Politique de confidentialité « AGICAP »

Dernière mise à jour le 26/06/2024

Les données à caractère personnel qui identifient toute personne naviguant sur le Site (tel que défini ci-dessous) et/ou accédant aux services proposés sur le Site et/ou l’Application directement (notamment le nom, prénom, les coordonnées postales, électroniques, téléphoniques, etc.) ou indirectement (ci-après les « Données Personnelles »), sont considérées comme confidentielles et doivent être traitées comme telles.

Aussi, en application de la législation en vigueur en matière de traitement et protection des Données Personnelles et, en particulier, la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et le Règlement européen Général sur la Protection des Données Personnelles du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »), AGICAP et ses filiales (ci-après « AGICAP », « nous ») s’engagent à respecter la confidentialité, l’intégrité et la sécurité de vos Données Personnelles.

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1. Quel est l’objet de la Politique de confidentialité ?

L’objet de la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de confidentialité ») est de vous informer :

• Sur la manière dont nous collectons et traitons vos Données Personnelles lorsque vous (« vous », « Visiteur », « Client », « Prospect » (ensemble appelés « Utilisateurs ») entrez en relation avec AGICAP, par quelque moyen que ce soit et notamment en tant que :

  • « Visiteur » lorsque vous naviguez sur notre site Internet www.agicap.com/fr/ (ci-après le « Site ») ou sur notre application app.agicap.com (ci-après l’« Application ») en tant que simple internaute, Prospect ou Client tels que définis ci-dessous ;

  • « Prospect » lorsque vous naviguez sur le Site par intérêt pour les services d’AGICAP et/ou que vous nous laissez vos coordonnées pour être rappelé dans le cadre d’une demande de démonstration ou d’essai gratuit de notre Application et/ou notre programme de partenariat ;

  • « Client » lorsque vous utilisez l’Application sur la base d’un contrat d’abonnement aux termes duquel nous fournissons des prestations de services Saas via l’Application (ci-après les « Services ») ;

• Sur les mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos Données Personnelles ;
• Sur les droits que vous détenez sur lesdits traitements.

Nous attirons votre attention sur le fait que nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment afin d’assurer la transparence sur le traitement de vos Données Personnelles. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

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2. Qui est le responsable du traitement de vos Données Personnelles ?

Le responsable de traitement qui collecte et gère vos Données Personnelles sur le Site et l’Application est AGICAP, société par actions simplifiée au capital de 22.463,70 € dont le siège social est situé 57-59 rue de Saint Cyr, 69009 Lyon, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro d'identification unique 823 248 703.

Cela signifie qu’AGICAP est votre interlocuteur dédié pour toute question relative à la protection de vos Données Personnelles dans le cadre du Site et de l’Application.

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3. Quand collectons-nous vos Données Personnelles ?

Vous consentez à ce qu’AGICAP collecte et traite vos Données Personnelles dans les cas suivants :

• Lorsque vous naviguez sur le Site ou sur notre Application: nous avons mis en place certains outils de mesure d’audience dans le but de mieux connaître et mieux interagir avec les Utilisateurs. Ces outils sont également susceptibles de collecter un certain nombre de Données Personnelles vous concernant ;

• Lorsque vous entrez en relation avec nous pour toute raison (chat, appel…) : dans ce cas, certaines Données Personnelles peuvent vous être demandées afin de pouvoir vous répondre ;

• Lorsque vous souscrivez à un service d’AGICAP : vous serez également amenés à partager des Données Personnelles assurant le bon déroulement dudit service. Par exemple, ces Données Personnelles seront nécessaires afin que vous puissiez vous connecter à votre compte AGICAP ou encore pour effectuer une demande d’assistance technique.

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4. Quelles Données Personnelles collectons-nous et pour quelles finalités ?

Lors de votre navigation sur le Site et/ou l’Application, et de votre utilisation des différents Services, nous pouvons être amenés à collecter et traiter les catégories de Données Personnelles listées ci-dessous. Vous vous engagez à fournir des Données Personnelles d’identification actualisées et valides, dans le cadre des informations requises sur le Site et/ou l’Application, et garantissez ne faire aucune fausse déclaration et ne fournir aucune information erronée.

