Presupuesto de tesorería: definición, métodos y ejemplos
Una de las principales tareas del dueño de un negocio es elaborar un presupuesto de tesorería. Es un tema crucial para asegurar la salud financiera de la empresa. Sin embargo, no siempre se tienen ni el tiempo ni los medios adecuados para realizar una correcta predicción del flujo de caja. Sigue leyendo para conocer las mejores herramientas disponibles para la gestión de la tesorería.
¿Qué es el presupuesto de tesorería?
El presupuesto de tesorería, también llamado presupuesto provisional, es un instrumento financiero para realizar el seguimiento de las entradas y salidas de dinero de una empresa durante un periodo de tiempo concreto en el futuro.
En otras palabras, es una tabla financiera que permite proyectar la actividad de un negocio durante un tiempo determinado.
¿Por qué realizar un presupuesto de tesorería estimado?
El presupuesto provisional es un elemento muy útil para asegurar la liquidez de la empresa.
Anticipar la rentabilidad de una estrategia de desarrollo
Si recién estás comenzando tu actividad, el presupuesto de tesorería te permitirá ver qué tan viable es tu proyecto. Esto también es aplicable para la apertura de un establecimiento, nuevas contrataciones o el lanzamiento de un producto.
Inspirar confianza y recaudar fondos
El presupuesto provisional es una herramienta de comunicación con tus bancos e inversores. Al ofrecer una visión concreta y detallada de los resultados previstos de tu empresa, aumentas tus posibilidades de obtener nueva financiación a través de un préstamo o nuevas inversiones.
Evitar la escasez de efectivo
Proyectar las entradas y salidas de efectivo te permite anticipar tiempos difíciles: dependiendo de los cargos acumulados y los ingresos esperados, puedes optimizar tu flujo de caja y cambiar ciertos plazos o reducir gastos para evitar retrasos en los pagos y sobrecostes bancarios.
Fijar metas
Si enumeras, identificas y clasificas tus ingresos y gastos, tendrás una visión clara del flujo de caja futuro y podrás hacer ajustes para lograr el saldo o margen esperado. Tener objetivos segmentados, por ejemplo, con un presupuesto provisional por línea de producto, te permitirá ajustar las variables que inciden en una determinada actividad.
El presupuesto provisional sirve, por tanto, de guía para el próximo año.
¿Cómo llevar a cabo un presupuesto provisional?
El presupuesto de tesorería es una tabla con columnas que representan los meses y filas que indican las partidas de gastos o recibos de dinero. El objetivo es mostrar todos los ingresos y gastos organizados en categorías y subcategorías.
Por lo tanto, para armar un presupuesto de tesorería es indispensable tener en cuenta estos dos conceptos.
Los ingresos
Es el efectivo que recibirás en tu empresa los próximos meses:
- Ventas/facturación a clientes.
- Subvenciones o ayudas económicas auxiliares.
- Contribuciones de capital.
- Préstamos bancarios.
- Crédito de IVA (si deduce más IVA del que recauda).
Para cada categoría puedes agregar el nivel de precisión que mejor se adapte a tu modelo de negocio. Por ejemplo, en el caso de una empresa que trabaje de cara al público, puedes desglosar tus ventas en pagos en efectivo y con tarjeta de crédito.
Presta atención a los plazos de pago de los clientes y tus proveedores, si hubiere. A menudo, los gerentes cometen el error de atribuir el pago al mes del pedido en lugar del mes del pago. Por ejemplo, si un cliente valida un pedido para ti a mediados de enero, pero lo paga a 45 días, tendrás que registrar este pago en marzo y no en enero.
Los gastos
Una vez enumerados los recibos de manera exhaustiva, debemos hacer el mismo ejercicio para las salidas. En general, son de 2 tipos:
Costes fijos. Los que se producen todos los meses, independientemente del nivel de actividad empresarial. Incluyen:
Costos de las instalaciones
- Renta.
- Limpieza y mantenimiento general.
