Le groupe Hennecke économise 1 200 heures par an en adoptant Agicap pour sa gestion de trésorerie.
Yves Souguenet, DAF Groupe de Hennecke, explique comment la mise en place d'Agicap a significativement amélioré la productivité du service financier.
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Informations clés
Hennecke Group est un spécialiste du polyuréthane (160M€ de CA, 700 employés) dans lequel a investi un fonds de capital-investissement.
Hennecke Group possède cinq sites de production et plusieurs unités de vente et de service après-vente pour ses clients répartis dans plus de 100 pays. Le maintien de la liquidité de chaque site est essentiel dans un contexte de croissance qui génère un besoin en fonds de roulement.
Avant Agicap, la gestion de trésorerie reposait sur un processus hebdomadaire fait via Excel. Ce fonctionnement obligeait le service financier à maintenir des marges de sécurité élevées et à fonctionner dans l'incertitude en raison d'une visibilité limitée entre les mises à jour hebdomadaires.
La transition vers Agicap a permis des mises à jour quotidiennes de la trésorerie et a réduit la charge de travail de quatre personnes, passant d'une journée complète par semaine à seulement deux heures. Cette amélioration a ainsi permis de libérer plus de 1200 heures par an pour des projets stratégiques à plus forte valeur ajoutée.
La visibilité de la trésorerie en temps réel et les fonctionnalités de modélisation de scénarios permettent désormais un pilotage financier plus agile et mieux informé.
" La mise en place d'Agicap a amené notre gestion de trésorerie à un niveau d'efficacité et de fiabilité inédit pour notre organisation. Nous avons économisé plus de 1200 heures par an, minimisé les erreurs et disposons désormais d'informations en temps réel. Je suis très satisfait du résultat et je peux affirmer sans hésiter que j'apprécie beaucoup cet outil. "
+160M€
de chiffre d'affaires
700
employés
1200h de travail
économisées pour le service financier
Histoire du client
Le groupe Hennecke est une entreprise allemande de taille intermédiaire renommée, spécialisée dans la fabrication de machines-outils pour le polyuréthane, réalisant un chiffre d'affaires de 160 millions d'euros. Fort de soixante-dix ans d'expérience, Hennecke s'est imposé comme un leader dans son secteur, réalisant plus de 85 % de son chiffre d'affaires à l'export vers des clients multinationaux répartis dans plus de 100 pays. Le groupe exploite cinq sites de production – deux en Allemagne, un en Italie, un aux États-Unis et un en Chine – et emploie environ 700 personnes dans le monde. Acquise par le fonds de capital-investissement Capvis en 2016, l'entreprise a ensuite consolidé sa position de leader en rachetant son concurrent OMS Group en 2017.
Besoins du client
En rejoignant le groupe Hennecke en tant que directeur financier en 2023, Yves Souguenet a identifié plusieurs défis majeurs dans les processus de gestion de trésorerie de l'entreprise :
Un nombre excessif de tâches manuelles : Quatre membres de l'équipe financière passaient une journée entière par semaine à préparer les tableurs Excel nécessaires pour mettre à jour les prévisions de trésorerie.
Des erreurs fréquentes et une détection imprécise : La collecte manuelle de données provenant de systèmes disparates entraînait des erreurs souvent découvertes par hasard.
Données obsolètes : Les positions de trésorerie n'étaient mises à jour qu'une fois par semaine, laissant la direction avec des informations obsolètes entre les mises à jour.
Capacités analytiques limitées : Le processus existant ne permettait qu'une analyse basique, sans planification de scénarios ni analyse de sensibilité.
Systèmes et processus fragmentés : La multiplicité des systèmes ERP (SAP R/3, SAP Business One, Navision, Galileo) répartis entre les différentes entités entravait l'harmonisation et la consolidation efficace des données.
Solution
Le groupe Hennecke s'est associé à Agicap pour repenser ses processus de gestion et de planification de trésorerie. La mise en œuvre s'est déroulée en trois phases clés afin de centraliser toutes les données clés sur Agicap :
Intégration bancaire : Récupération automatisée des relevés bancaires et des transactions dans Agicap, permettant une visibilité en temps réel sur la trésorerie. Pour les entités européennes, cette automatisation a été réalisée via le protocole EBICS ; pour la Chine, un processus SharePoint sécurisé a été mis en place pour récupérer les informations via AFT (transfert automatisé de fichiers).
Intégration des systèmes ERP : Les données de quatre systèmes ERP différents ont été consolidées dans Agicap. L'équipe projet a travaillé en étroite collaboration pour définir les formats de reporting et garantir un flux de données homogènes.
Intégration des plans stratégiques : Les données des projets futurs, tels que les appels d'offres de grande envergure, ont été intégrées aux prévisions de trésorerie, permettant à la direction de piloter l'activité grâce à des informations à jour et réparties en plusieurs scénarios.
Principaux bénéfices réalisés :
Gains d'efficacité significatifs : L'équipe financière a réduit le temps consacré au pilotage de la trésorerie de 32 heures par semaine à seulement 2 heures, économisant ainsi plus de 1 200 heures par an.
Minimisation des erreurs : Les interfaces directes entre les systèmes ERP/CRM et Agicap ont éliminé les manipulations manuelles de données, réduisant ainsi considérablement les erreurs.
Informations en temps réel : Les positions de trésorerie quotidiennes et les mouvements significatifs sont désormais accessibles via l'application mobile d'Agicap, favorisant une gestion proactive.
Analyse avancée : Plusieurs scénarios (optimiste, pessimiste, ...) peuvent être modélisés et ajustés selon les besoins.
" Chaque matin, je prends mon smartphone, j'ouvre l'application Agicap et je consulte les soldes et les mouvements de trésorerie importants. En cas de doute, je peux immédiatement contacter mes contrôleurs. Cette visibilité en temps réel est très précieuse. "
Conclusion
La transformation numérique de la gestion de trésorerie du groupe Hennecke via Agicap a généré des avantages opérationnels et stratégiques considérables. En automatisant les processus manuels, en intégrant des systèmes disparates et en permettant une planification de trésorerie en temps réel et basée sur des scénarios, l'équipe financière de Hennecke a recentré son attention sur l'analyse et l'aide à la décision. Elle était auparavant accaparée par la routine de la préparation de données qui était trop chronophage. Résultat : une fonction de trésorerie plus agile, collaborative et axée sur les données, parfaitement outillée pour accompagner la croissance et la réussite continues du groupe.
Yves Souguenet conclut : « Le soutien et l'attention de l'équipe Agicap ont été exceptionnels, et le support est fourni sans frais supplémentaires. »