• Information d’identification, incluant par exemple : état civil, noms et prénom, genre, date et lieu de naissance, copie d’un titre d’identité en cas de besoin dans le cadre de la gestion des demandes RGPD.

• Données de contact, incluant par exemple : courrier électronique, numéro de téléphone et adresse postale – professionnels selon les cas.

• Données relatives à la situation professionnelle, incluant par exemple les informations sur le poste occupé.

• Informations nécessaires pour la gestion du paiement de la souscription aux Services AGICAP et le respect des obligations légales connexes, incluant par exemple les données bancaires (RIB/IBAN).

• Données de satisfaction, incluant par exemple les retours des clients.

• Données de navigation, incluant par exemple : adresse IP, géolocalisation, adresse Mac, logs, horodatage, cookies, traceurs.

• Les données à caractère personnel que vous pouvez décider d'inclure dans les zones de texte libre que vous remplissez, ou au sein des documents que vous nous transmettez. Nous ne collectons et ne traitons ces données que dans la mesure nécessaire au traitement de votre demande. Vous ne devez pas inclure les données personnelles de tiers, sauf si vous avez leur consentement préalable.

Lorsque vous remplissez un formulaire sur le Site, les informations requises obligatoirement sont signalées par un astérisque. Ces informations sont nécessaires pour que nous puissions traiter votre demande et vous identifier. Si vous choisissez de ne pas les fournir, nous ne serons pas en mesure de traiter votre demande.

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5. Quelles sont les finalités et bases légales des données collectées ?

AGICAP est amené à traiter vos Données Personnelles pour les finalités décrites ci-dessous.

Pour toutes autres Données Personnelles collectées par tout autre moyen, le formulaire de collecte de ces données décrira les règles applicables dans l’hypothèse où elles seraient différentes des règles figurant dans la Politique de Confidentialité.

Traitement incluant des outils d’intelligence artificielle : Agicap peut être amené dans le cadre de la fourniture de ses services via l’Application à utiliser des fonctionnalités utilisant l’API d’OpenAI. Dans ce cadre, Agicap s’engage à ce que les données de ses clients ne soient pas utilisées pour créer, entraîner ou améliorer un modèle de Machine Learning ou un outil d’intelligence artificielle non personnalisée

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6. Quels sont les délais de conservation de vos Données personnelles ?

Les données personnelles sont conservées en base active au cas par cas pour la durée nécessaire à l’objectif du traitement pour lesquelles elles sont collectées et traitées ou pour la durée imposée par un texte législatif ou règlementaire.

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7. Avec qui partageons-nous vos Données Personnelles ?

Dans le cadre des activités d’AGICAP et pour la réalisation des finalités identifiées ci-dessus, vos Données Personnelles peuvent être transmises à ses destinataires internes et externes.

a. Destinataires internes

Vos données personnelles collectées peuvent être partagées avec les personnes habilitées au sein d'AGICAP ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions.

b. Destinataires externes : les Sous-traitants

Dans le cadre de l’exercice de ses activités et pour la fourniture de ses Services, AGICAP peut partager vos Données Personnelles avec des prestataires de services tiers (ci-après les « Sous-traitants » au sens de l’article 4.8 du RGPD) auxquels elle a recours. Dans un tel cas, AGICAP s’engage à s’assurer que :

• Le Sous-traitant est tenu contractuellement au respect des mêmes obligations que les nôtres en matière de protection des Données Personnelles ;
• Présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que les traitements répondent aux exigences de la législation en matière de protection des Données Personnelles et notamment du RGPD ;
• En cas de transfert de Données Personnelles en dehors de l’Union Européenne, le Sous-traitant assure contractuellement leur sécurité et leur confidentialité.

Ainsi, AGICAP peut partager vos Données Personnelles avec les sous-traitants qui interviennent pour la réalisation des finalités identifiées. Il s’agit notamment de :

• Prestataires de paiement en ligne des Services, de la gestion de la comptabilité et des dépenses.
• Prestataires d’analyse et de performance ;
• Agrégateurs de comptes bancaires ;
• Fournisseurs d’outils de communication, d’enrichissement de bases de données, CRM, de retours Clients, de logistique interne et de signature électronique ;
• Prestataires en charge de recouvrement de créance ;

c. Destinataires externes : Responsables de traitement tiers

Dans le cadre de ses activités, AGICAP peut être amené à partager également des données avec ses partenaires tiers. Il s’agit par exemple de cabinets d’avocats, d’experts-comptables ou d’administrations fiscales.

