios de ingreso que su potencial total presenta.
• No cuenta con un nivel de gastos adecuado, pues muchas veces es especialmente alto debido a la inversión inicial que ha debido llevarse a cabo para empezar una startup.
• Ausencia del desarrollo pleno de un ERP, lo que exige el uso de herramientas ya preparadas y listas para ser utilizadas.
• Contrario a empresas tradicionales, necesita de fuentes de financiación externas, generalmente entidades de capital riesgo o business angels, para iniciar su actividad o seguir creciendo, antes de que su modelo de negocio resulta rentable.

Los 10 problemas más habituales en la gestión financiera de una startup

Conoce los 10 problemas más comunes que, bajo nuestra experiencia, se cometen en el mundo de la startup y scaleup en relación a la gestión financiera.

➡️ Aprenda a gestionar los problemas de liquidez en este vídeo:

1. Creer que una startup no necesita gestionar su tesorería

Una startup acaba de empezar, pero no por ello es menos compleja que una gran empresa. Así como necesita una estrategia de marketing digital o un buen presupuesto para funcionar necesita también un estricto control de tesorería. De hecho, al obtener financiación de inversores que esperan su retorno en tiempo y forma, un control del efectivo disponible es esencial para no defraudarlos y no perder el rumbo del negocio.

Porque es la tesorería la que indica los niveles de liquidez, las posiciones de deuda y en qué se gasta el dinero. Es decir, es la tesorería la que marca el futuro, señala errores del pasado y dirige el presente en el sentido de la competitividad y del equilibrio financiero requerido para mantenerse a flote.

2. No saber interpretar el flujo de caja

Vale, ya ha quedado claro que el debido control de tesorería y de cashflow es necesario. Sin embargo, no basta con hacerlo. Debe llevarse a cabo correctamente. ¿De qué te va a servir un informe acerca del equilibrio de caja si este presenta cifras equivocadas o si no sabes lo que significa? Como mucho, te dará pistas falsas acerca de cuál es el camino que debes seguir.

¿Qué queremos decir con esto? Que, si quieres mantener un buen nivel de cashflow adecuado para no perder competitividad, es obligatorio que controles el flujo de caja, pero que lo controles correctamente. Si es necesario, acude a profesionales o implementa un software online de gestión de tesorería. Lo que sea para evitar cifras equivocadas que puedan estar ocultando un verdadero problema de efectivo que acabe desembocando en una quiebra inesperada.

3. No mantener los gastos bajo control

Hay un principio de oro para gestionar el cashflow como es debido: nunca pasarse con los gastos. Si se empieza a perder liquidez de manera descontrolada, sin un claro flujo de retorno, el final de la empresa está asegurado.

Por ello, lo que se requiere es una racionalidad en la asunción de gastos. Nunca hay que alcanzar un nivel de desequilibrio (ni nominal ni real) entre ingresos y gastos que rompa con los cimientos financieros de la compañía. Al fin y al cabo, perder la liquidez disponible de manera completa puede derivar en una situación de impagos de salarios, de créditos y de facturas de todo tipo, lo cual es sinónimo de entrar en concurso.

4. Falta de metas concretas

Séneca afirmaba que no hay viento favorable para el que no sabe a dónde va. Aplicado al ámbito empresarial, su significado es claro: sin un plan de lo que se quiere alcanzar, es difícil saber qué decisiones tomar. ¿Debes recortar gastos de aquí o de allí? ¿Conviene tomar ese crédito ahora o más tarde? ¿Divido el pago a este proveedor en 3 o 5 cuotas? ¿Qué es exactamente lo que debería hacer ahora con este remanente de liquidez? Estas preguntas son muy comunes, pero no es posible darles respuesta sin saber a dónde se quiere llegar.

De esta manera, la única manera de saber si tu cashflow en un momento determinado es bueno o malo es comparándolo con un plan que tú mismo hayas diseñado previamente y que te sirva de guía empresarial.

5. Excesivo optimismo en las previsiones

Vale, ha quedado claro que, para saber cómo gestionar las finanzas en una startup, se necesitan previsiones. Pero esto no se traduce en dejarse llevar por el optimismo de manera ciega. De hecho, hay quienes consideran que es mejor no contar con previsiones que diseñar unas equivocadamente optimistas.

