Dinero en efectivo: ¿tiene los días contados?

Dinero, líquido, efectivo. Cuando escuchas estas palabras seguramente imaginas billetes y monedas. La realidad es un poco más concreta pero no menos fascinante. Desde hace miles de años los seres humanos se dieron cuenta de la necesidad de establecer una forma de intercambio. Conforme pasaron los siglos, la gente y las mercancías llegaban cada vez más lejos. Ese intercambio se hizo universal. Gracias a dicha masificación, obtener productos y servicios a lo largo del globo es algo sencillo con efectivo. ¿Qué es? ¿Desde cuándo lo usamos? ¿Por qué algunos predican su desaparición y otros le garantizan buena salud? Sigue leyendo para conocer la respuesta a estas y otras preguntas.

¿Qué es el efectivo? ¿Por qué es importante?

El efectivo forma parte del activo circulante de una empresa. Esto significa que es susceptible de variar entre un ejercicio fiscal y otro. Se trata del elemento más líquido de una organización. Esto significa que es universalmente aceptado, en cualquier momento y en cualquier lugar. A diferencia de otros activos, como las acciones o los títulos de propiedad, el líquido se puede utilizar de forma inmediata.

Desde su nacimiento, el dinero facilita el comercio entre gentes de distintas lenguas, orígenes y culturas. No en balde se suele hablar de él como “lenguaje universal”. En efecto, desde su inicio, fue capaz de coordinar miles de personas ávidas de intercambiar entre ellas, pero sin nada más en común.

Larga vida al dinero en efectivo: sus ventajas

Seguro que, con tanta tecnología, te preguntarás cuánto tiempo tardarán en desaparecer los engorrosos billetes y monedas. La verdad es que tendrás que esperar bastante, puesto que de momento hay 3 buenas razones por las que el dinero corriente goza de buena salud:

• Está protegido por la ley. Tu negocio o pyme está obligado por la legislación europea a aceptar efectivo. En el caso específico español, el Real Decreto Ley 24/2021 blinda el derecho del consumidor a utilizar billetes y monedas.
• Es un método de intercambio ágil. Tanto para imprevistos como para gastos corrientes. No requiere de intermediarios ni procedimiento alguno. Pagar con el monto justo es más rápido que cualquier tarjeta o transferencia.
• Llega a donde la tecnología aún no ha llegado. El mundo no se contempla en su totalidad desde una gran urbe. La realidad es que millones de personas residen en países donde las tecnologías financieras aún tienen mucho por lograr. En España esto es particularmente cierto en localidades de menos de 100.000 habitantes.

¿Tienen las monedas y los billetes los días contados? Desventajas del cash

El debate no es nuevo y abarca mucho calado. Desde hace décadas diversos analistas predicen el fin del dinero en efectivo. Sin embargo, no se ponen de acuerdo en vaticinar años exactos. De cualquier forma, sostienen argumentos muy sólidos a favor de la digitalización definitiva del dinero. Estos son 3 de ellos:

• Es susceptible de ser perdido o robado. Las posibilidades de que te roben la cartera son superiores a que tu cuenta de banco sea hackeada. Este miedo es uno de los principales motivos por los cuales resulta interesante migrar del papel a los unos y ceros.
• Economía sumergida. Las transferencias en dinero corriente son imposibles de rastrear. Este anonimato, si bien puede ser una ventaja en casos puntuales, supone un lastre para la economía global. Las administraciones pierden así ingentes cantidades de dinero en las recaudaciones. Esto por no mencionar el blanqueo de capitales o la proliferación de actividades delictivas.
• Poca eficiencia en mercados globales. En el mundo hiperconectado de hoy, es frecuente realizar pagos en línea para cualquier cosa. Por lo general el dinero viaja miles de kilómetros sin que tú te muevas de la silla. Esa ventaja es imposible de emular por el patrimonio en físico.

¿Qué factores determinarán el futuro del dinero corriente?

En los foros de debate más actuales se ponen encima de la mesa algunas variables fundamentales. Estas servirán de guía para entender el comportamiento de los consumidores y su preferencia o no por métodos más vanguardistas.

• Digitalización. Aquí juega un rol fundamental la bancarización de las personas. En la medida que accedan a herramientas financieras digitales, más propensas serán a dejar el efectivo de lado.
• Desigualdad y pobreza. Para el urbanita promedio, con móvil inteligente y conexión a internet, el dinero líquido no es un impedimento. Sin embargo, en poblaciones apartadas, rurales o marginales sigue siendo el vehículo esencial para la subsistencia. El acceso a dispositivos inteligentes y conexión a internet estable siguen siendo un privilegio en vastas zonas del mundo.
• Capital humano digital. En un mercado de trabajo deslocalizado, la capacitación de la mano de obra jugará un papel esencial. ¿Qué competencias son necesarias en el futuro mundo sin dinero corriente? ¿Cómo se accederán a ellas? ¿Están preparados los trabajadores para cobrar solo en moneda digital?
• Escenarios imprevisibles. Las pandemias y catástrofes naturales ponen de relieve lo perecedero y quebradizo de los bienes físicos. El caso de los billetes es un ejemplo paradigmático de fragilidad. No solo es susceptible de dañarse con agua o fuego, sino que también puede convertirse en un vector de enfermedades.

Claves para la gestión del efectivo en pymes

El dinero líquido es fundamental en la contabilidad básica de una empresa. Este no se limita a los billetes en papel, sino que abarca cualquier forma dineraria libre de ser intercambiada. Dicho concepto aplica al patrimonio en una cuenta corriente, cheques al portador, pagos móviles… Todos los registros en ese sentido irán registrados conforme los siguientes instrumentos.

