De la fragmentación al control total: optimizando Cuentas por Pagar en entornos complejos
La gestión financiera en empresas medianas y grupos empresariales a menudo se enfrenta a una paradoja: una alta complejidad operativa derivada de la gestión multi-entidad, la estructura de private equity y las operaciones nacionales e internacionales, contrastada con equipos de tesorería a menudo reducidos y limitados en recursos. En este contexto, las expectativas de automatización y eficiencia no son un lujo, sino una necesidad imperiosa para que el equipo financiero mantenga el control.
El reciente webinar de Agicap, abordó precisamente cómo transformar los procesos de Cuentas por Pagar (AP) y conciliación, tradicionalmente tediosos y fragmentados, en flujos de trabajo eficientes y transparentes. La solución presentada se estructura en cuatro pilares clave para llevar la función financiera del caos manual al control digital.
1. Centralización inteligente de facturas: el fin de la fragmentación
Para CFOs y tesoreros que lidian con información dispersa en correos electrónicos, sharepoints, Excel y/o sistemas dispares, el primer paso es la centralización.
El reto
La recepción de facturas a través de múltiples canales, la extracción manual de datos y la falta de una visión unificada.
La solución de Agicap
Una interfaz única donde las facturas ingresan automáticamente. Mediante tecnología OCR avanzada, la plataforma extrae los datos esenciales (proveedor, importe, vencimiento, detalles contables) y digitaliza el documento desde el primer contacto.
Desafío Actual | Solución Agicap | Beneficio clave para CFOs/Tesoreros |
|---|---|---|
Información fragmentada (papel, email, carpetas) | Recepción digital y ordenada en una única interfaz | Visibilidad inmediata y reducción del riesgo de pérdida documental. |
Introducción manual de datos | Extracción automática de datos vía OCR | Ahorro de tiempo del personal de tesorería y minimización de errores. |
Inconsistencia de datos entre ERP y documentos | Datos digitalizados y listos para pre-contabilización | Mayor calidad de la información financiera para la toma de decisiones. |
2. Flujos de aprobación automatizados: gobernanza y trazabilidad
En estructuras multi-entidad y con requerimientos de private equity, la validación y aprobación de facturas debe ser rigurosa, auditable y, sobre todo, rápida.
El reto
Flujos de aprobación lentos, gestionados por correo o Excel, sin control presupuestario en tiempo real y con una trazabilidad difusa.
La solución con el software de Agicap
Creación de flujos de aprobación basados en reglas predefinidas (importe, centro de coste, naturaleza del gasto o entidad). El sistema garantiza que cada factura pase por las manos correctas, manteniendo un registro completo e inmutable (trazabilidad).
Esto es fundamental para entornos complejos donde los límites de gasto y las responsabilidades de firma varían significativamente entre filiales o proyectos. La posibilidad de establecer múltiples niveles de verificación evita cuellos de botella y asegurar el cumplimiento interno.
3. Ejecución de pagos unificada: operaciones globales simplificadas
La complejidad internacional implica lidiar con múltiples bancos, divisas y protocolos de pago.
El reto
Acceder a distintos portales bancarios con credenciales individuales, generar remesas manualmente y gestionar pagos internacionales de forma ineficiente.
La solución Agicap
Una plataforma que centraliza la preparación y ejecución de todos los pagos, independientemente del país o divisa.
Desafío Actual | Solución Agicap | Beneficio clave para CFOs/Tesoreros |
|---|---|---|
Seguimiento manual de plazos de facturas | Seguimiento automático de plazos | Trazabilidad completa, sin pérdida de tiempo ni de información crítica |
Creación de remesas | Creación de cualquier tipo de pago nativo | Procesos simplificados, tiempo ahorrado y mayor rendimiento a nivel grupo |
Complicación en preparación de pagos | Pruebas y control automático con pagos internacionales | Ahorro de procesos administrativos con cada banco, menos preocupación a causa de un bloqueo bancario |
Además, Agicap permite la creación de una única remesa que puede ser enviada a múltiples bancos utilizando los protocolos necesarios:
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Editran Payments: Para bancos españoles.
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EBICS: Para bancos franceses, alemanes y portugueses.
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SWIFT / Host to Host: Para transferencias internacionales y pagos globales (ej. México).
Esta integración directa con los bancos permite a los equipos de tesorería firmar remesas desde un entorno seguro y dedicado, eliminando la necesidad de ingresar repetidamente a cada portal bancario.
Estudio caso
Gracias a la centralización de pagos, Milexia Ibérica gestiona la gestión de la deuda de una manera mucho más ágil.
Milexia Ibérica es un distribuidor líder de componentes y sistemas, dispositivos de potencia y electromecánicos, que cubre todo el territorio de España y Portugal.
El grupo Milexia, presente en Europa, Reino Unido y Asia, cuenta con una red de 19 entidades y una continua expansión en un contexto de LBO.
4. Automatización total de la conciliación y pre contabilidad
El punto final y más crítico para un equipo financiero con recursos limitados es el cierre contable. La descarga manual de extractos y la conciliación son los mayores ladrones de tiempo.
El reto
Procesos de conciliación manuales, lentos y propensos a errores, que retrasan el cierre mensual y la actualización de las carteras.
