Presupuesto de tesorería: definición, métodos y ejemplos

Una de las principales tareas de todo propietario de un negocio es elaborar un presupuesto de tesorería cuando sea necesario. Este es un tema crucial para asegurar la salud financiera de la empresa. Sin embargo, sabemos que no siempre se tiene ni el tiempo ni los medios adecuados para realizar una correcta predicción de los flujos de efectivo futuros. Aunque establecer un presupuesto preciso es una acción que genera gran valor y evita situaciones difíciles, exige tiempo y trabajo, por eso te recomendamos que leas este artículo. Vamos a intentar ayudarte en este punto analizando las mejores herramientas informáticas disponibles para lagestión del flujo de efectivo.

¿Qué es el presupuesto provisional?

Antes de que atendamos a ninguna otra cuestión, resulta de capital importancia partir de una definición del concepto de presupuesto de tesorería. Así, este puede ser considerado como aquel documento financiero no estándar que se utiliza para pronosticar los ingresos o gastos de un determinado negocio durante un concreto periodo de tiempo futuro.

Es decir, el presupuesto provisional es una tabla financiera que permite proyectar la actividad de un negocio durante un tiempo determinado (normalmente sobre el año fiscal, que viene a coincidir con el año natural).

En esta tabla el gerente de la compañía enumera los gastos e ingresos que se van a realizar con la finalidad de fijar objetivos y predicciones. Posteriormente, tal presupuesto podrá considerarse en comparación a lo que realmente aconteció para, de este modo, determinar la mayor o menor corrección de lo que se pensó en un inicio.

Cuándo y con quién establecer un presupuesto provisional

El momento ideal para realizar el presupuesto de tesorería es antes del cierre de un año fiscal. Es decir, es habitual que, durante los meses finales, se establezcan unas previsiones para el año que se avecina. Por regla general, se suele tomar como base la experiencia vivida durante el año que pasa.

Lo más común es que expertos en la materia lleven a cabo esta labor y que, posteriormente, muestren los resultados a los gerentes de la empresa. Estos compartirán sus propias consideraciones acerca de la posibilidad de realizar mejoras y adaptaciones. Del mismo modo, a partir del presupuesto, los gerentes podrán ajustar sus propias expectativas de trabajo.

Cómo actualizar un presupuesto provisional

Una vez que ha quedado definitivamente establecido el presupuesto provisional, es momento de contarte por qué no es posible ni conveniente guardarlo como un documento inamovible.

Y es que lo cierto es que se exige un control regular del flujo de caja real que, cada cierto tiempo, permita hacer un balance auténtico de la marcha de la empresa. A partir de dicho análisis, es preciso efectuar las correcciones oportunas sobre el presupuesto estimado inicialmente.

En este sentido, el documento ha de actualizarse en función de las necesidades de cada empresa. Lo normal es realizarlo cada trimestre, aunque esto también depende del tipo de modelo de presupuesto que se haya decidido.

Al comparar lo real con el pronóstico podrás determinar si has logrado tus objetivos, comprender las razones por las que sí o no los has conseguido y ajustar el plan para los meses restantes.

En el ámbito de la actualización de presupuestos, son necesarias las siguientes prácticas:

  • Revisar detalladamente la base de datos de costos y la estructura de gastos.
  • Tener en cuenta siempre todos los ingresos percibidos durante un tiempo concreto.
  • Comunicarse de forma periódica con los socios financieros (bancos, inversores, entidades financieras...) para darles visibilidad y acordar conjuntamente un plan de acción.

¿Por qué realizar un presupuesto de tesorería estimado?

Varios son los motivos que hacen del presupuesto provisional un elemento de enorme utilidad en toda compañía. Aquí vamos a tratar algunos de ellos.

Anticiparse a la rentabilidad de una estrategia de desarrollo

En el caso de poner en marcha tu actividad, calcular el presupuesto provisional te permitirá comprobar la viabilidad de tu proyecto.

Esto también es aplicable para la apertura de un establecimiento, nuevas contrataciones o el lanzamiento de un producto. En este sentido, puedes calcular con precisión el punto de equilibrio de tus proyectos.

Inspirar confianza y recaudar fondos

El presupuesto provisional es también una herramienta de comunicación con tus bancos e inversores. Al ofrecer una visión concreta y detallada de los resultados previstos de tu empresa, aumentas tus posibilidades de obtener nueva financiación (préstamo, captación de fondos, etc.).