d. cas particuliers

Nous sommes également susceptibles de partager vos Données Personnelles dans les cas particuliers suivants :

• Lorsque la Loi, une disposition réglementaire en vigueur, une ordonnance judiciaire ou une réglementation nous l’impose ou nous l’autorise, ou si cette divulgation est nécessaire dans le cadre d'une enquête, ou d'une procédure, sur le territoire national ou à l'étranger ;
• En cas d’audit effectué dans le cadre d’investissements, et/ou en cas de cession d’une entité d’AGICAP ou de ses actifs, à tout acheteur potentiel ;
• Lorsque nous transmettons des renseignements non personnels à des tiers, comme des Données Personnelles statistiques agrégées.

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8. Où sont stockées vos Données Personnelles ?

L’ensemble des Données Personnelles collectées sont hébergées en Belgique sur Google Cloud Platform, un acteur mondial reconnu pour sa sécurité et sa fiabilité (ci-après « Google Cloud Platform »). Google Cloud Platform dispose de nombreuses certifications en termes de sécurité dont la liste est publiquement accessible sur leur site internet.

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9. Transférons-nous vos Données Personnelles hors de l’Union Européenne ?

Dans le cadre et pour les besoins des traitements décrits au sein de la présente Politique de Confidentialité, AGICAP et/ou ses Sous-Traitants peuvent être amenés à effectuer des transferts de Données Personnelles en dehors de l'Union Européenne, notamment les États-Unis. Dans une telle circonstance, AGICAP s’engage à s'assurer auprès desdits destinataires que le transfert est couvert, à défaut de décision d’adéquation, par des clauses contractuelles de transfert sur le modèle établi par la Commission Européenne, et/ou toute autre garantie appropriée conformément aux exigences du RGPD. Ces destinataires sont tenus de respecter la confidentialité des Données Personnelles qui leur sont communiquées et ne doivent utiliser ces données que sur ses instructions.

En tout état de cause, le DPO d’AGICAP se tient à disposition pour répondre à toutes questions que les personnes concernées auraient et pour les informer sur ses obligations en cas de transfert de Données Personnelles, en ce compris les pays vers lesquels les données sont transférées ainsi que les garanties appropriées mises en place.

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10. Quelles mesures de sécurité pour la protection de vos Données Personnelles ?

Afin d’assurer la sécurité des Données Personnelles que vous nous transmettez, nous avons mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, permettant notamment :

• D’empêcher tout accès, usage, modification, destruction, perte, dommage ou divulgation non autorisée ;
• D’assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles recueillies en empêchant qu’elles soient déformées, endommagées, ou communiquées à des tiers non autorisés ;

En particulier, la sécurité de vos Données Personnelles est assurée grâce à :

• Une politique de contrôle des accès stricte ;
• L’utilisation du protocole TLS pour assurer la sécurité des Données Personnelles en transit ;
• Le chiffrement des Données Personnelles présentes via des algorithmes éprouvés ;
• Un audit de sécurité annuel sur notre application par une société indépendante.

Pour renforcer cette démarche de protection de vos Données Personnelles, AGICAP requiert que vous utilisez un mot de passe comprenant au minimum huit caractères et au moins un caractère de 3 des 4 ensembles (lettres minuscules, lettres majuscules, chiffres et caractères spéciaux). AGICAP a également mis en place un mécanisme de restriction des accès en cas d'utilisation d'identifiants erronés.

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11. De quels droits disposez-vous sur le traitement de vos Données Personnelles ?

En conformité avec le RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : conformément à l’article 15 du RGPD, le droit d’interroger AGICAP en vue d’obtenir (i) la communication des Données Personnelles vous concernant sous une forme accessible ; (ii) la confirmation que vos Données personnelles font ou ne font pas l’objet d’un traitement ; (iii) la communication des finalités du traitement, des catégories de Données Personnelles traitées et des destinataires auxquels vos Données Personnelles sont communiquées et (iv) la durée de conservation de vos Données Personnelles ou bien les critères utilisés pour déterminer cette durée ;

• Droit à la portabilité des données : conformément à l’article 20 du RGPD, le droit de nous demander une copie de vos Données Personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin de les remettre à un autre responsable de traitement ;