- Servicios.
- Otros gastos de local, como obras o fianza.
- Seguros.
Gastos de personal
- Salarios y beneficios para los empleados.
- Gastos provisionales.
- Contribuciones del empleador.
- Cargas sociales.
Gastos en suministros
- Gastos en marketing
- Gastos bancarios
- Impuestos
Costes variables. Están directamente relacionados con la actividad de la empresa. Aumentan y disminuyen en función de los pedidos de los clientes, materias primas, de los proveedores y del transporte. Incluyen:
- Compra de materia prima y otros cargos a proveedores.
- Gastos de envío y transporte.
- Costes causados por daños o robo.
- Acciones comerciales y devoluciones de clientes.
- Servicios: contable, abogado, subcontratación, auditores, consultores.
Elige la herramienta más adecuada para hacer un presupuesto de tesorería
El presupuesto de tesorería se suele crear antes del cierre del año fiscal. De esta manera, durante los últimos meses del año, se establecen previsiones para el año siguiente, tomando como base los ingresos y gastos transcurridos en los últimos 12 meses.
Sin embargo, esto no significa que sea un documento inamovible. Es común y esperable que se realicen correcciones sobre el presupuesto inicial en base al análisis periódico del flujo de caja. Si bien la frecuencia de actualización depende de las necesidades de cada negocio, lo normal es hacer una revisión trimestral.
Estas son algunas de las mejores prácticas para actualizar tu presupuesto:
- Revisar detalladamente los cobros y pagos
- Tener en cuenta todos los ingresos percibidos durante un periodo de tiempo concreto.
- Comunicarse de forma regular con los socios financieros (bancos, inversores, entidades financieras) para darles visibilidad y acordar conjuntamente un plan de acción.
Conoce las mejores herramientas para hacerlo.
Presupuesto provisional con Excel
La mayoría de los CEOs y CFOs de pymes usan Excel para construir su presupuesto de tesorería. Así, cuando las categorías de recibos y desembolsos no son demasiado numerosas y predecibles, Excel puede servir. Sin embargo, realizar esta tarea en Excel lleva mucho tiempo y puede conllevar errores. Estos son los principales problemas:
- La dificultad para desarrollar el marco del archivo y las fórmulas.
- Posibles errores en fórmulas o entradas.
- El tiempo dedicado a actualizarlo.
- Falta de flexibilidad y automatización.
- Falta de visibilidad de los datos.
Presupuesto provisional con Agicap
Agicap es un software de gestión y previsión de tesorería diseñado para pymes. Permite crear fácilmente tu presupuesto y anticipar tu flujo de caja en 1, 3, 6, 9, 12 e incluso 24 meses para tomar las decisiones correctas y evitar la falta de liquidez.
También puedes simular fácilmente el impacto de los escenarios de crisis en tu flujo de caja: caída de la facturación o retraso en los pagos, entre otros.
Además, el programa brinda visibilidad del flujo de caja en cualquier momento gracias a su capacidad de integración con herramientas de contabilidad y facturación, ERPs y cuentas bancarias. De esta manera, si apuestas por Agicap, tendrás acceso a un control automatizado y en tiempo real, ahorrando mucho tiempo en comparación a la hoja de cálculo de Excel.
Las ventajas más importantes de Agicap son:
- Sencillez para gestionar tu tesorería.
- Automatización del seguimiento de los movimientos: no más tiempo perdido en ingresar los datos de manera manual.
- Mayor visibilidad para mantener la liquidez.
- Facilidad para comparar tu pronóstico con el estado real del flujo de caja. Comprueba si has logrado tus objetivos de un vistazo.
Haz previsiones fiables y reales con un software de gestión de tesorería. Olvídate de pasar horas cargando datos en la hoja de cálculo de Excel. Automatiza el flujo de caja para tomar mejores decisiones estratégicas y evitar problemas de liquidez. Solicita una demo gratuita y conoce cómo Agicap puede ayudarte. ¿Qué estás esperando?