Evitar la escasez de efectivo

Proyectar las entradas y salidas de efectivo te permite anticipar tiempos difíciles: dependiendo de los cargos acumulados y los ingresos esperados, puedes optimizar tu flujo de efectivo y cambiar ciertos plazos o reducir sus gastos para evitar retrasos en los pagos y sobrecostes bancarios.

Fijar metas

Si enumeras, identificas y clasificas tus gastos y luego tus ingresos, obtendrás una visión clara del flujo de efectivo futuro y podrás hacer ajustes para lograr el saldo o margen esperado.

Tus objetivos estarán segmentados (por ejemplo, estableciendo un presupuesto provisional por línea de producto), lo que te permitirá ajustar las variables que inciden en una determinada actividad.

El __presupuesto provisional __sirve, por tanto, de orientación para el próximo año. Por último, recuerda que solo interesa si se compara periódicamente con el actual.

¿Cómo llevar a cabo un presupuesto provisional?

En general, podemos afirmar que el presupuesto estimado se presenta como una tabla con columnas (representan los meses) y filas (indican las partidas de gastos o recibos de dinero).

El objetivo que se persigue es mostrar todos los ingresos (los cobros en efectivo) y desembolsos (salidas de efectivo) y organizarlos en categorías y subcategorías.

Por lo tanto, para llevar a cabo un presupuesto de tesorería es requisito indispensable tener en cuenta estos dos conceptos.

Los ingresos

Has de comenzar por enumerar todo el flujo de caja de tu empresa para los próximos meses utilizando diversas categorías, las cuales suelen girar en torno a lo siguiente:

  • Ventas/facturación a clientes.
  • Subvenciones o ayudas económicas auxiliares (reembolsos URSSAF, bonificación laboral, crédito fiscal por investigación, etc.).
  • Contribuciones de capital.
  • Contribuciones a la cuenta corriente del socio.
  • Préstamos bancarios, factoring, etc.
  • Crédito de IVA (si deduce más IVA del que recauda).

Para cada categoría puedes agregar el nivel de precisión que mejor se adapte a su conducción. Por ejemplo, en el caso de una empresa que trabaje de cara al público, puedes desglosar tus ventas en pagos en efectivo, con tarjeta de crédito o con cheque.

Presta atención a los plazos de pago de los clientes y sus proveedores (si corresponde). A menudo, los gerentes cometen el error de atribuir el pago al mes del pedido en lugar del mes del pago. Por ejemplo, si un cliente valida un pedido para ti a mediados de enero, pero solo le paga 45 días (en marzo), tendrás que registrar este crédito de cliente en marzo y no en enero.

Los desembolsos

Una vez enumerados los recibos de manera exhaustiva, debemos hacer el mismo ejercicio para las salidas de dinero. En general, son de 2 tipos:

Costes fijos: Son gastos que se producen todos los meses independientemente del nivel de actividad empresarial. Pensamos en particular en los costes relacionados con locales y salarios. Incluimos:

Costos de las instalaciones:

  • Renta.
  • Limpieza y mantenimiento general.
  • Suscripción a internet, teléfono, software...
  • Agua y electricidad.
  • Otros gastos de local (obras, fianza, etc.).

Gastos de personal:

  • Salarios.
  • Gastos provisionales.
  • Contribuciones del empleador.
  • Cargas sociales.
  • Ticket restaurante.
  • Seguro (propiedad, responsabilidad, etc.).

Gastos en suministros.

__Gastos en marketing: __

  • anuncios
  • buscadores
  • redes sociales
  • ferias
  • flyers
  • otros

__Gastos bancarios: __

  • mantenimiento de cuenta
  • comisión de intervención
  • amortización de préstamos

__Gastos en Impuestos: __

  • impuesto a la propiedad de la empresa
  • impuesto de sociedades
  • IVA (si el IVA recaudado es superior al IVA deducible).

Costes variables: Están directamente relacionados con la actividad de la empresa. Aumentan y disminuyen en función de los pedidos del cliente o materias primas, de los proveedores y del transporte. Incluimos:

  • Compra de materia prima y otros cargos a proveedores.
  • Gastos de envío.
  • Gastos de viaje (combustible, avión o tren).
  • Costos causados por robo o daño.
  • Acciones comerciales y devoluciones de clientes.
  • Proveedores de servicios (contable, abogado, subcontratación, auditores, consultor de gestión...).