El flujo de caja

Esta es la herramienta más valiosa en la contabilidad de la empresa. En él figuran todos los ingresos y egresos. Comprende la mejor forma de medir el estado de salud de la organización, así como otras variables como el ciclo de vida del efectivo.

Los autónomos no están obligados por ley a llevar un registro exacto de sus entradas y salidas. Las pymes, por otro lado, lo tienen como un aliado inestimable en caso de inspección. En cualquier caso, es un libro auxiliar de gran utilidad.

¿Cómo llevar flujo de caja conforme la ley?

Este será el registro fiel de la tesorería de la empresa. Para mantener las cuentas saneadas, es preciso llevar a cabo los siguientes pasos todos los días:

• Poner a resguardo todos los cheques, recibos y demás documentación que acredite ingresos y cobros.
• Realizar un recuento, al cierre de la jornada, de todas las salidas y entradas de efectivo.
• Comprobar que el conteo es correcto mediante un arqueo de caja. Para garantizar dicho arqueo final es recomendable realizar algún otro a lo largo del día. También se denomina “reporte X”. En un cambio de turno, por ejemplo, es ideal hacer un corte. El arqueo definitivo suele llamarse “reporte Z”.

Con el tiempo será un proceso mecánico que rara vez traerá problemas. No obstante, conviene prestar atención a estos consejos para un manejo prolijo de tus finanzas:

• Fíjate en la fecha exacta y el saldo inicial. Es imprescindible mantener actualizado el equipo y corroborar siempre el fondo de dinero en la caja.
• La cronología es esencial. Cualquier salto o lapsus en la contabilidad deberá estar debidamente justificado.
• En caso de error, puntualizar y dejar por escrito una corrección de los saldos. Si no es posible, cerrar el ejercicio con el fallo y corregir posteriormente. Nunca dejar un ejercicio de caja abierto con faltas.

Conoce las ventajas de digitalizar la tesorería

Tanto si eres un autónomo sin obligaciones contables como una pyme, la digitalización de tu libro de caja tiene muchas ventajas en la gestión del efectivo. Existen diversas opciones en el mercado, por lo que conviene saber qué alternativa se adapta mejor a ti:

• Hoja de cálculo de Excel. Son recomendables en caso de que no tengas obligaciones contables o tu empresa sea de muy reciente creación. Te servirá para mirar los datos en corto, pero fallará para obtener una perspectiva a medio o largo plazo. Al mínimo fallo, Hacienda puede no aceptarlos.
• Programas gratis o de pago online. Resultan una mejor opción si necesitas acceder desde diferentes dispositivos. Además, no requieren instalación y hay versiones gratuitas. No obstante, tu información puede estar en riesgo. Si no estás pagando por el servicio, lo más probable es que usen tus datos contables.
• Software especializado. Resultan la mejor alternativa tanto si quieres dar un salto a tu gestión contable como si estás expandiendo operaciones. Un mayor flujo de caja implica un control más estricto. Se trata de una opción fiable y válida para el fisco, aunque en un primer momento pueda ser costosa.

¿Cómo evitar problemas fiscales en la gestión del efectivo?

Esta gestión comprende una parte sensible del manejo del capital empresarial. No solo es la más susceptible a ser robada, también es la más opaca. Por todo ello, requiere de un control especial. Hacienda lo sabe y por eso la Ley Contra el Fraude Fiscal prevé algunas medidas preventivas. Estos son algunos los consejos para evitar problemas con el fisco.

El tope de pagos de 1000 euros

Desde julio de este año no es posible aceptar pagos en efectivo por más de dicha cuantía. Con esta medida el Estado aspira a recaudar más dinero y desincentivar la economía sumergida. ¿Qué hay que tomar en cuenta al respecto?

• Fraccionar los pagos para evadir a Hacienda no es posible. Esto se debe a que toma en cuenta el importe total del producto o servicio, no cada desembolso por separado.
• Las operaciones recurrentes, adeudadas por un producto o servicio, serán consideradas individualmente. Eso sí, el importe máximo por el tiempo que dure el contrato sí está recogido en la Ley.
• Los justificantes son tu mejor aliado. Ya sea recibos, cartas de pago aprobadas por órganos competentes o certificaciones. Lo pertinente es establecer un fin legítimo para el dinero.

Ahorro y cuantía en las multas

Los entes acreditados de Hacienda exigirán hasta el 25 % del valor de la transacción realizada fuera de los canales legales. Dicho organismo podrá solicitar esta sanción a cualquiera de las dos partes implicadas. Hay dos mitigantes importantes:

• La parte que denuncia, dentro de los tres primeros meses después de la infracción, puede ser exonerada de la sanción.
• Si se paga antes de la correspondiente resolución, solo se abonará el 50 % del importe total de la multa.

Los cambios de cuestiones tan arraigadas, como lo es el papel moneda, suelen suceder lentamente. Quizás estás presenciando solo el principio de una revolución tecnológica y económica. Lo que sí se deja entrever es un panorama digitalizado, global e interconectado. Lo más probable es que, como sucede ahora, convivan billetes y monedas tradicionales con formas dinerarias modernísimas, como las criptomonedas.

Tanto si el efectivo desaparece mañana como si se sigue usando toda la vida, será indispensable gestionarlo de cara al día a día y a Hacienda. Es imposible predecir qué pasará exactamente con las finanzas mundiales, pero la contabilidad sí que puede beneficiarse mucho de la digitalización. Solicita una demo gratuita de Agicap y blinda tu gestión financiera de cara al futuro.