• Droit de rectification : conformément à l’article 16 du RGPD, le droit de nous demander de modifier, de compléter ou de mettre à jour vos Données Personnelles qui se sont révélées inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées ;

• Droit à l'effacement (droit à l’oubli) : conformément à l’article 17 du RGPD, le droit de nous demander de supprimer définitivement vos Données Personnelles, dans les meilleurs délais, notamment lorsque vous considérez qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées ou que nous ne sommes plus légitimes à les traiter ;

• Droit à la limitation du traitement: le droit de nous demander de limiter le traitement de tout ou partie de vos Données Personnelles uniquement dans les cas énumérés à l’article 18 du RGPD, à savoir :

  • Vérifier l’exactitude des Données Personnelles que vous contestez ;
  • vous servir dans le cadre de la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice et ce bien que AGICAP n’en n’ait plus l’utilité ;
  • Vérifier si les motifs légitimes poursuivis par AGICAP prévalent sur les vôtre dans l’hypothèse où vous vous opposeriez au traitement fondé sur l’intérêt légitime d’AGICAP ;
  • Satisfaire votre demande de limitation de l’utilisation de vos Données Personnelles, plutôt qu’un effacement, dans l’hypothèse où le traitement de ces Données est illicite.

• Droit d’opposition : conformément à l’article 21 du RGPD, le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à la situation particulière de la personne concernée qu’il lui appartiendra de communiquer, aux traitements ayant pour base légale l’intérêt légitime.

• Droit post-mortem : conformément à l’article 85 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, le droit de définir des directives particulières relatives à la conservation, l’effacement et la communication de vos Données Personnelles post-mortem. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par AGICAP et seront limitées à ce seul périmètre.

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12. De quels recours disposez-vous en cas de violation de vos Données Personnelles ?

En cas de violation de vos Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, AGICAP et/ou ses Sous-traitants éventuels aura/auront l’obligation de la notifier à la CNIL dans les meilleurs délais, et, si possible dans les soixante-douze (72) heures après en avoir pris connaissance. Par ailleurs, vous serez informés dans les meilleurs délais de toute violation de Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour lesdits droits et libertés, afin de vous permettre de prendre des mesures utiles, conformément aux dispositions de l’article 34 du RGPD.

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, si vous estimez que le traitement de vos Données personnelles constitue une violation des dispositions de la législation en vigueur, vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente telle que la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) via son site Internet cnil.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante : CNIL – 3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07. Ce droit peut être exercé à tout moment et n’occasionne aucun frais pour vous, mis à part les frais d’expédition du courrier postal le cas échéant, et les frais éventuels d’assistance ou de représentation si vous choisissez de vous faire aider dans cette procédure par un tiers.

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Vous avez une question relative au traitement de vos Données Personnelles ou souhaitez exercer l’un de vos droits ?

Nous vous invitons à vous rapprocher d’AGICAP en adressant un e-mail à notre Délégué à la Protection des Données Personnelles à l’adresse [email protected] et/ou par courrier à l’adresse AGICAP, 57-59 rue Saint-Cyr, 69009 Lyon, ou encore via le formulaire de contact disponible sur le Site internet ou l’Application.

Veillez à bien indiquer dans votre courriel :

• Vos nom, prénom, adresse e-mail ;
• L’objet de votre demande, et en cas d’exercice d’un droit :
  • La nature du droit que vous souhaitez exercer et les raisons qui le justifient et,
  • Le cas échéant, votre demande d’exercice de ce droit
  • AGICAP pourra vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.

Nous vous fournirons des informations sur les mesures prises, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois, en fonction de la complexité de la demande.

Si nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous en donnerons les motifs et vous informerons de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel.

L’exercice de ces droits se fait à titre gratuit. Toutefois, en cas de demande manifestement infondée ou excessive, AGICAP se réserve la possibilité (i) d’exiger le paiement de frais tenant compte des coûts administratifs, ou (ii) de refuser de donner suite à ces demandes.

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Et les cookies dans tout ça ?

1.Qu’est-ce qu’un Cookie ?