Ejemplo de presupuesto provisional

La manera en la que aquí vamos a introducir los ejemplos de presupuesto de tesorería es a través del análisis de los desafíos fundamentales de cada tipo de negocio. Y es que de ello dependerá la manera en la que, en efecto, deberá realizarse cada presupuesto particular. Esto te permitirá contar con una imagen más amplia de la cuestión:

  • Desafíos en la hostelería: Un presupuesto para un restaurante o establecimiento hotelero deberá valorar:

    • La estacionalidad de la actividad.
    • La sensibilidad al contexto económico (por ejemplo, la crisis de la covid-19).

Por estas razones, es mejor establecer varios escenarios y estudiar cuidadosamente su base de costos para limitar los gastos.

  • Desafíos de las franquicias: En general, un franquiciado tiene un modelo de negocio y datos comerciales y financieros listos para ser aplicados a su negocio, lo que parece limitar las dificultades en la creación de su presupuesto estimado. El punto de bloqueo puede ser la inversión inicial para iniciar la actividad, que suele implicar préstamos. A la hora de negociar con el banco, la previsión presupuestaria del franquiciado es decisiva, por lo que debe ser especialmente fiable y detallada.
  • Desafíos en los servicios a empresas y particulares: Para los gerentes de empresas que ofrecen servicios a empresas y particulares, la anticipación del flujo de caja es compleja debido a las condiciones de pago de los clientes, las cuales pueden ser bastante largas. Por lo tanto, es fundamental anticipar el requerimiento de capital de trabajo para evitar agujeros en el flujo de caja.

En todo caso, de nada sirven los tres casos que a modo de ejemplo te hemos presentado si no tienes también en cuenta dos supuestos distintos para cada ejemplo. Lo principal es definir:

  • Un escenario base: Será el presupuesto estimado basado en años anteriores.
  • Un escenario de «caso de estrés»: Se deberá aplicar una visión pesimista para anticiparnos antes de que el flujo de caja esté en números rojos.

Además de todo lo dicho, dependiendo de las necesidades específicas de cada cual, se pueden realizar escenarios específicos: eliminación de cargos, fuentes de ingresos alternativas, nuevo proyecto, contratación… Esto permite ver el impacto en tu flujo de caja en el futuro.

Elige la herramienta más adecuada para hacer un presupuesto de tesorería

Te hemos comentado que efectuar un presupuesto de tesorería es, a veces, tedioso y exige gran trabajo y dedicación. Ante esto, nada mejor que conocer algunas herramientas que faciliten esta tarea.

Presupuesto provisional con Excel

La mayoría de los gerentes y gerentes financieros de VSE y pymes usan Excel para construir su presupuesto estimado. Así, cuando las categorías de recibos y desembolsos no son demasiado numerosas y predecibles, Excel puede servir. Sin embargo, a menudo, calcular el presupuesto estimado en Excel requiere mucho tiempo y puede conllevar errores. Estos son sus principales inconvenientes:

  • La dificultad para desarrollar el marco del archivo y las fórmulas.
  • Posibles errores en fórmulas o entradas.
  • El tiempo dedicado a actualizarlo.
  • Falta de flexibilidad y automatización.
  • Falta de visualización de datos.

Presupuesto provisional con Agicap

Agicap es un software de gestión de efectivo adecuado para todas las pymes. Con este sistema puedes crear fácilmente tu presupuesto de pronóstico y anticipar constantemente tu flujo de efectivo en 1, 3, 6 o 12 meses para tomar las decisiones correctas y asegurar tus necesidades financieras.

También puedes simular fácilmente el impacto de los escenarios de crisis en tu flujo de caja: caída de la facturación, desempleo parcial, retraso en la devolución de préstamos, etc.

Si apuestas por Agicap, tendrás acceso a un control de flujo de caja automatizado y en tiempo real, un aspecto que conlleva un gran ahorro de tiempo en comparación con Excel.

Además, este programa se integra con tus herramientas de contabilidad y facturación, con tus bancos y actualiza automáticamente tu flujo de caja.

Para la elaboración de un presupuesto provisional, las ventajas más importantes de este software son las siguientes:

  • Sencillez.
  • Automatización.
  • Visualización.

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