Comment Madeo a automatisé à 95% son rapprochement bancaire

Le groupe Madeo est une entreprise agroalimentaire familiale spécialisée dans la production de charcuteries haut de gamme, notamment à base de porc noir et de produits AOP calabrais. Aujourd'hui, le groupe est structuré en 5 entités rassemblant 150 employés et couvrant l'ensemble de la chaîne de production, avec un chiffre d'affaires consolidé d'environ 30 millions d'euros, dont plus de 50 % à l'export. Son modèle repose sur une chaîne de valeur intégrée, où l'élevage, la transformation et la commercialisation sont gérés au sein des différentes sociétés du Groupe. Cette structure nécessite de financer de nombreux investissements (CAPEX) mais aussi le BFR en raison des délais importants dans le cycle d'exploitation.

Dans ce contexte multi-entités, la gestion de la trésorerie exige une coordination constante entre les membres du service financier, les autres départements et les banques. Pour l'équipe finance, la priorité était d'obtenir une vision fiable et en temps réel des flux de trésorerie, afin de réduire le temps consacré à la collecte d'informations et d'accroître celui dédié à l'analyse et à la prise de décision.

Agicap a été adopté comme plateforme tout-en-un pour centraliser la trésorerie du groupe et automatiser les processus opérationnels (rapprochements, paiements, suivi des cartes d'entreprise et des créances clients).

1) Visibilité bancaire consolidée et rapprochement automatisé (en générant les écritures comptables)

Grâce à sa connectivité bancaire, Agicap récupère automatiquement les transactions sans que l'équipe ait besoin de se connecter aux portails bancaires en ligne. Pour Madeo, qui travaille avec 7 banques, cela représente un gain quotidien estimé à 30 minutes.

Sur la base de ces données bancaires, Agicap a permis d'automatiser deux activités distinctes, essentielles aux opérations quotidiennes :

• Rapprocher les transactions aux factures en attente de règlement : lorsqu'un paiement est enregistré par la banque, Agicap suggère la facture correspondante, réduisant considérablement les tâches manuelles de recherche, de vérification et de rapprochement.

• Création et export des écritures comptables : les transactions sont catégorisées et converties en écritures comptables (pré-comptabilité) directement dans Agicap. Cette étape est désormais largement automatisée grâce à des règles et des suggestions basées sur l'IA, ce qui permet des gains opérationnels significatifs sur un volume d'environ 1 200 transactions par mois (environ 50 par jour).

Enfin, les écritures sont exportées vers l'ERP, garantissant la mise à jour des données comptables et réduisant considérablement les interventions manuelles. Aujourd'hui, Madeo a automatisé 95 % de la création et de l'export des écritures comptables issues des transactions bancaires.

" L'absence d'une vision globale sur les flux de trésorerie du groupe a eu un impact négatif sur nos décisions commerciales, surtout en période de forte croissance. Aujourd'hui, grâce à Agicap, nous pouvons analyser la liquidité du groupe et anticiper les flux de trésorerie à venir en quelques instants. Il est donc beaucoup plus facile pour moi et mon équipe de prendre des décisions stratégiques, comme la planification des investissements. "

Francesco Madeo

CFO, Madeo Group

2) Prévisions de trésorerie à 13 semaines et optimisation du cash pooling

Avec Agicap, Madeo a adopté des prévisions à 13 semaines pour anticiper ses échéances de dette et les flux importants. La mise à jour en continu permet de minimiser les transferts d'équilibrage et d'optimiser le cash pooling.

3) Paiements plus efficaces : des virements manuels aux flux groupés

Le processus de paiement a été modernisé en passant de la saisie manuelle de chaque virement (environ 5 à 10 minutes par paiement) à une approche plus structurée utilisant des fichiers XML compatibles avec les normes bancaires les plus récentes. Aujourd'hui, l'équipe peut effectuer des paiements groupés en une seule opération, réduisant ainsi le temps opérationnel et le risque d'erreur.

4) Gestion des cartes d'entreprise et notes de frais simplifiée

Après la migration des cartes d'entreprise vers Agicap, la gestion des notes de frais est devenue plus fluide : les justificatifs sont téléchargés via l’application ou le portail, vérifiés et approuvés par le trésorier, et le traitement comptable est automatisé. Madeo bénéficie ainisi d'une meilleure traçabilité des dépenses et de contrôles plus rapides.

5) Créances clients et DSO : vue consolidée et portail client dédié

Avec Agicap, le Groupe Madeo utilise un module dédié aux créances qui fournit un tableau de bord permettant de suivre l’ensemble du portefeuille clients : principaux débiteurs, encours, délai moyen de paiement et factures impayées. De plus, le groupe met désormais un portail dédié à la disposition de ses clients pour qu'ils puissent consulter leurs factures en retard et à venir. Ces changements se sont traduits en encaissements plus rapides et ont contribué à la réduction du DSO.

Principaux avantages :

• Centralisation complète sur une plateforme unique : 8 personnes travaillent dans le même environnement pour la gestion des recouvrements, des paiements, des cartes d'entreprise et de la trésorerie, avec une formation et une collaboration simplifiées.

• Automatisation et gain de temps : grâce à la connectivité bancaire et aux écritures comptables générées par Agicap, le traitement des données bancaires passe d'un processus manuel quotidien à un flux largement automatisé (à 95 %).

• Des décisions plus rapides et mieux éclairées via les prévisions à 13 semaines mises à jour en continu pour une vision plus fiable des flux de trésorerie, de l’endettement et des équilibrages ou financements à réaliser.

• Des opérations plus efficaces : paiements groupés et gestion simplifiée des cartes, avec moins d’étapes et un risque d’erreur réduit.

" Pour suivre la liquidité au quotidien, il suffit d'ouvrir Agicap et de cliquer sur « Synchroniser » pour obtenir une vue consolidée de notre trésorerie. "

Pierfrancesco Rima

Trésorier, Groupe Madeo