Bofrost* automatise la gestion de trésorerie de ses 35 entités avec Agicap
Emilia Barrientos Luque, contrôleuse de gestion, explique comment la mise en place d'Agicap a permis de rationaliser la gestion de trésorerie et le reporting à destination du groupe.
Lire la suiteInformations clés
Avec 35 agences locales, la consolidation des données financières et la standardisation des processus est un défi majeur pour Bofrost* Espagne. En outre, L’obsolescence de son ERP (SAP S/4 HANA, non mis à jour depuis 15 ans) impose des traitements manuels, générant des délais conséquents et un risque d’erreur important pour les rapports à réaliser.
Agicap a permis à la filiale d'avoir une visibilité en temps réel sur ses flux de trésorerie grâce à des connexions bancaires directes, et de rationaliser le reporting en automatisant l'extraction et la consolidation des données. Ces améliorations ont permis à l'équipe responsable de la trésorerie de se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée.
Grâce à Agicap, l'équipe responsable de la trésorerie a également pu mettre en place plusieurs scénarios permettant à Bofrost* Espagne de réagir beaucoup plus rapidement aux chocs externes (par exemple, la tempête Dana qui a paralysé l'activité de toutes les agences de la région de Valence) grâce à une meilleure visualisation des données financières.
" Avec Agicap, tout est accessible depuis le tableau de bord. Si quelqu'un a besoin d'informations sur les paiements, les données financières, les échéances de certaines factures ou la trésorerie disponible, nous pouvons facilement extraire ces éléments et les lui transmettre. Plus besoin de refuser ces demandes d'informations. Nous investissons désormais notre temps dans la prise de décisions, améliorant ainsi la précision et l'efficacité de notre gestion de trésorerie. "
18 000
factures traitées par an
35
agences locales
1 000
employés
Histoire du client
Bofrost* est un groupe européen leader dans la distribution directe de produits surgelés. Présent dans plusieurs pays, il emploie 10 000 personnes et exploite 5 000 camions. La filiale espagnole, dont le siège social est à Cordoue, emploie près de 1000 personnes réparties dans 35 succursales à travers le pays et sert 220 000 clients.
Besoins du client
Unification des processus de trésorerie entre 35 agences semi-autonomes, chacune gérant ses propres transactions et fournisseurs.
Automatisation de la catégorisation manuelle de toutes les transactions bancaires et de leur affectation à l'agence concernée (toutes figurant sur un seul compte bancaire), ainsi que du rapprochement bancaire manuel (1 500 factures par mois).
Automatisation du reporting manuel pour réduire le temps consacré à l'extraction et la consolidation des données ainsi qu'à la mise à jour des tableaux de bord pour accélérer les réponses aux demandes d'informations.
Visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie, la trésorerie disponible et les paiements pour répondre aux exigences de reporting aux niveaux local et groupe, avec SAP S/4 HANA comme source de vérité.
Standardisation des données financières pour garantir que tous les services de la filiale espagnole travaillent avec un même ensemble de données fiables, au lieu d'informations fragmentées.
Solution
Agicap a fourni à Bofrost* Espagne une plateforme centralisée et intuitive qui a transformé en profondeur ses opérations de trésorerie. Grâce à une intégration directe avec SAP S/4 HANA et les comptes bancaires de l'entreprise via le protocole EDITRAN, Agicap a permis la consolidation en temps réel des données financières des 35 agences dans un tableau de bord unique et facilement accessible. L'export manuel des données et la consolidation fastidieuse de plusieurs fichiers Excel ont ainsi été éliminés, réduisant considérablement le temps nécessaire au reporting et à l'analyse.
L'équipe responsable de la trésorerie peut désormais générer instantanément des tableaux de bord et des rapports personnalisés, offrant une visibilité immédiate sur les flux de trésorerie, les paiements et les positions de trésorerie. L'interface ergonomique de la plateforme a permis une prise en main rapide par les membres de l'équipe finance et facilité la mise à jour des données financi ères, renforçant ainsi l'engagement et la collaboration au sein du service.
La fonctionnalité de planification de scénarios d'Agicap a été plusieurs fois d'une aide majeure, permettant à l'équipe d'évaluer et de gérer rapidement les risques de liquidité lors d'événements imprévus, comme la fermeture temporaire d'une agence :
" Suite à la tempête DANA, nos agences autour de Valence ont été paralysées. Grâce à Agicap, nous avons pu conserver une visibilité sur notre situation de trésorerie, tant au niveau national que local. Les scénarios nous ont aidés à modéliser la baisse du chiffre d'affaires et les données disponibles en temps réel nous ont fourni les informations nécessaires pour nos décisions. "
De plus, Agicap a rationalisé la gestion des paiements grâce à une connectivité bancaire directe, permettant la préparation et la planification des paiements directement depuis l'outil.
La plateforme a également standardisé les données financières et les rapports entre les services, garantissant ainsi à toutes les parties prenantes l'accès à des informations cohérentes et fiables. La création des rapports pour le siège du groupe en Allemagne prenait jusqu'à deux semaines avant Agicap, car les données devaient être consolidées dans plusieurs fichiers Excel avant d'être transformées en tableaux de bord actionnables. Agicap permet aujourd'hui de créer les mêmes tableaux de bord en quelques minutes.
Tout au long de la mise en œuvre, l'équipe support espagnole d'Agicap a fourni une formation sur mesure et une assistance continue, assurant une transition fluide et efficace pour Bofrost* Espagne.
Conclusion
L'adoption d'Agicap a transformé les opérations de trésorerie de Bofrost* Espagne en offrant une visibilité en temps réel et une automatisation des processus.
Ce succès en Espagne a servi comme exemple pour l'ensemble du groupe, démontrant l'intérêt de solutions de gestion de trésorerie modernes et intuitives pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) confrontées à une complexité opérationnelle grandissante dans un contexte de croissance.
Émilia Barrientos Luque conclut : "Nous sommes très satisfaits d'Agicap. L'outil nous permet de consacrer notre temps à la prise de décision et à l'efficacité, plutôt qu'au reporting manuel."