¿Cómo se evita este error que puede suponer un vaciado total de la caja de tesorería por excesivo cashflow negativo? Pues aplicando el realismo más estricto. Nunca hay que confiar en la suerte, tan solo en lo verdaderamente esperable, todo dentro del acontecer cotidiano de los hechos del mercado.

6. No poner los límites a los créditos

En muchas ocasiones, el crédito actúa como una trampa de osos para las startups. Obtener un crédito significa, muy a menudo, un aumento inmediato de la liquidez disponible en caja. Sin embargo, no es un aumento real, sino solamente virtual, temporal y supeditado a su devolución.

De este modo, si se trazan planes asumiendo que el crédito es potencialmente infinito y que puede disponerse de él sin ninguna condición, se acabará quebrando. Tarde o temprano llegará el momento de devolver el dinero que se tomó prestado, con sus respectivos intereses. Si no se está en disposición de hacerlo, los problemas serán muchos y muy acusados.

¿Quiere decir todo esto que el crédito es negativo? No, ni mucho menos. Lo que quiere decir es que ha de tomarse con cautela, sabiendo qué se está haciendo y por qué, así como bajo en qué condiciones. En caso contrario, se sufrirán déficits de cashflow irremediablemente.

7. Confundir ingresos facturados con pagos efectivos

Imagina que pactas una prestación de servicios con un cliente a cambio de un pago de 10.000 euros. En el contrato se acepta el pago en diferido, de manera que el cliente te abonará ese dinero 30 días después de que acabes el proyecto. Técnicamente, tú ya has facturado 10.000 euros; pero, de manera efectiva, tú todavía no has cobrado nada. Esa es la diferencia entre los ingresos facturados y los pagos efectivos.

El cashflow siempre ha de calcularse tomando como base los pagos efectivos, es decir, el dinero que realmente ha entrado en tu departamento de tesorería. En caso contrario, te encontrarás con dislocaciones y desequilibrios que pueden traer problemas mayores.

8. Falta de herramientas adecuadas para la gestión de la tesorería

Los fundadores de una startup pueden caer en el error de no hacer uso de herramientas específicas para cada tarea. En el caso del control del flujo de caja, del efectivo y de la tesorería, es evidente. ¿Por qué no esperar a un proyecto total de ERP?, preguntarán algunos. ¿Por qué no hacer uso de softwares multifunción como Excel?, dirán otros. Ambas consideraciones pueden funcionar, pero no son las mejores.

Si se espera al desarrollo de un ERP, que suele durar años, se estará perdiendo un tiempo esencial para asentar la empresa. Si se hace uso de herramientas genéricas como Excel, no se podrán disfrutar múltiples funcionalidades clave, como integrar automáticamente los bancos en la nube a través del software de tesorería. La única solución a todo esto es hacer uso de herramientas específicas y reconocidas en gestión y previsión de tesorería.

9. Confiar en resultados inmediatos

La paciencia es la madre de la ciencia, y también del éxito empresarial. Creer que se van a tener resultados inmediatos y, con base en tal creencia, tomar decisiones financieramente peligrosas es un tremendo error. Muchas veces eso supondrá atreverse a dar mucha salida a efectivo creyendo que pronto podrán recogerse frutos cuantiosos.

Tienes que ser realista. Tus previsiones han de adaptarse a lo que la realidad dicta, y tus movimientos de caja y de tesorería han de someterse a la racionalidad, a la responsabilidad y a la visión a largo plazo.

10. No respetar la regla del ingreso rápido y el gasto diferido

La regla de oro de las finanzas para startups se encuentra en tratar de mantener siempre un cashflow positivo. Es decir, tratar de contar con la mayor cantidad de efectivo posible. Para ello, por supuesto, nunca es conveniente una total inmovilidad de dinero, pues impide sacarle rentabilidad.

Lo que hay que hacer es aplicar la conocida regla de oro: tratar de lograr que todos tus clientes te paguen lo antes posible, mientras que tú puedas pagar a tus proveedores de manera diferida y cómoda. Así conseguirás financiación gratuita, pudiendo disfrutar del efectivo que te pertenece de manera inmediata y gozando del efectivo que ya no es tuyo todavía durante algún tiempo más. Esto exige, eso sí, un conocimiento y control estricto de la tesorería para no saltarse plazos ni olvidar cobros ni pagos, y para eso están las herramientas como Agicap. Pruébalo gratis, sin compromiso, y descubre cómo se adapta a las necesidades de tu negocio.