Lors de votre consultation du Site, des données techniques sont susceptibles d’être enregistrées. Elles concernent notamment :

• L’accès ou l’utilisation du Site (votre adresse Internet Protocol) ;
• La configuration (type de terminal, de navigateur, etc.) ;
• Votre navigation (date, heure, pages consultées, survenance d’erreurs, etc.).

Ces informations peuvent être stockées, par l’intermédiaire de votre logiciel de navigation, dans de courts fichiers textuels appelés « cookies » (ci-après « Cookies »), sous réserve de votre choix, dans un espace dédié du disque d’AGICAP et/ou ses partenaires traitant ces données techniques de façon totalement anonyme, ne les rattachant à aucune information permettant de vous identifier et, ne les transmettent pas à des tiers.

Ces Cookies peuvent être des Données Personnelles.

2.Quels Cookies collectons-nous et pourquoi ?

En plus des Cookies stockés pour des raisons essentiellement techniques, ceux-ci peuvent aussi être utilisés à des fins de mesure d’audience des différentes pages et contenus du Site, et pour nous permettre de connaître vos préférences et de mieux répondre à vos attentes et à vos besoins.

Pour mieux comprendre les types de cookies ainsi que leurs finalités et durées de conservation, nous vous invitons à prendre connaissance du tableau ci-dessous.

3. Comment effectuer votre choix concernant les Cookies ?

Conformément à la réglementation spécifiquement applicable, les Cookies qui ne relèvent pas d’une finalité purement technique ne sont jamais déposés sans votre consentement. Ce consentement vous est demandé par le biais d’une bannière apparaissant lors de votre première visite sur le Site, vous informant de la présence de ces Cookies et de leurs finalités. Il vous est possible de paramétrer, modifier et/ou de désactiver les choix de Cookies à tout moment en utilisant notre outil de gestion des cookies disponible directement sur notre Site en bas à gauche de votre écran, ou de les supprimer en modifiant les paramètres de votre navigateur tel que cela est décrit dans l’article 3 ci-dessous.

Si vous acceptez dans votre logiciel de navigation l’enregistrement de Cookies dans votre terminal, les Cookies intégrés dans les pages et contenus que vous aurez consultés pourront être stockés temporairement dans un espace dédié du terminal concerné. Ils y seront lisibles uniquement par leur émetteur.

Le délai de validité du consentement au dépôt des Cookies est de six (6) mois. A l’expiration de ce délai, votre consentement doit être à nouveau recueilli.

Nous attirons cependant votre attention sur le fait que le paramétrage, le refus ou la suppression des Cookies peut modifier un certain nombre de fonctionnalités qui sont néanmoins nécessaires pour naviguer dans certains espaces du Site et donc modifier vos conditions d’accès à nos services. Tel serait le cas lorsque AGICAP—ou ses prestataires—ne pourrait pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par le terminal que vous utilisez, ses paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel le terminal concerné semble connecté à Internet.

Si la désactivation systématique des cookies sur votre navigateur vous empêche d’utiliser certains services ou fonctionnalités fournis par AGICAP, AGICAP décline toute responsabilité et ce dysfonctionnement ne saurait en aucun cas constituer un dommage ouvrant droit à une indemnité de ce fait.

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4. Comment exercer les choix selon le navigateur que vous utilisez ?

Le paramétrage en matière de gestion des Cookies dépend de votre navigateur. Vous pouvez vous opposer à leur enregistrement en configurant votre navigateur de la manière suivante :

• Pour Internet Explorer:

  • Aller dans Outils > Options Internet.
  • Cliquer sur l’onglet confidentialité, et, sous Paramètres, sélectionner Avancé.
  • Choisir entre autoriser, bloquer ou être invité à déterminer la configuration voulue pour les cookies internes et les cookies tiers.

• Pour Firefox :

  • En haut de la fenêtre de Firefox, cliquer sur le bouclier, situé à gauche dans la barre d’adresse.
  • Sélectionner paramètre de protection
  • Sélectionner la protection contre le pistage que souhaité.

• Pour Chrome :

  • Cliquer sur l’icône représentant une clé à molette qui est située dans la barre d’outils du navigateur.
  • Sélectionner Paramètres.
  • Cliquer sur Afficher les paramètres avancés.
  • Dans la section « Confidentialité », cliquez sur le bouton Paramètres de contenu.
  • Dans la section « cookies », il est possible bloquer les cookies et données de sites tiers.

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