HORL 1993: Messerscharfe Liquiditätsplanung dank Agicap

Die Horl 1993 GmbH aus Freiburg im Breisgau ist ein klassisches Familienunternehmen. Vater Otmar und Sohn Timo haben einen Messerschleifer entwickelt, den sie mittlerweile in zahlreiche Länder exportieren. Durch den großen Erfolg des Produkts wuchs das Unternehmen schnell und die Liquiditätsplanung wurde komplex. Man sah sich nach Tools um, die dabei helfen konnten, die Komplexität zu reduzieren, den Buchhaltungsalltag so einfach wie möglich zu machen und die es erlaubten, die besten Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Bei Agicap wurde man schließlich fündig.

Größte Herausforderung: Überblick behalten

Etienne Besseau ist Finanzverantwortlicher bei HORL. Gemeinsam mit Managing Director Marjorie Horl kümmert er sich darum, dass die Geschäftsleitung immer die aktuellsten und genauesten Daten zur Verfügung hat, um strategische Entscheidungen zu treffen.

"Vor Agicap haben wir unsere Liquiditätsplanung mit Google Sheets gemacht", sagt er. "Das war nie wirklich genau, weil wir so viele verschiedene Einnahmen und Ausgaben hatten, dass es unmöglich war, diese immer aktuell zu halten. Ich habe am Monatsanfang immer mehrere Tage damit verbracht, den Liquiditäts-Forecast zu erstellen, weil ich die Daten immer zuerst zusammensuchen musste."

"Die Menge an Transaktionen hat uns schnell überfordert", sagt Marjorie Horl. Wir haben sehr viele verschiedene Einnahmen- und Ausgabenarten. Diese manuell zu kategorisieren, sodass wir einen besseren Überblick hatten, war sehr zeitaufwändig. Und schnell hat man auch etwas übersehen. Früher konnten wir unsere Kosten nicht so genau planen wie heute, was uns nun viele Entscheidungen vereinfacht."

Agicap Erfahrungen: Kein Nachschärfen mehr nötig bei der Liquiditätsplanung

Als ERP-Tool benutzte man bei HORL schon längere Zeit Xentral. Bei einem Webinar, das von Xentral veranstaltet wurde, wurden Etienne Besseau und Marjorie Horl auf Agicap aufmerksam, da sich Xentral sowie viele andere Tools in Agicap integrieren lassen. "Uns war sofort klar, dass Agicap unsere Probleme bei der Liquiditätsplanung lösen könnte", sagt Frau Horl.

Mehr Überblick dank Kategorisierung

Nachdem man Agicap dann bei HORL eingeführt und mit den bereits vorhandenen Tools Xentral und Spendesk sowie den Bankkonten verbunden hatte, konnte Etienne Besseau mit der Arbeit loslegen.

Die Kategorisierungsfunktion brachte zum ersten Mal einen vollständigen Überblick über sämtliche Einnahmen und Ausgaben. Man sah auf einen Blick, wo die höchsten Kostenpunkte lagen und auf welchem Vertriebskanal man die höchsten Einnahmen zu verzeichnen hatte.

Noch höherer Mehrwert im Verbund mit anderen Tools

Da Agicap sich nicht nur mit den Bankkonten verbindet und von dort automatisch die Transaktionen abruft, sondern auch über eine API-Schnittstelle mit anderen Tools kommunizieren kann, können noch mehr Daten in die Liquiditätsplanung einbezogen werden.

Bei HORL verwendet man beispielsweise das Ausgabenmanagement-System Spendesk, bei dem Mitarbeiter:innen im Außendienst ihre Belege per App ins System laden können. Die Belegdaten werden von Agicap abgerufen und dann in die Liquiditätsplanung übernommen. Man sieht also sofort, wie sich die Planung ändert, wenn Mitarbeiter:innen eine Bezahlung tätigen.

Wie arbeitet man bei HORL seit Einführung von Agicap?

Die Stärke von Agicap liegt in der Automatisierung. Sämtliche Routineprozesse, die mit der Liquiditätsplanung einhergehen, werden vom Tool automatisch erledigt. Deswegen sparen Finanzverantwortliche und Mitarbeiter:innen in der Finanzbuchhaltung sehr viel Zeit.

Etienne Besseau möchte jedenfalls nicht mehr zurück zu Vor-Agicap-Zeiten. "Wenn ich nun am Monatsanfang einen Liquiditäts-Forecast erstelle, muss ich keine Daten mehr zusammensuchen. Es ist schon alles da. Was mich früher mehrere Tage gekostet hat, ist nun innerhalb eines Vormittags erledigt."

"Wir können nun auch schneller auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren", fügt Marjorie Horl von Horl 1993 hinzu. "Agicap gibt uns eine größere Planungssicherheit und lässt uns Entscheidungen mit einem guten Bauchgefühl treffen."