Bofrost* automatisiert das Cash-Management und verkürzt die Berichtszeiten in 35 Gesellschaften.
Emilia Barrientos Luque, Controller, erklärt, wie die Einführung von Agicap dazu beigetragen hat, das Liquiditätsmanagement und das Group Reporting zu optimieren.
Mehr erfahrenKey Takeaways
Bofrost Spanien verwaltet 35 lokale Niederlassungen, was die Konsolidierung von Finanzdaten und die Standardisierung der Prozesse zu einer großen Herausforderung macht. Hinzu kommt, dass die Buchhaltungssoftware des Konzerns (SAP S/4 HANA) seit über 15 Jahren nicht aktualisiert wurde. Das zwang die Teams der spanischen Tochtergesellschaft, auf manuelle Notlösungen zurückzugreifen, die Ineffizienzen verursachten und das Reporting verzögerten.
Agicap ermöglichte durch die direkte Anbindung an die Bankkonten eine Echtzeittransparenz der Liquidität, vereinfachte das Reporting durch automatisierte Datenerfassung und Konsolidierung und gab dem Treasury-Team die Möglichkeit, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Mit Agicap konnte das Treasury-Team zudem verschiedene Szenarien modellieren. So war Bofrost* Spanien in der Lage, deutlich schneller auf externe Schocks zu reagieren – wie etwa, als Sturm Dana alle Niederlassungen in der Region Valencia lahmlegte – dank der verbesserten Visualisierung der Finanzdaten.
" Mit Agicap haben wir alle Informationen im Dashboard. Wenn jemand Auskünfte zu Zahlungen, Finanzdaten, Rechnungslaufzeiten oder Liquidität benötigt, können wir diese einfach filtern und direkt weiterleiten. Wir müssen diese Informationen nicht mehr „verstecken“. Jetzt investieren wir unsere Zeit in Entscheidungsfindung und verbessern die Genauigkeit sowie Effizienz im Treasury-Management. "
18.000
Rechnungen pro Jahr verarbeitet
35
lokale Niederlassungen
1 000
Mitarbeiter
Kundengeschichte
Bofrost ist eine führende europäische Unternehmensgruppe, die sich auf den Direktvertrieb von Tiefkühlkost an Endkunden spezialisiert hat – mit Niederlassungen in mehreren Ländern, 10.000 Mitarbeitern und einer Flotte von 5.000 Lkw. Die spanische Tochtergesellschaft mit Sitz in Córdoba beschäftigt fast 1.000 Mitarbeitende an 35 Standorten im ganzen Land und beliefert 220.000 Kunden.
Kundenwünsche
Vereinheitlichung der Treasury-Prozesse über 35 halbautonome Niederlassungen hinweg, die jeweils mit eigenen Transaktionen und Lieferanten arbeiten.
Automatisierung der manuellen Kategorisierung aller Banktransaktionen und deren Zuordnung zur richtigen Niederlassung (alle über ein einziges Bankkonto abgewickelt) sowie Automatisierung des manuellen Bankabgleichs (1.500 Rechnungen pro Monat).
Automatisierung manueller Berichterstattung, um den Aufwand für Datenerfassung, -konsolidierung und Dashboard-Erstellung zu reduzieren und Anfragen schneller beantworten zu können.
Echtzeit-Transparenz bei Cashflow, Liquidität und Zahlungen zur Unterstützung sowohl lokaler als auch gruppenweiter Reporting-Anforderungen, wobei SAP S/4 HANA als führendes System dient.
Standardisierung der Finanzdaten, um sicherzustellen, dass alle Abteilungen der spanischen Tochtergesellschaft mit demselben verlässlichen Datenbestand arbeiten – statt mit fragmentierten Informationen.
Lösung
Agicap stellte Bofrost* Spanien eine zentrale und intuitive Plattform zur Verfügung, die die Treasury-Prozesse grundlegend verändert hat. Durch die nahtlose Integration mit SAP S/4 HANA und den Bankkonten des Unternehmens über das EDITRAN-Protokoll – dem spanischen Standard für Bankenkommunikation – ermöglichte Agicap die Echtzeit-Konsolidierung finanzieller Daten aus allen 35 Niederlassungen in einem einzigen, leicht zugänglichen Dashboard. So entfiel die Notwendigkeit für manuelle Datenexporte und die aufwendige Zusammenführung mehrerer Excel-Dateien, was den Aufwand für Reporting und Analysen erheblich reduzierte.
Das Treasury-Team kann nun individuelle Dashboards und Berichte sofort generieren und erhält damit unmittelbare Transparenz über Cashflow, Zahlungen und Liquiditätssituation. Das benutzerfreundliche Interface der Plattform befähigt Teammitglieder dazu, eigenständig mit Finanzinformationen zu arbeiten, wodurch die Eigenverantwortung, das Engagement und die Zusammenarbeit in der Abteilung gestärkt werden.
Die Szenarioplanungs-Funktionen von Agicap haben sich als besonders wertvoll erwiesen, da das Team damit Liquiditätsrisiken auch bei unvorhergesehenen Ereignissen, wie z. B. der vorübergehenden Schließung einer Niederlassung, schnell beurteilen und managen kann:
" Durch den Sturm DANA musste unsere Niederlassung in Valencia den Betrieb einstellen. Dank Agicap konnten wir dennoch sowohl auf nationaler Ebene als auch in den einzelnen Niederlassungen jederzeit den Überblick über unsere Liquidität behalten. Die Szenario-Funktionen halfen uns, den Umsatzrückgang zu modellieren, und die in Echtzeit verfügbaren Daten lieferten uns die richtigen Erkenntnisse für unsere Entscheidungen. "
Darüber hinaus hat Agicap das Zahlungsmanagement durch direkte Bankanbindung optimiert: Zahlungen können nun direkt im Tool ausgewählt und terminiert werden.
Die Lösung hat außerdem die Finanzdaten und das Reporting abteilungsübergreifend standardisiert, sodass alle Beteiligten mit konsistenten und verlässlichen Informationen arbeiten. Zuvor dauerte allein die Erstellung der Berichte für die deutsche Konzernzentrale bis zu zwei Wochen, da die Daten zunächst aus mehreren Excel-Dateien zusammengeführt und anschließend zu lesbaren Dashboards aufbereitet werden mussten.
Während der gesamten Implementierungsphase unterstützte das lokale Agicap-Team mit individuellen Schulungen und kontinuierlicher Betreuung und sorgte so für einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang bei Bofrost* Spanien.
Fazit
Die Einführung von Agicap hat das Treasury-Management bei Bofrost* Spanien grundlegend verändert, indem sie Echtzeit-Transparenz und Prozessautomatisierung ermöglicht hat.
Der Erfolg in Spanien setzt einen Maßstab für die gesamte Unternehmensgruppe und zeigt, welchen Wert moderne, intuitive Treasury-Lösungen für mittelständische Unternehmen mit komplexen Strukturen und Wachstumsperspektiven bieten können.
Emilia Barrientos Luque fasst zusammen: "Wir sind sehr zufrieden mit Agicap. Die Lösung ermöglicht es uns, unsere Zeit in Entscheidungsfindung und Effizienz statt in manuelles Reporting zu investieren."