La solución Agicap
Conexión directa a las cuentas bancarias para descargar los extractos en tiempo real. La plataforma utiliza reglas de automatismo y tolerancia para realizar el match entre los movimientos bancarios y las facturas/asientos contables (partidas abiertas).
Una vez conciliada, la transacción se convierte en un asiento contable listo para exportar (diario bancario). Este asiento se envía automáticamente o mediante servidor al ERP principal, garantizando que:
La cartera de efectos del ERP esté siempre actualizada.
La contabilidad se mantenga al día, facilitando la extracción de libros de IVA y liquidaciones.
Ejemplos de automatización con IA y tendencias
Agicap, por ejemplo, permite integrar y consolidar saldos, y movimientos entre distintas entidades del grupo en tiempo real, facilitando así la toma de decisiones informadas y la detección ágil de incidencias. Además, su capacidad para generar alertas, como la identificación de posibles notas de gasto fraudulentas o duplicadas a través de inteligencia artificial, supone un refuerzo clave de los controles internos en entornos multi empresa.
Actualmente, entre las principales tendencias en la automatización de cuentas por cobrar destacan:
1. Uso de inteligencia artificial y machine learning
Para identificar patrones anómalos, anticipar riesgos de impago y agilizar el recobro, permitiendo una priorización más eficiente de las gestiones y una reducción de la morosidad.
2. Automatización de la conciliación y seguimiento de cobros
A través de herramientas que facilitan la actualización automática de los estados de las facturas, la asignación inteligente de pagos recibidos y la generación de recordatorios, optimizando el ciclo de cobro y liberando recursos del equipo para tareas de mayor valor añadido.
3. Integración entre sistemas de facturación, ERPs y tesorería
Lo que permite consolidar la información financiera a nivel de grupo en tiempo real, incrementando la visibilidad y el control sobre el cash flow, imprescindible para la toma de decisiones estratégicas.
La capacidad de Agicap para generar alertas sobre notas de gasto fraudulentas o duplicidades mediante verificación IA añade una capa de control interno esencial para las estructuras complejas y multi-entidad.
Mejores prácticas en la gestión de cuentas por pagar
Automatizar tareas repetitivas que quitan tiempo y podrían optimizarse con un software. En ellas encontramos: Recopilación de justificantes, conciliación de facturas, reclamaciones, alertas sobre retrasos o excesos, operaciones contables: automatización del registro de asientos contables y exportación de datos a su software de contabilidad, análisis de sus datos financieros.
Contar con una solución para gestionar tus pagos que se conecte a tus herramientas de contabilidad, bancarias y a tu ERP.
Centralizar las facturas en un solo lugar, para tener una visión global de los gastos, las facturas aprobadas y las pendientes a pagar. Esto evita las facturas en doble y la pérdida de información entre entidades.
Cuentas por pagar con NetSuite
Agicap tiene la posibilidad de integrarse a Oracle NetSuite , y así conectar las sólidas capacidades de contabilidad y FP&A de NetSuite con la visibilidad del efectivo en tiempo real y las previsiones a corto plazo de Agicap. Juntas, ayudan a los equipos financieros a cerrar la brecha entre la planificación basada en acumulaciones y la gestión diaria de la liquidez.
En conclusión, para los tesoreros, CFOs/directores financieros de empresas en expansión o en un contexto multi entidades, la automatización de Cuentas por Pagar y conciliación con Agicap no es solo una mejora de procesos; es una estrategia para reducir la dependencia de recursos manuales, garantizar la gobernanza financiera en un entorno complejo y liberar al equipo de tesorería para enfocarse en análisis y planificación estratégica, en lugar de en la gestión diaria de transacciones.
Preguntas frecuentes - Cuentas por Pagar
¿Qué es la automatización en cuentas por pagar?
Se trata de adquirir una herramienta especializada en la gestión de la tesorería con la cual se puedan eliminar los procesos manuales y la gestión fragmentada de facturas y pagos a proveedores. Gracias a una herramienta de este tipo, las empresas cuentan con solicitudes de compra centralizadas, conciliación automática de facturas y control presupuestario en tiempo real.
¿Cómo automatizar el flujo trabajo?
Para comenzar, lo ideal es contar con un software escalable y de fácil de configurar, para gestionar de forma autónoma flujos de tareas y datos según las reglas de la empresa. Como resultado, se optimizan los procesos, se reduce el trabajo manual y se mejora la eficiencia operativa.La automatización de flujos de trabajo consiste en la utilización de software para administrar de manera autónoma las tareas y los datos conforme a las normas empresariales.
¿Necesito un programa específico de Cuentas por Pagar?
¡Seguramente! Todas las empresas que busquen agilidad y mayor precisión en la gestión de cuentas por pagar: conciliación de pagos, cumplimiento normativo, detección de fraudes, trabajo de aprobación, análisis de datos de facturas, órdenes de compra, generación de informes, etc. necesitan una herramienta que les permita automatizar la gestión de pagos.
¿ Agicap se conecta a Dynamics AX?
Si, pero ten en cuenta que Dynamics 365 es una solución en la nube, con aplicaciones accesibles en línea, desde cualquier lugar y en cualquier tipo de dispositivo. En AX, las aplicaciones CRM y ERP estaban disponibles por separado. Con Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management, podrás conectarte a todas las aplicaciones desde un único lugar. Esta nueva solución también está directamente integrada en todo el ecosistema de Microsoft, desde Office 365 hasta Power BI.
